Регламент технического совещания образец. Как правильно и с пользой провести рабочее совещание. Формирование повестки дня

Виды совещаний

Совещания классифицируются в зависимости от важности и содержания, вынесенных на обсуждение проблем и решаемых задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Оперативные совещания могут иметьцелью обеспечение руководителя необходимой ему информацией о текущем состоянии дел в организации; краткий обмен мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса, а также выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Информация на таких совещаниях перемещается снизу вверх, т.е. от подчиненных к руководителю. Полученная информация позволяет руководителю непосредственно в ходе совещания (оперативно) оценить обстановку, определить отставания, принять решения и поставить перед подчиненными задачи с указанием исполнителей и сроков выполнения. Как правило, на оперативных совещаниях подчиненные не делают подробных и развернутых докладов. Оперативные совещания могут проходить в различных формах: пятиминутки, летучки и т.п. Главной особенностью таких совещаний является их небольшая продолжительность.

Инструктивные совещания предназначены для передачи информации, распоряжений и требований сверху вниз по вертикали управления.

Основной особенностью таких совещаний является то, что руководитель не просто доводит до сведения подчиненных необходимую информацию и выдает распоряжения, а предельно конкретизирует поставленные задачи, назначая исполнителей и сроки выполнения. При этом на инструктивных совещаниях допускается обсуждение информации и способов решения поставленных задач. Подчиненные могут уточнять некоторые моменты, вносить конструктивные предложения на рассмотрение руководства.

Проблемные совещания имеют целью поиск оптимального решения в результате обсуждения и анализа рассматриваемой проблемы.

Проблемные совещания являются наиболее сложным видом совещаний. В процессе проблемного совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации.

Проблемные совещания часто проходят в форме дискуссий. Способ принятия решения зависит от стиля руководства. Наиболее общей является следующая схема проблемного совещания:

1. Формулировка проблемы, постановка задачи.

2. Доклады участников.

3. Вопросы к докладчикам.

4. Обсуждение, дискуссия, прения.

5. Формирование решения.

6. Корректировка решения.

7. Принятие окончательного варианта решения.

Формулировка проблемы, постановка задачи, ее анализ и поиск решения осуществляются, как правило, до начала самого совещания. Это этап может иметь форму предварительной беседы с участниками совещания (за несколько дней до начала самого совещания), рассылки информационных бюллетеней или плана работы периодических проблемных совещаний.

На проблемных совещаниях степень демократизма и творческой активности должны быть достаточно высокими. Руководитель при этом играет роль председателя, координирующего ход совещания.

Кроме того, в различных организациях могут использоваться такие типы совещаний:

§ информирование сотрудников (в том числе проводимое в форме

инструктивно-методического занятия);

§ планирование работы на определенный период;

§ подведение итогов за различные периоды времени (а также под-

ведение итогов работы по определенному проекту) и др.

Если деловая беседа делает наглядной опосредованность межличностного взаимодействия в организации статусным, функциональным положением человека, то деловое совещание позволяет указать еще на один важнейший фактор делового взаимодействия, а именно фактор группы. При подготовке и проведении делового совещания следует помнить, что особенности группового поведения (от распределения ролей в группе до группового давления) будут оказывать серьезное влияние на характер взаимодействия его участников.

Правила подготовки совещаний

Деловое, или служебное совещание – это технологически сложное и трудоемкое мероприятие. Работа по подготовке к совещанию начинается с четкого определения его цели.

Цель совещания – это описание желаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по конкретному вопросу и пр.).

Руководитель должен четко представлять, для чего он созывает совещание, а также уметь доходчиво довести цель совещания до его участников. При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна в первую очередь отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов. В зависимости от цели совещания формулируется его повестка и выбирается состав участников.

Если целью совещания является обмен информацией и постановка очередных задач по ходу текущей работы, то приглашаются только руководители подразделений. На таком заседании присутствующих знакомят с положением дел, сообщают им о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании, и четко формулируют задачи на будущее.

Если же целью совещания является решение конкретной проблемы, то к работе в нем привлекают тех, кто может профессионально справиться с задачей, кто способен предложить свой вариант решения проблемы. В этом случае участники совещания обеспечиваются информацией по проблеме, задача формулируется четко и однозначно.

Цель совещания определяет место, дату и время проведения.

Плановые совещания (например, заседания советов по подведению итогов, планирование) удобнее назначать на определенные дни недели или определенные числа месяца.

Внеплановые совещания , особенно с большим числом участников (например, экстренное информирование), желательно проводить в конце рабочего дня, чтобы исключить затраты рабочего времени на возобновление прерванной работы.

