Доклад за съгласуване между предприятията. Акт за съпоставяне на документи: правен статут и правила за подготовка. Подписване на акта за помирение и неговата правна сила

Актът за съгласуване на взаимни разплащания между юридически лица е доста често срещан документ. Може би не всички счетоводители осъзнават важността му, но за да избегнете недоразумения и ненужни грешки, трябва периодично да общувате със счетоводния отдел на вашите контрагенти. Подписвайки протокола за изравняване, длъжникът признава дълга си. Актът за равнение посочва датата на сравняване на салдата по счетоводните сметки, следователно, ако недобросъвестен длъжник откаже да ви плати, в съда можете да представите акт за равнение, заверен с печат и подпис на упълномощен представител на контрагента и по този начин доказват наличието на дълг.

Има няколко ситуации, при които има нужда от доклад за съгласуване. Първо, при предоставяне на отсрочка на купувача. Договорът за доставка ясно определя продължителността на отлагането и в края му - или дори няколко дни преди очакваната дата на плащане - доставчикът може деликатно да "напомни" на клиента, че плащането е дължимо. Актът за помирение също е необходим, ако партньорите си сътрудничат от дълго време и транзакциите се извършват често и гамата от продавани стоки е доста широка. В този случай трябва да проверявате периодично, макар и само защото поради многобройни пратки, често пристигане на стоки и многократни преводи на пари, счетоводителят може просто да се обърка. И ако видите, че балансите на контрагента с вашата организация са еднакви, можете да сте сигурни, че правите всичко правилно. Трето, актът на помирение трябва да се извърши при високи суми на паричния оборот. За да не навредите на финансовото състояние на компанията, трябва да направите всичко, за да премахнете досадните грешки и пропуски.

Формата на протокола за помирение не е фиксирана в закона. Когато го съставяте, трябва да направите подбор на всички извършени бизнес транзакции между две юридически лица (това са плащания, продажба и покупка на стоки, суровини, доставки, предоставяне на услуги - всичко, което е документирано и подписано от двете страни). В началото на регистъра в протокола за равнение се посочва салдото в началото на периода, за който се извършва равнението, ако има такова. След това те показват всички постъпления в парично изражение и обобщават общата сума - дълг в полза на една от организациите или нулев баланс - когато всички изчисления са завършени.

Задължителни данни при изготвяне на протокол за съгласуване, в допълнение към печата, са подписите на ръководителите на съгласуващите дружества. С представянето на своята резолюция ръководителят на компанията потвърждава точността на информацията, посочена в доклада за съгласуване.

Докладът за съгласуване се съставя в два екземпляра, подписани от счетоводителя, отговорен за главния счетоводител (това може да е едно и също лице) и управителя. И двата екземпляра се изпращат на другата страна, за да потвърди верността на данните в акта, както и да го подпише и подпечата.

Препоръчително е изчисленията да се съгласуват в края на месеца, тримесечието, годината, тъй като при изготвянето на различни счетоводни отчети те трябва да посочат сумата

Съвременните счетоводни програми ви позволяват бързо да направите селекция от всички счетоводни сметки и да изготвите отчет за съгласуване, така че не е нужно да ровите в архива, търсейки всички фактури, фактури и платежни нареждания.

Не забравяйте, че не можете да принудите организацията, с която се съгласувате, да подпише протокол за съгласуване и ако те не искат да признаят дълга към вас, може изобщо да не върнат доклада, който сте изпратили. Затова се уверете, че в акта за съгласуване е записано, че ако страната, която е съставила и изпратила акта за съгласуване на другата страна, не получи своето копие от акта в рамките на определен период, тогава балансът (салдото) ще се счита за потвърдено.

Търговската дейност на предприятията се основава на партньорство. За отчитане на взаимни разплащания по бизнес договори се предоставя съгласуване на разплащанията.

В допълнение към страните, участващи в партньорства, съгласуването може да се извърши с общински обслужващи институции и контролни органи - Федералната данъчна служба, фондове.

Основни принципи на процеса на помирение

Документът е съставен в под формата на акти придобива законна сила след потвърждаване на данните от страните. Съгласуването се извършва на определена счетоводна дата и за период, избран произволно или по споразумение на страните.