Короткие оперативные совещания (пятиминутки или летучки) рекомендуется проводить в начале рабочего дня.

Время проведения совещаний следует определять распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижая тем самым культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывают запланированные встречи и дела.

Совещания рекомендуется назначать во второй половине дня или за 1,5 – 2 ч до окончания работы. Как правило, первая половина дня более производительна, и лучше, если в это время сотрудники будут заняты выполнением своих обязанностей. Есть еще один момент, который следует учитывать, если совещание назначается в конце рабочего дня. Руководитель получает возможность провести совещание оперативно, не затягивая обсуждение, так как у него есть предлог остановить его в случае неблагоприятного развития.

Тема совещания – это предмет обсуждения. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. На совещания необходимо выносить только те вопросы, которые не всегда можно решить в рабочем порядке.

Одним из правил организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов. Недопустимо, если подобной рассылкой будет заниматься человек, некомпетентный в выносимых на совещание проблемах – это заведомо снижает ощущение актуальности.

Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:

§ тема совещания;

§ цель совещания;

§ перечень обсуждаемых вопросов;

§ время начала и окончания совещания (в идеале – время начала и окончания обсуждения каждого вопроса);

§ точное место проведения совещания;

§ фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;

§ время и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу (наличие таких указаний не позволит нерадивым сотрудникам оправдать свою неподготовленность к обсуждению вопроса отсутствием информации).

В качестве приложения к повестке дня могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень хорошо, если до начала совещания лицам, готовящим вопросы, заблаговременно передаются замечания от участников совещания по проектам решений, тезисам выступлений.

Независимо от важности и оперативности совещания количество выносимых на него вопросов должно оставаться в пределах трех-пяти (иногда семи). При этом удобнее всего так подготовить повестку дня, чтобы в нее вошли один-два главных вопроса и от двух до пяти мелких, не требующих длительного обсуждения. Большое количество вопросов повестки дня утомляет участников совещания и не позволяет уловить основную направленность собрания в целом. Непродуктивным будет и совещание, все обсуждаемые вопросы которого будут иметь одинаковую важность и требовать глубокого детального обсуждения.

Большое значение имеет подбор участников совещания, т.е. эффективность совещания во многом зависит от того, насколько компетентность и служебные полномочия приглашенных сотрудников соответствуют целям и задачам совещания. Численность участников также определяется целями и задачами совещания, а также, в некоторых случаях, статусом или уровнем торжественности собрания.

Оптимальное количество приглашенных на совещание составляет 7 – 9, максимум 12 человек. Главным правилом здесь является наивысшая активность участников при обсуждении вопросов. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание.

Организаторы совещания требуют, как правило, участия первых лиц подразделений организационной структуры. Однако более компетентным в решении конкретных задач может оказаться кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании. Желательно, чтобы в число участников совещания входили люди, способные в ходе коллективной мыслительной деятельности выполнить роли «эксперта», «генератора идей», «критика».

Для того чтобы избежать присутствия статистов, рекомендуется применить метод «смены» участников (метод «разделенного обсуждения»). Тщательно подготовленная повестка позволяет организовать совещание так, чтобы, обсудив свой вопрос, часть сотрудников могла его покинуть, уступив свое место тем, чей вопрос начинает обсуждаться. Получится, что одни сотрудники присутствуют на совещании от начала до конца, а другие приглашаются специально ко времени обсуждения определенного вопроса. Таким образом, каждый участник будет присутствовать только на части совещания, что, безусловно, уменьшает совокупное время, а значит, косвенно повышает эффективность самого мероприятия.

Оптимизации состава участников совещания служит использование принципа «телефонного расстояния» до сотрудника, участие которого диктуется ходом самого совещания и необходимостью получения дополнительной информации от этого сотрудника. Специалистов, (информация ко-торых может понадобиться, можно вместо приглашения на совещание попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать их или получить справку по телефону.

Длительность совещания. Длительность совещания во многом зависит от вида совещания:

§ оптимальной длительностью проблемного совещания считается 1,5 – 2 ч (в исключительных случаях – 2 – 5 ч);

§ время рассмотрения одного вопроса не должно превышать 45 мин;

§ оперативное и инструктивное совещание не должны длиться более 20 – 30 мин;

§ совещание летучка (пятиминутка) проводится, как правило, в течение 5 – 10 мин.

Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, чтобы не подрывать доверие к руководителю и к готовившим его сотрудникам.