При съставянето на акт за теглене на остатъка от задължението се приема предимно дата на отчитане:

1. Краят или началото на календарната година. Данните може да се различават в балансите, ако има събития след датата на отчета.
2. Последният ден от месеца или тримесечието.

По искане на страните или ако е необходимо (например извършване на инвентаризация), изчислителните данни могат да бъдат съгласувани на всяка дата на взаимна дейност на предприятията.

Актът се съставя в два екземпляра, по един за всяка страна. Актът може да заема повече от страница и да бъде оформен според контрагент или едно споразумение.

В някои случаи процедурата за извършване на съгласуване е фиксирана в бизнес споразумението, сключено от партньорите. Ако възникнат искове за собственост и се разрешават чрез арбитраж, включването на разпоредба за помирение ви позволява да разчитате на данните в акта, когато подавате иск в съда.

Партита са посочени:

1. Форма на формуляра и честота на съгласуване.
2. Инициатива и ред за обмен на данни. Помирението може да бъде инициирано от всяка от страните.
3. Срокове за подаване на документи и форма за разрешаване на разногласия.

Практиката за извършване на съгласуване се използва предимно за дългосрочни договори. При сключване на договор за една доставка, съгласуване може да се извърши след погасяване на дълга, за да се изключат претенциите на страните

Концепцията и целта на този акт

Целта на изготвянето на доклад за съгласуване е да се потвърди дългът на контрагентите или липсата на дълг в края на отчетния период.

Формулярът съдържа данни за извършената доставка, получаването на стоките и материалите, предоставените услуги и извършените плащания в посочения период. В началото на периода и края му се показва дебитно или кредитно салдо по сметката.

Акт за помирение използвани в операциите:

1. Подготовка на данни за отчитане. При извършване на инвентаризации преди представяне на годишни отчети, равнението е необходима процедура.
2. Получаване на подробна информация за документи за доставка, предоставяне на услуги, плащания на контрагента. В някои случаи несъответствията в данните могат да бъдат идентифицирани чрез показатели на първичната документация.
3. Потвърждения за дълг. Страните, като подписват документа, потвърждават данните за съгласуване.
4. Прекъсване на давността за разплащания. При подаване на иск в съда срокът може да се определи от датата на съпоставянето. За да придаде законна сила, актът се съставя преди датата на изтичане на правното вземане на дълга. На законодателно ниво процедурата за прекъсване на срока на иска е залегнала в чл. 203 Граждански кодекс на Руската федерация.
5. Образуване на масата на несъстоятелността в производството по несъстоятелност. Въз основа на резултатите от съгласуването кредиторите предявяват искове към длъжника. Дългът, който не е потвърден своевременно, прави невъзможно искането за погасяване на вземанията след образуване на масата на несъстоятелността.
6. Реорганизация на предприятие - вливане, сливане, ликвидация. Актът за помирение става особено важен при закриване на фирма.

След съгласуване и потвърждаване на дълга, страните се споразумяват за неговото погасяване.

Форма на писане на този документ

Няма законово разработена форма за формуляра за съгласуване. Предприятието може да използва формуляр, разработен самостоятелно, или да използва формуляр, предоставен от счетоводни програми.

Когато се водят записи по електронен път, данните за съгласуване се получават автоматично чрез избор на период на фактуриране и контрагент. Формата на акта може да бъде съгласувана между съдружниците и включена в приложенията към договора.

Документът трябва да се състои от заглавка, 2 таблични части, всяка от които се попълва от контрагенти, и последна част. При правилно попълнени данни индикаторите са огледално симетрични. Дебитните данни на едно предприятие трябва да съответстват на кредита на втория контрагент.

Редът за писане и попълване

Документът за съгласуване трябва да съдържа подробности, които позволяват да бъдат идентифицирани страните и да бъде получена информация за състоянието на сетълментите между контрагентите.

В акта са посочени:

1. Имена на предприятия.
2. Регистрационни номера – , (по избор). Подходящо за фирми с обичайни имена.
3. Период на помирение.
4. Баланс, показан в началото на срока.
5. Данни за извършената работа, предоставените услуги, изпратените стоки и осчетоводените плащания от страните, като се посочват номерата и датите на първичните документи. Документът трябва да съдържа корекции - върнати фактури, актуализирани данни на контрагентите, потвърдени от страните.
6. Баланс в края на периода. Индикаторът се показва от всяка страна в цифров и текстов вид. Балансът в края на периода е важна мярка за съгласуване, която често се следва.