Перерывы. В ходе совещания, которое длится два и более часов, рекомендуется делать перерывы, иначе через два часа у участников может наступить период «отрицательной активности». Оптимальная продолжительность перерывов:

§ после 45 – 50 мин. работы – 10 мин;

§ после 1,5 ч работы – 15 мин.

Перерывы необходимы, во-первых, прежде всего для отдыха, а, во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужденной обстановке, в частных беседах работа над темой совещания продолжается.

Регламент совещания. Соблюдение процедурных моментов (регламента) является обязанностью председательствующего. Важность соблюдения регламента заключается в следующем:

§ регламент позволяет достичь проработки запланированных вопросов;

§ дисциплинирует участников совещания, повышая их деловой

настрой и уважение к совещанию как к коллегиальному органу принятия важных решений;

§ регламент не позволяет неоправданно затягивать совещание.

Руководитель строго соблюдающий регламент – хороший пример для подражания.

Место проведения совещания . Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения.

Помещение, где должно проводиться совещание, и количество мест в нем должны соответствовать числу участников. Естественно, оно должно быть достаточно просторным и иметь запас свободных мест на тот случай, если количество участников по тем или иным причинам увеличится. Однако не следует выбирать слишком большую аудиторию для немногочисленного собрания – наличие большого количества свободных мест психологически негативно влияет на участников совещания.

Кроме того, при оснащении специального помещения мебелью следует руководствоваться тем принципом, что взаимное расположение участников во время совещания не должно подчеркивать различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие «круглый стол» имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.

В случае, когда проводятся достаточно массовое совещание необходимо позаботиться об установке микрофонов и средств визуализации. Надо проконтролировать температуру воздуха, освещенность и звукоизоляцию, чтобы участников совещания не отвлекали посторонние раздражители.

Одним из самых важных моментов является подготовка руководителя к совещанию. Руководитель должен отработать:

§ формулировку основной цели совещания и подцелей по уровням

логической подчиненности;

§ вводный доклад или сообщение;

§ последовательность выступлений участников;

§ проект решения.

Для того чтобы совещание прошло эффективно, руководителю следует иметь под рукой «Памятку для руководителя» (табл. 11.1) и «Бланк подготовки совещания» (приложение).

Таблица 11.1

Памятка для руководителя

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

И.В. Топчиева, к.и.н., доц. РГГУ

• Совещания как вид управленческой деятельности, их история и классификация
• Документирование подготовки разных типов совещаний: оперативного, итогового, коллегиального органа
• Документы, образующиеся в результате подготовки совещаний

Процесс управления на всех уровнях становится все более сложным и комплексным. Его задачи невозможно решить без привлечения многих специалистов. Именно совещания позволяют рассмотреть задачи, которые требуют обмена мнениями и информацией по возникающим вопросам с участием руководителей и исполнителей.
Совещанием считается вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в обусловленное время в заранее оговоренном месте для обсуждения и принятия решения по ранее поставленным вопросам.

Следует заметить, что термин «совещание» употребляется уже не одно столетие. Так, согласно Толковому словарю живого Великорусского языка Владимира Даля «совещаться с кем о чем - советоваться, обсуждать и решать, сговариваться, условливаться, выслушивать мнение о чем другого, соглашаться сообща, договариваться.

По важным делам правители совещаются с доверенными людьми, равно и выборными. Совещанье- действие по глаголу советоваться.- собрание, сход, съезд, условная встреча для совета или переговоров о чем-либо. Совещатель-ница.- участник в совещании, в совете.

Совещательное место, присутствие, где у всякого члена совещательный голос и дела решаются по большинству голосов. Известно, что в начале 20в. в Российской империи совещаниям, как виду управленческой деятельности, уделялось большое внимание, на них возлагались большие надежды.

Так, на протяжении 1905 года, в связи с обострением внутриполитической обстановки в государстве, правительством было создано несколько проектов Положения о выборах в Государственную Думу. Император Николай II 18 февраля 1905г. издал рескрипт на имя министра внутренних дел А.Г.Булыгина, в котором поручалось создать Особое совещание для разработки основ «думской» избирательной системы. Особое совещание завершило свою работу в мае того же года и сформировало, согласно поставленной задаче, концептуальные основы выборных правил и процедур. Главным результатом работы совещания был вывод о том, что необходимо создать выборный представительный орган, в котором будут заседать депутаты, избранные населением.