При констатиране на несъответствия под табличната част фирмата трябва да въведе свои данни.

Разликите в данните не винаги се дължат на грешка. В повечето случаи датите на изпращане и капитализация на инвентарните позиции не съвпадат между контрагентите.

Подписва документавсяка от страните с препис от данните на отговорното лице - длъжност, представлявана фирма, фамилия, инициали.

Правила за проектиране

Съставянето на отчети за съгласуване е отговорност на счетоводните служители.

Документът трябва да бъде одобрен в правилника за документооборот на предприятието, приложен към счетоводната политика. Назначава се отговорно лице, което да извършва равнения в предприятието.

Актът за съгласуване е форма на външен документооборот. Ако е необходимо, съгласувайте данните между документите на предприятията подписан от главния счетоводителпредприятия. Формулярът се използва в текущия документен поток и не се използва за трети потребители.

Ако документът е предназначен за внасяне в съда, се изисква заверка на данните от ръководителя на предприятието. Лицата, които заместват управителя въз основа на заповед или извършено пълномощно, имат еквивалентни подписи. Подписът на отговорното лице се заверява с печат.

Правила за отчитане и съхранение

Отчитането на актовете за съгласуване се извършва подобно на други първични счетоводни документи.

Предприятието може самостоятелно да определи процедурата за архивиране на актове и систематизирането им по периоди. Максималният срок на съхранение на документите е 5 години. (Федерален закон „За счетоводството“). В края на периода документите трябва да бъдат изхвърлени.

Попълването на акта за съгласуване на взаимни разплащания между контрагентите е представено по-долу в инструкциите.

Контролът е основното условие за успешен бизнес. Когато работите с различни контрагенти, трябва да имате добра информация и не забравяйте от време на време да потвърждавате думите си с реални числа. Именно за тази цел в съвременния документооборот има акт за съгласуване на взаимни разчети.

Описание на документа

Отношенията между партньорите не могат да се градят само на доверие. В допълнение към чувствата трябва да има реални факти, които могат да потвърдят или опровергаят различни подозрения по всяко време. Всяка дейност всъщност е свързана с придобиването или продажбата на нещо. Някои произвеждат стоки или предоставят услуги, докато други ги купуват чрез сключване на подходящо споразумение. И двамата периодично трябва да проверяват разходите си.

За целта те използват отчет за съгласуване. В какви случаи се налага изготвянето на такъв документ? Причините могат да бъдат много различни:

1. Ако една от страните предостави стоката си без предплащане или на разсрочено плащане.
2. В случай, че се продават особено ценни продукти.
3. Компанията има голям брой партньори, всеки от които доставя стоки в доста широка гама.
4. В случай на дългосрочно и постоянно сътрудничество между контрагентите.
5. В ситуация, в която и двете страни решават да разширят обхвата на отношенията си чрез сключване на нови споразумения.

Всяка от тези причини може да бъде причина да поискате доклад за помирение от вашия партньор. Не трябва да има недоверие или пристрастие в това.

Важни подробности

Всеки счетоводител знае какво е декларация за равнение. Това не е изненадващо, тъй като те са тези, които трябва да го компилират. В тази ситуация се изисква служител, който разполага с определена информация. За да съставите такъв документ, трябва да изтеглите данни от различни акаунти:

• за издадени преди това аванси;
• по доходи;
• относно поетите задължения;
• според съществуващия недостиг.

Достъп до такава информация има само счетоводен служител. По указание на ръководителя той събира необходимата информация и я изготвя под формата на документ по определен образец. Главният счетоводител обаче носи крайната отговорност за предоставените данни. Ако няма видими разногласия между партньорите, тогава се използва подобна форма като потвърждение на резултатите от дейностите за определен период. Някои счетоводители действат по този начин, когато се окаже, че първичните документи за сделката са изгубени или просто ги мързи да ги търсят. Това обаче не ги освобождава от отговорност за предоставената информация.

Процедура

Как трябва да съставите протокол за съгласуване? Пробата за попълване ще бъде последователно представяне на конкретна информация.

Всеки такъв акт трябва да съдържа следната информация:

1. Името на документа.
2. Периодът, за който е съставен.
3. Име на контрагентите.
4. Основание на сделката (договор, споразумение).
5. Дати, номера и конкретни цифри, взети от първични документи (платежни нареждания, фактури и други). Те съдържат информация, която ще потвърди доставката или плащането на стоките. За по-лесно възприемане такава информация обикновено се събира в таблица, разделена на две части. В този случай всяка страна има възможност поотделно да посочи данните, с които разполага.
6. Подписи на представители на всяка страна.

Документът трябва да бъде съставен в два екземпляра, така че всяка организация да може да го съхранява. Тук трябва да се изисква подпис на главния счетоводител. И понякога тя може да е единствената. Това може да стане в случаите, когато няма несъответствия в данните. Най-често като потвърждение се изисква и подпис на ръководителя на предприятието.

Автоматизация на счетоводството

Когато изготвят доклад за съгласуване, някои служители се интересуват как да го попълнят в програмата 1C: Счетоводство? Тук няма особени трудности. Благодарение на компютъра работата е много по-лесна.

Просто трябва да извършите няколко последователни операции:

1. Отидете в секцията „Продажби“ или „Покупки“ (ако е необходимо). След това в раздела „Разплащания с контрагенти“ изберете „Отчет за съгласуване“.
2. Докато сте в избрания дневник, щракнете върху бутона „Създаване“ и след това отидете на раздела „Отчет за съгласуване с контрагенти“. Ще се появи диалогов прозорец, който може да бъде попълнен по два начина: автоматично или ръчно. Специалистът избира за себе си точно този, от който се нуждае.
3. Изберете раздела „Според данните на организацията“, след това щракнете върху „Попълване“ и посочете заявката с помощта на бутона „Попълнете според счетоводните данни“. На екрана ще се появи списък с всички извършени операции. Ако имате нужда от информация за всички договори за определен период, просто трябва да поставите отметка в квадратчето „Разпределяне по договори“.
4. Направете бележка „Помирението е одобрено“.
5. Намерете раздела „Допълнителни“ и изберете от списъка с лицата, които трябва да подпишат акта.

Остава само да запишете този документ и можете да го изпратите за печат.

Правила за съставяне на документ

Счетоводителите често трябва да изготвят отчет за съгласуване. Пример за изготвяне и попълване на такъв формуляр е строго индивидуален за всяка организация. Като се има предвид, че законът не предвижда строг унифициран формуляр за това, служителите на всяко предприятие са принудени да го формират сами, като се ръководят от общи правила и изисквания:

1. Всеки акт започва с „заглавка“ с първоначална информация за партньорите.
2. Следва стандартната фраза, която се използва във всички договори. В него се посочва, че долуподписаните представители на двете страни са съставили настоящия акт, с който потвърждават следното счетоводно състояние.
3. След тези думи идва добре познатата вече маса. Първият ред в него е „салдо в началото на периода“. Следват операциите, разделени на „дебит“ (извършване на работа или доставка на стоки) и „кредит“ (плащане). Следва баланса в края на периода. Таблицата завършва с изчисление на дълга.
4. Подписите на упълномощените лица трябва да бъдат потвърдени с кръгъл печат на дружеството.

Вместо управителя актът може да бъде подписан от друго лице. За да направите това, имате нужда от пълномощно, което ще му даде такива правомощия. Между другото, в съда липсата му може да постави под съмнение целия документ.

Съгласно Наредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация изготвянето на годишни счетоводни (финансови) отчети в Руската федерация задължително трябва да бъде предшествано от инвентаризация на всички активи и пасиви.

Обърнете внимание, че вземанията се отнасят за имуществото на организацията, а задълженията се отнасят до финансовите пасиви.

Инвентаризацията на разплащанията с доставчици, купувачи, различни длъжници и кредитори се състои в проверка на валидността на сумите на вземанията и задълженията, посочени в баланса.

В същото време съгласуването на сетълментите между контрагентите дава възможност надеждно да се оцени правилността на отразяването на сумите на дълга.

Защо се нуждаете от акт за съгласуване на сетълменти с контрагенти?