Предложенный Особым совещанием законопроект прошел обсуждение в совете министров, после чего передан в Государственный совет. Однако, окончательное обсуждение избирательной системы было вынесено на заседание Особого совещания под председательством императора Николая II. Заседание проходило с 19 по 26 июля 1905г. в Петергофе, поэтому получило название Петергофского совещания, на котором были утверждены правовые акты, определявшие юридический статус Государственной Думы, ее полномочия и избирательную систему.

Позднее, осенью того же года во главе с Д.М.Сельским было учреждено особое Совещание, создание которого 28 октября 1905г. одобрил император Николай II.
Главной задачей Совещания была разработка реформы Государственного совета. Результатом работы Совещания Сельского стал «Проект изменений и заполнений в Учреждении Государственного совета».

При участии императора Николая II с 14 по 16 февраля 1906г. в Царском Селе собралось специальное Совещание для выработки окончательной редакции разработанного проекта, однако существенных изменений в представленный проект Царскосельское совещание не внесло. На совещании постановили, что председатель Государственного совета будет обладать правом самостоятельно решать вопрос о допуске публики на заседания Совета.

Реформа Государственного совета была обусловлена, в значительной степени, созданием нового органа - Государственной думы, поэтому основными вопросами были следующие:

• Права Государственного совета и Государственной думы
• Изменения в составе Совета
• Порядок производства дел в Государственном совете.

Таким образом, особые Совещания 1905-1906гг. решали важнейшие вопросы государственного управления. Они созывались по инициативе правительства с участием императора Российского и выражали, в первую очередь, интересы господствующих классов.

Однако, такую форму решения сложнейших вопросов как совещания в начале ХХ века использовали их оппоненты в классовой борьбе, т.е. большевики.
Так 30 июля-1 августа(12-14 августа) 1904г. близ Женевы состоялось совещание 22-х большевиков. Именно это совещание положило начало объединению партийных комитетов и организаций, которые стояли на ленинской платформе.

8-17(21-30) июня 1909 г. в Париже проходило совещание расширенной редакции «Пролетария», участниками которого были 9 членов Большевистского центра, 3 представителя российских и партийных организаций, Н.К.Крупская, член третьей Государственной думы Н.Г. Полетаев и др.

Там же, в Париже 14-17(27-30) декабря 1911г. проходило Совещание заграничных большевистских групп с целью сплочения сил большевиков за границей, а также оказания поддержки Российской организационной комиссии (РОК), созывавшей VI общепартийную конференцию. (Там же, г.210).

Перечень партийных совещаний большевиков в Париже, Женеве и других городах можно было бы продолжить.

Практику проведения партийных совещаний на высшем уровне использовали последователи и преемники большевиков - коммунисты.

Так, в Москве проходили Совещания представителей коммунистических и рабочих партий в 1957, 1960, 1969 гг. Эти Совещания были формой организационных связей между коммунистическими партиями, которые получили широкое распространение после роспуска Коммунистического интернационала в конце 50-х годов 20 века.

Помимо Москвы, классовые единомышленники встречались, главным образом, в Брюсселе.

С 1 по 3 июня 1965г. в Брюсселе состоялось Совещание 19 коммунистических и рабочих партий капиталистических стран Европы
Несколько раньше 1-2 апреля 1959г. в Брюсселе проходило Совещание представителей коммунистических партий стран-участниц Европейского объединения угля и стали (ЕОУС) (с.216).

Одним из самых значительных совещаний ХХ в. считается Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе, которое проходило в несколько этапов.

2 этап- 18 сентября 1973-21 июля 1975г. в Женеве. Работа осуществлялась турами от 3 до 6 месяцев на уровне делегатов и экспертов, назначаемых государствами-участниками.

3 этап- 30 июля-1 августа 1975г. в Хельсинки на уровне высших политических и государственных руководителей стран-участниц Совещания, возглавляющих национальные делегации.

Заключительный акт Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе состоял из согласованных договоренностей по всем пунктам повестки дня.
Такова краткая история совещаний как формы принятия коллегиальных решений.

Эта форма нашла широкое применение в деловой управленческой практике постсоветской России.

Совещания относятся к одному из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, т.к. в них участвует много работников, привлекаются специалисты, эксперты, консультанты и т.д.

Именно поэтому на совещания выносятся наиболее сложные, важные и требующие тщательного изучения, обсуждения, анализа, проблемы:

• Решение важнейших служебных вопросов;
• Принятие ответственных решений, главным образом, в области организационно-правовой и материально-финансовой деятельности.