Ако дългът, отразен в отчета за съгласуване, съвпада според данните на организацията и данните на контрагента, това означава, че всички бизнес транзакции с посочения контрагент са отразени в счетоводните записи правилно и своевременно, включително операции за изпращане на стоки, предоставянето на услуги, извършването на работа, получаването и прехвърлянето на средства не се пропускат или удвояват.

По този начин актът за съгласуване позволява не само да се идентифицират грешки в счетоводството, но и да се избегнат разногласия с контрагентите.

Освен това, ако длъжник на организация подпише документ, той е съгласен със състоянието на сетълмента и изразява готовността си да изплати дълга си.

Актът за съгласуване на сетълменти с контрагенти също служи като основа за отписване на лоши дългове след изтичане на техния давностен срок.

Актът за съгласуване на сетълменти с контрагенти може да се използва, когато се обърнете към съда, за да се събере дълг от контрагента за доставени стоки или предоставени услуги.

За какъв период е необходимо да се съгласуват сетълментите с контрагентите?

При извършване на инвентаризация на разплащанията с купувачи и клиенти, с доставчици и изпълнители, както и с други длъжници и кредитори, организацията трябва да съгласува взаимните разплащания със своите контрагенти към 31 декември на отчетната година, които са документирани в актовете за съгласуване на взаимни разчети.

Процедурата за съгласуване на сетълменти с контрагенти

Организацията, която инициира съгласуването, информира другата компания за необходимостта от извършване на съгласуване и изготвяне на доклад.

След това първата организация идентифицира размера на дълга от своите данни и информира втората организация за това.

Ако втората организация е съгласна с размера на дълга, тогава първата организация съставя акт, разпечатва го в два екземпляра, подписва го със своя ръководител и го предава на втората компания за подпис.

Ако втората организация има възражения относно размера на дълга, тогава е необходимо да се действа по следния начин:

1. Счетоводителят на първата организация попълва само своята част от акта и изпраща документа по електронна поща или факс на счетоводителя на втората организация.
2. Счетоводителят на втората фирма въвежда своите данни и така се установяват несъответствия.
3. Страната, която е идентифицирала грешни счетоводни данни, прави необходимите промени в счетоводството.
4. След това първата организация генерира нова, вече коригирана декларация за съгласуване на изчисленията, включваща данни от двете страни по споразумението. Актът е съставен в два екземпляра и вече не съдържа несъответствия.
5. Докладът за съгласуване се подписва от ръководителите на двете организации и се подпечатва.

Форма на доклад за съгласуване

Законодателството не предвижда унифицирана форма на този документ.

Следователно организацията самостоятелно разработва формата на акта за съгласуване на взаимни разплащания.

В този случай формулярът следва да бъде одобрен като приложение към счетоводната политика.

Обърнете внимание, че актът за съгласуване не е основният счетоводен документ, потвърждаващ приключването на бизнес транзакция, тъй като не засяга финансовото състояние на страните.

Следователно, отразете в акта всички подробности, установени за първичните документи в параграф 2 на чл. 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“, не е задължително.

• име на документа - акт за съгласуване на изчисления (с посочване на имената на организациите);
• подробности за сключеното между страните споразумение;
• дата и място на изготвяне на документа;
• Номер на документ;
• периодът, за който е извършено съпоставянето;
• размера на дълга на един от контрагентите (посочете кой) в началото на периода, за който се извършва равнението;
• сумата на извършените бизнес транзакции между контрагентите (всяка страна въвежда своите данни);
• дати на бизнес транзакции между контрагенти (всяка страна въвежда своите счетоводни данни);
• подробности за документи, потвърждаващи извършването на бизнес транзакции между контрагентите (всяка страна въвежда свои собствени пълномощия) Такива документи са фактури, актове за приемане и предаване на резултатите от извършената работа/предоставени услуги, платежни нареждания, касови ордери и др.;
• размера на дълга на един от контрагентите (посочете кой) към края на разглеждания период;
• има несъответствия в пълномощията на страните;
• подписи и печати на страните.

Лявата страна на таблицата, като правило, отразява фактите от икономическата дейност на организацията, която е съставила документа.

Включва четири колони.

Първата колона показва поредния номер на записа, втората колона - обобщение на бизнес транзакцията, третата и четвъртата колона - нейната парична стойност по дебит или кредит.

Дясната страна на таблицата остава празна; Данните се записват там от контрагента, когато той извършва равнение.

По този начин в акта се въвеждат записи в хронологичен ред за всички операции, извършени от организацията с участието на конкретен контрагент за определен период.

След това се изчисляват дебитни и кредитни обороти и се определя общата сума на дълга (заключително салдо) към определена дата.

Ако няма проблеми или грешки, сумите, получени след попълване на първия и втория раздел, ще изглеждат огледално в таблицата.

За да стане актът за съгласуване законен, той трябва да бъде подписан от упълномощени лица от двете страни.

Докладът за съгласуване може да бъде подписан от упълномощени лица, едноличния изпълнителен орган на организацията (например генерален директор, финансов директор и т.н.) или представител, действащ въз основа на пълномощно, издадено от такъв орган.

За да съгласуват взаимните разплащания, юридическите лица и индивидуалните предприемачи често съставят съответен акт. Законодателството не предвижда единен образец и задължение за използване на този конкретен документ, така че всяка компания може да разработи свой собствен формуляр. В статията са представени готов пример и инструкции за попълване.

Записването на разходните операции на всяка фирма е задължително. За целта се съставят платежни документи, касови бележки, фактури, нареждания и други книжа. На практика обаче е необходимо да се сравнят взаимните разчети между двама или повече контрагенти, за което се изготвя доклад за равнение.

По правило той се подписва от юридически лица, както и от индивидуални предприемачи. Имената на страните са подобни на тези, посочени в съответните споразумения:

• „Клиент“;
• "Екзекутор".

Документът отразява всички видове транзакции между компании (или отделни населени места, избирателно) за определен период - месец, тримесечие, година (отчетният период се определя по споразумение). Счетоводният персонал отговаря за регистрацията. Те произвеждат:

• съставяне на акт;
• съгласуване с данните, получени от контрагента.

Документът може да бъде съставен като приложение към договора или като отделен документ. И в това отношение можем условно да разграничим 2 разновидности:

1. Приложение към основния договор - например към договор за доставка. В този случай документът е неразделна част от този договор и няма правна сила сам по себе си, при липса на основен договор. По правило такива записи записват информация за всички операции, извършени в рамките на дадено споразумение.
2. Независим документ, който се използва независимо от конкретно споразумение. Той комбинира взаимни финансови разчети за определен период от време (или за отделни групи стоки и услуги).

Споразумението за доставка трябва допълнително да уточнява условията за съгласуване на взаимните разплащания, времето и процедурата за подписване на акта. В противен случай безскрупулен контрагент може да избегне подписването на документа.

Формуляр и образец на документ

По правило това е обобщена таблица с описание на всеки вид операция (услуга, работа) и нейната сума. Документът трябва да отразява данните и имената на двете страни и да записва наличието/липсата на дълга на клиента към изпълнителя на определена дата.

Формата и образецът на акта за съгласуване на взаимни разплащания са представени по-долу.

Броят на копията се определя от броя на страните, така че минимумът е 2 оригинални документа, които имат еднаква юридическа сила.

Инструкции за компилация

Първо, трябва да обърнете внимание на няколко препоръки:

1. В документа трябва да бъде посочен отчетният период, за който се извършва равнението.
2. Винаги трябва да посочвате датата, на която е съставен. Не е задължително да е свързано с отчетния период. Например актът е съставен на 29 януари 2018 г., а отчетният период е от 1 януари 2017 г. до 31 декември 2017 г.
3. Страните посочват не само видовете сделки (услуги), но и документите, въз основа на които са записани (например фактури).
4. По правило те посочват не само общата сума, но и началното салдо (салдо).
5. В края на листа представители на партиите полагат своите подписи. По правило главният счетоводител има право да подписва. Той може да бъде подписан и от мениджъри - това е особено важно в случаите, когато има разногласия между партньорите относно сделките за сетълмент.

ЗАБЕЛЕЖКА. В някои случаи компанията не използва обичайния син печат. Тогава представителят просто трябва да постави собствения си подпис, да го дешифрира (фамилия, инициали) и да посочи позицията си.

По този начин изготвянето на акт ви позволява да опростите процедурата за съгласуване на взаимни разплащания и да потвърдите липсата на претенции между клиента и изпълнителя. Документът обикновено се изготвя в печатен вид;