Классификация совещаний

Совещания отличаются друг от друга и делятся на несколько групп. В современной управленческой деятельности наибольшее распространение получила следующая классификация совещаний:

• В зависимости от тематики обсуждаемых вопросов:
• Административные;
• Финансовые;
• По управлению персоналом;
• В зависимости от целей совещания:
• Деловые;
• Производственные (оперативные, диспетчерские);
• Инструктивные;
• Информационные;
• Консультационные;
• Совещания рабочих групп, комиссий, комитетов;
• Итоговые;

Рассмотрим более подробно каждое из вышеназванных.

Деловые совещания созываются для принятия решений. Они имеют повестку дня, участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня, оценивают состояние дел, принимают по ним решения и распределяют обязанности.

Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания созываются для получения информации о текущей ситуации, выяснении возникших проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе, по результатам контроля исполнения документов, по решению конфликтных управленческих ситуаций.

Информационные совещания созываются для передачи информации на нижние уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном аттестации или очередному лицензированию учебного заведения, доводится информация о целях, методах подготовки мероприятия, а также формах общения внутри самой организации и работников с членами лицензионной комиссии.

Инструктивные совещания проводятся для того, чтобы проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределении полномочий и ответственности. Как правило, такие совещания организовываются в том случае, когда до исполнителей необходимо довести решения вышестоящих органов, инстанций (Министерств, Ведомств, Руководства Холдинга, Федерального органа власти и т.д.), которые уже приняли решение.

На инструктивном совещании работникам организации надо лишь сообщить, что требуется от сотрудников, что от них ожидают и объяснить им их роль в решении сформулированного высшими инстанциями поручения, задания.

Решение указанных органов, как правило, обсуждению не подлежит, а является руководством к действию, однако основания и последствия решений должны быть доведены до персонала и разъяснены ему.

Консультационные совещания, главным образом, решают задачу выявления потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Например, их проводят с поставщиками, работниками организации, потребителями продукции или услуг, чтобы «разговорить» людей и получить от них нужную информацию.

Совещания комиссий, комитетов, рабочих групп созываются для того, чтобы детально распланировать совместные действия. Рабочие группы объединяют представителей служб и подразделений различных уровней управления одной организации. На таких совещаниях присутствуют равноправные участники, высказывающие свои идеи, предложения, мнения, например, по подготовке и проведению крупного мероприятия.

Итоговые совещания, соответственно своему названию, подводят достигнутые успехи организации в целом, ее структурного подразделения (подразделений) или отдельных работников.

• В зависимости от периодичности проведения совещаний:
• Совещания разового характера - круглый стол, конференция;
• Систематические совещания - собрания коллегиальных органов;
• Итоговые совещания - по окончанию периода деятельности;
• Еженедельные, ежедневные совещания- планерки по оперативным вопросам.
• В зависимости от состава участников:
• Международные;
• Всероссийские;
• Областные, региональные;
• Внутриучрежденческие.
• В зависимости от продолжительности совещания:
• Многодневные;
• Однодневные;
• Несколько часов;
• Не более получаса- часа.

Совещания могут быть также плановые и внеплановые.
Совещание - один из важнейших элементов организационной культуры, которой, как считается, важно овладеть каждому руководителю. Большую помощь в подготовке и проведении совещаний оказывает помощник (секретарь) руководителя.
Учитывая, что процесс подготовки совещаний различных типов имеет свои особенности, рассмотрим 3 основных типа совещаний:

• Оперативное
• Отчетное (Итоговое)
• Коллегиального органа.

Независимо от вида (типа) совещания в процессе их подготовки образуются документы, на которые обратим особое внимание.
Подготовка различных типов (видов) совещаний
Оперативные совещания

Оперативные совещания называются на практике планерками, летучками, пятиминутками.
Основные вопросы, рассматриваемые на таких совещаниях:

• Обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом мнения участников;
• Обмен мнениями и постановка задач по текущей деятельности, координация работы;
• Проверка поручений с предыдущих совещаний;
• Информация о новостях.

Основанием для проведения оперативных совещаний является решение или поручение руководителя.
Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя.
Длительность и периодичность таких совещаний 1-1,5 часа 1 раз в неделю и/или 10-15 минут ежедневно.
Так, в лечебных учреждениях (особенно стационарного типа) 5-минутки проводятся ежедневно у главного врача.
На производствах, связанных с выпуском ответственной продукции, тоже проводят 5-минутки у главного инженера или главного технолога.
В научно-исследовательских институтах Российской Академии Наук и «малых» академиях, например, Российской Академии Образования, такие совещания проводят 1 раз в неделю в кабинете директора или зам. директора по научной работе.
Дополнительного оповещения работников такого типа совещания не требуют, так как регламент стандартный.
Регламент - правила, регулирующие порядок какой- нибудь деятельности (Регламент заседания).
В данном случае регламент устанавливает:
- день недели,
- время,
- продолжительность совещания,
- круг участников.
Участниками такого типа совещания являются руководители структурных подразделений или их заместители, поэтому все структурные подразделения имеют своих представителей на заседании.
Очень важно такие совещания не переносить и не отменять, так как это повышает значимость данных мероприятий. Сотрудники должны знать, что совещание непременно состоится в назначенный день и время.
Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы, которые документируются:

• Разработка плана;
• Внесение записи в тетрадь совещаний;
• Сбор и анализ форм контроля поручений;
• Проверка готовности помещения.

Разработка плана заключается в том, что секретарь совместно с руководителем составляет план, в котором фиксируются основные вопросы, подлежащие обсуждению.

Тетрадь совещаний , согласно своему названию, существует для того, чтобы в течение всей недели записывать в нее вопросы, которые необходимо обсудить на совещании. Таким образом, подготовка совещания упрощается.

Сбор и анализ форм контроля поручений заключается в том, что за полчаса-час до совещания руководитель совместно с секретарем просматривает записи предыдущих совещаний , свои записи за неделю , корректирует план совещания.

Участники совещания готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты . За день- два до совещания секретарь проверяет, все ли поручения выполнены, передает результаты проверки руководителю или сам анализирует работу в письменном виде.

Отчетные (итоговые) совещания.

Основные задачи, решаемые на таких совещаниях:

• Завершение проекта (включая финансовые результаты деятельности), подведение итогов работы организации за определенный период (квартал, год);
• Заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе;
• Постановка задач на новый период и утверждение планов работы.

Для проведения этого типа совещаний обязательным основанием является распорядительный документ - приказ руководителя по основной деятельности об организации совещания и формировании временного аппарата (рабочей группы) из нескольких сотрудников под руководством ответственного лица из числа помощников руководителя.

Местом для проведения годовых совещаний служит конференц-зал или комната для переговоров.

Длительность и периодичность отчетных совещаний составляет 1,5-2,5 часа в начале каждого отчетного периода (раз в месяц или в квартал). Нередко проводят два совещания: одно - отчетное, другое - по планам.

Оповещение участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания осуществляет секретарь за неделю до проведения.
Оповещение может быть проведено двумя способами:

• Письменно с посылкой приглашения (извещения);
• Устно по телефону.

Если все участники совещания работники одной организации, достаточно их оповестить секретарем по телефону.
Распространенным способом приглашения на совещание является телефонограммы . Они используются, как правило, для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем.
Если для участия в совещании приглашаются сотрудники других организаций, составляется письмо-приглашение.
В таком письме указывается:

• Кто проводит совещание;
• Вопросы для обсуждения;
• Время (дата и час);
• Место проведения.

Все это указывается в обязательном порядке. Дополнительно могут быть указаны:

• Предоставление гостиницы, ее стоимость;
• Необходимость подтверждения участия.

Если не предполагается посылка повторного приглашения после подтверждения об участии, в первом письме- приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Нередко делается графическая схема, которая значительно упрощает поиск.
Если предполагается рассылка повторного приглашения лицам подтвердившим свое участие, то вышеуказанные сведения о полном адресе будут указаны в повторном приглашении.
Сбор и отправка документов на изучение участникам совещания осуществляет секретарь. При этом документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за 1 день до совещания.
Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы:

• Составление плана и повестки дня ;
• Сбор материалов от структурных подразделений ;
• Технические и сервисные функции.

Совещание коллегиального органа.

Основные вопросы, которые ставятся на подобного типа совещаниях:

• Обсуждение вопросов, связанных с планирование направления деятельности;
• Ознакомление с результатами деятельности организации;
• Вопросы, связанные с содержанием Устава или иных документов.

Основанием для проведения совещания коллегиального органа является регламент Уставом .
Решение руководителя о проведении совещания коллегиального органа оформляется приказом с ссылкой на организационный документ (Устав, Положение) .
Местом проведения мероприятия является зал заседаний организации.
Длительность и периодичность совещаний подобного типа-1-2 раза в год или в соответствии с Учредительными документами . Длительность составляет несколько часов.
Выработку повестки дня осуществляет руководитель.
Круг участников определяется заранее составленным списком прошлого совещания.
Итак, первый документ , который составляется,- повестка дня совещания .
Список участников - это второй документ , который надо подготовить. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого никак нельзя обойтись:

• Работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы;
• Исполнители решений;
• Сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

Для четкой организации работы необходимо составлять списки по определенной форме , содержащей все впоследствии необходимые сведения для контроля за ходом не только подготовки, но и проведения совещания:

• Фамилия, имя, отчество;
• Какую организацию представляет и должность в ней;
• Дата и способ направления приглашения;
• Подтверждение получения приглашения (дата);
• Согласие принять участие в работе (Да/Нет);
• Предполагает ли выступать (Тема выступления);
• Нуждается ли в гостинице;
• Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса);
• Прибыл на заседание.

При необходимости список может дополняться другими вопросами . Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, может быть использован в следующих случаях:

• Во время регистрации;
• Может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа;
• Использован для работы хозяйственных структур, обслуживающих участников совещания.

Оповещение участников осуществляет секретарь: за 1-2 месяца рассылается повестка дня с указанием места и времени проведения совещания. По указанию руководителя секретарь может также дать объявление в СМИ.
Для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные способы передачи информации: факс, электронная почта.
Сбор материалов при подготовке совещания осуществляет секретарь: он собирает доклады или тезисы докладов всех выступавших.
Руководитель составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов .
Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести в них поправки, оперативно их обсудить.
Кроме того, секретарь должен востребовать проекты решений от тех сотрудников, которые готовят вопрос и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
В последнее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и, следовательно, докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления.

Таким образом, процесс подготовки различных типов совещаний, независимо от степени их важности, масштабов, периодичности и продолжительности, предполагает обязательным документирование основных этапов подготовки.

При подготовке оперативных совещаний образуются следующие документы:

• план;
• записи в тетрадь совещаний;
• формы контроля поручений.

При подготовке итоговых совещаний :

• приказ руководителя по основной деятельности о проведении совещания и создании рабочей группы;
• письмо – приглашение (извещение);
• телефонограмма ;
• повторное письмо – приглашение (в случае необходимости);
• план и повестка дня ;
• материалы от структурных подразделений в виде отчетов и проектов планов .

При подготовке совещаний коллегиальных органов :

• регламент проведения таких совещаний в соответствии с Уставом ;
• приказ руководителя по основной деятельности с ссылкой на организационный документ (Устав , Положение );
• повестка дня ;
• список участников по определенной установленной форме;
• доклады или тезисы докладов всех выступающих;
• проекты решений по обсуждаемому вопросу (вопросам) или проекты итоговых документов.

Проведение (обслуживание) совещаний

Обязательным условием проведения совещания является регистрация его участников.
Если на совещание приглашены гости, то в вестибюле необходимо повесить указатели места проведения мероприятия. В ряде случаев организуется встреча гостей, особенно почетных, при входе.
Регистрация участников обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала мероприятия.
Регистрационная форма может быть такой, как показано ниже:

Регистрационная форма разрабатывается с учетом характера совещания. В том случае, если необходим кворум, в регистрационной форме обязательно должны быть предусмотрены графы: «личная подпись» и «расшифровка подписи».
Регистрационная форма частично дополняется заранее, с тем, чтобы в процессе регистрации проставить отметку о прибытии.
Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы, то есть определить регламент.
Регламент – порядок проведения совещания, который его участники неукоснительно придерживаются после того, как примут его в качестве организационной основы совещания.
Важнейшие элементы регламента:

• временные показатели совещания и его отдельных элементов;
• основные процедуры совещания;
• должностные лица совещания.

Для установления регламента следует определиться с:

• последовательностью обсуждения вопросов, вынесенных на совещание;
• продолжительностью основного выступления;
• продолжительностью выступлений в ходе дискуссий;
• продолжительностью совещания;
• продолжительностью перерывов;
• порядком принятия решений при голосовании;
• временем окончания работы совещания.

Должностные лица совещания назначаются заранее или определяются непосредственно на совещании в ходе голосования или по решению организатора совещания.
Самым важным результатом совещания является его задокументированный итог :

• протокол;
• стенограмма;
• постановление;
• решение.

Документирование совещания – запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов.
Запись хода совещания – это:

• стенографирование;
• фонограмма;
• видеозапись;
• протоколирование.

Самым распространенным документом, используемым для документирования совещания, является протокол.
Протокол – организационно-распорядительный документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии федеральных органов, министерств, комитетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
При регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и других протоколы предоставляются в органы государственной власти для регистрации.
Протоколы составляют и оформляют для документирования деятельности коллегиальных органов:

• совещаний;
• конференций;
• собраний.

Протоколы могут составляться на основании:

• стенограммы заседания;
• звукозаписи заседания;
• черновых рукописных записей , которые ведут во время заседания;
• материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, повестки дня, списка участников, выступлений, справок, проектов решений и др.).

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. После заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется. Расшифровка стенограммы или звукозаписей заседания проводится по частям во время самого заседания или сразу после заседания. Время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания не должно превышать 3-5 дней со дня, когда заседание проводилось.
Если велась звукозапись (на магнитофон или диктофон), проводится расшифровка записи, составление и оформление протокола. Кассета со звукозаписью хранится, как правило, в течение 2 недель в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседания, а затем размагничивается. Это время необходимо для уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.
Важность протокола для управленческой деятельности заключается в том, что он содержит:

• принятые решения;
• исполнителей;
• сроки исполнения поручений и заданий.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят:

• наименование учреждения – автора;
• указание вида документа – протокол;
• дата заседания;
• номер;
• место заседания;
• гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 11-14.05.2012 или 11-14 мая 2012г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания Ученого Совета; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от реквизита «место составления документа». Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).
Особое внимание следует уделить тексту протокола, который делится на две части: вводную и основную части.
В водной части указываются:

• фамилия и инициалы председательствующего;
• фамилия и инициалы секретаря;
• фамилия и инициалы присутствующих;
• повестка дня.

Слово «председатель» начинает протокол, оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово «секретарь». (Например – Председатель – Гусаров Н.Н. Секретарь – Касаткина Л.С. ). При проведении оперативных совещаний данная часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
На расширенных собраниях и заседаниях, где присутствует большое число приглашенных, их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. (Например: Присутствовали: 55 человек (список прилагается) ).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Вторая часть – основная, которая фиксирует ход заседания, является основным текстом документа, который строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ/ ВЫСТУПИЛИ/ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись решения, принятого по обсуждаемому вопросу. Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, «Единогласно» или «За – 44, против – 1, воздержались – 10». В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.
Решения, содержащее несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Подписи председателя и секретарязаседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа – секретаря.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. Он содержит достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2-3 межстрочными интервалами, от границы левого поля.
Решения коллегиальных органов доводят до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений . В остальных случаях делается выписка из протокола.
Выписка из протокола – точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят:

• все реквизиты бланка;
• вводную часть текста;
• вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
• текст, отражающий обсуждение вопроса;
• принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Итогом коллегиальной деятельности могут являться распорядительные документы: постановления и решения.
Постановление – 1) правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм, правил поведения. Постановление, как правило, имеет длительный срок действия и касается широкого круга организаций, должностных лиц, независимо от их подчиненности; 2) акт руководящего органа общественной организации
Постановления издаются высшими органами государственной власти, комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти.
Существует 2 вида постановлений:
- постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана);
- постановления, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, должностными лицами.

Комиссии, которые обладают властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления, которые носят рекомендательный характер («Предложить», «Рекомендовать»).

В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Постановления утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части, подписывается председателем коллегиального органа и секретарем. Проект визируется юрисконсультом. Постановление печатают на бланках формата А4.
Формуляр – образец постановления состоит из реквизитов:

• герб;
• наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;
• дата, номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы - согласования.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаются министерствами, ведомственными, федеральными агентствами, научными советами.
Решения – 1) совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.);

2) резолюции собраний, совещаний и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа в констатирующей части указывают номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) – действие – срок исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр - образец решения состоит из реквизитов:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа – РЕШЕНИЕ;
• дата, номер;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись (председателя, секретаря);
• визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения); Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974, с.31-32.

  Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974, с.37.

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять .

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее . Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду - совещание у директора, 25 числа каждого месяца - у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное - участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза . Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях - не проблема. Но это все не то. всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами - значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников . Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний - . Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний - это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее - отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана - нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, звать не нужно;
• определите . Оптимальное время совещания - от 30 минут до часа. Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа - сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом - 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку - скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы - распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером - не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки - самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко - подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм .
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое - то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” - это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал . Это работать лучше - это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными - это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя - заметят сразу. А пашешь от зари до зари - этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми - что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя - похвалите, ошиблись - поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать - так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают - значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение - так и до недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний . Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички - уделите им чуть больше внимания, чем остальным. могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным - такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное - закрепить результаты. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц - укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись - гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника - пусть выполняет обязанности секретаря . Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут - справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке - кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание - очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!