Zapasy tworzone są z różnych towarów. Pojęcie „produkt” w logistyce obejmuje sam produkt. Można to wyrazić w określonej, charakterystycznej formie produktu.
Grupą towarów powiązanych ze sobą co najmniej jedną cechą jest asortyment produktów, którego wspólną cechą jest: wspólny kanał dystrybucji, podobny przedział cenowy itp.
Całość oferowanych do sprzedaży grup asortymentowych towarów i jednostek towarowych stanowi nomenklaturę towarową.
Szereg pozycji determinuje decyzje podejmowane w ramach polityki produktowej: asortyment produktów, głębokość i szerokość grup asortymentowych, zakres rozmiarów poszczególnych produktów, jakość produktu, wprowadzenie nowych produktów, standaryzacja produktów
Logistyka uwzględnia politykę zarządzania zapasami firmy, a polityka towarowa tworzy zapasy towarów firmy.
"Dokładnie na czas" to metoda stosowana w logistyce do wszystkich elementów przedsiębiorczości, w tym do produkcji, wysyłki i zakupu towarów. Ideą tej metody jest ograniczenie do minimum wszelkich niechcianych zapasów. Polityka niezwiązana z logistyką zakłada, że produkty są przechowywane w magazynie „na wszelki wypadek”, aby móc zaspokoić nieoczekiwany popyt.
Polityka ta jest kosztowna, ponieważ wymaga utrzymywania dużej powierzchni magazynowej do przechowywania zapasów.
W trakcie działalności firmy stale pojawia się dylemat: wybudować dodatkową powierzchnię magazynową na już istniejącej czy też wykorzystać środki finansowe na rozbudowę mocy produkcyjnych, a co za tym idzie, zwiększenie produkcji wyrobów.
Przedsiębiorstwa częściej wybierają drugie podejście, metoda just-in-time obejmuje wszystkie działania podczas produkcji i dystrybucji.
Cel tej metody– wyprodukować i wysłać produkty w określonym terminie w celu ich dalszego wykorzystania.
Metoda szybkiej reakcji polega na optymalizacji stanów magazynowych przedsiębiorstw handlowych.
Stosowanie tej metody zmniejsza zapasy wyrobów gotowych do określonej wielkości, ale nie poniżej poziomu, który pozwala szybko zaspokoić zapotrzebowanie większości klientów. Skraca się czas reakcji systemu logistycznego na zmiany popytu, zapasy są koncentrowane i uzupełniane w określonych punktach sprzedaży, następuje elastyczna interakcja pomiędzy partnerami w zintegrowanej sieci logistycznej, a rotacja zapasów znacznie wzrasta.
Minimalny zapas– jest to poziom zapasów zapewniający ciągłość zaspokojenia zapotrzebowania przez cały okres realizacji własnego żądania uzupełnienia tego zapasu.
Maksymalny zapas to poziom zapasów, do którego można wysyłać żądania uzupełnienia zapasów oraz poziom zapasów w momencie otrzymania dostawy.
Skuteczna organizacja planowania zapasów powinna przewidywać zwiększenie lub zmniejszenie wolumenu zapasów dostępnych, pozostawiając ogólny program budżetowy bez zmian.
Planując zapasy ustala się dwa poziomy dostępności zapasów w magazynie: poziom graniczny (minimalny), poniżej którego zapasy nie spadają, oraz poziom maksymalny.
Znając czas trwania zamówienia, można z dużą dokładnością określić moment wznowienia zamówienia (punkt zamówienia). Czas realizacji zamówienia oznacza czas potrzebny dostawcy na wyprodukowanie wymaganego produktu i wysłanie go do dystrybutora hurtowego. Wybierając moment odnowienia zamówienia, należy kierować się ilością dostępnych zapasów i wielkością zamówień konsumenckich. W przypadku wahań popytu na towar i nieregularności dostaw konieczne staje się ustalenie zapasu zabezpieczającego (rezerwy) na okres przed dostawą towaru. Wielkość rezerw rezerwowych ustalana jest z reguły empirycznie na podstawie wyników przeszłych działań.
Maksymalny poziom zapasów ustalany jest podczas wstępnego planowania obowiązkowej listy asortymentowej i może ulec zmianie w procesie pracy z towarami. Maksymalna ilość jest ustalana dla każdej pozycji produktu i reprezentuje całkowitą ilość towarów znajdujących się w magazynie i zamówionych (ale jeszcze nie otrzymanych) towarów.
Minimalny stan zapasów oznacza minimalną ilość towaru zgromadzoną w magazynie. Artykuły zamówione w celu uzupełnienia dostępnych zapasów muszą dotrzeć w momencie osiągnięcia minimalnego poziomu zapasów lub wcześniej. Punkt zamówienia musi być tak dobrany, aby poziom zapasów dostępnych w okresie poprzedzającym przewidywaną dostawę nie spadł poniżej poziomu minimalnego i nie spowodował niedoborów towaru. Ważne jest, aby znać czas trwania zamówienia i czas potrzebny na jego realizację. Nie zawsze da się przewidzieć czas dostawy dokładnie co do dnia. W przypadku nieregularności dostaw należy ustalić współczynnik korygujący czas na cały okres realizacji zamówienia. Na przykład, jeśli dostawy ładunku zazwyczaj odbywają się w ciągu dwóch tygodni, ale opóźnienia w dostawach wymagają dodatkowego tygodnia, możesz przyjąć, że szacowany czas dostawy ładunku mieści się w przedziale od 14 do 21.
Zapasy dostępne to rzeczywista ilość wszystkich towarów przechowywanych w magazynie. Dotyczy to wszystkich towarów przeznaczonych do sprzedaży, w tym towarów nierentownych i niespełniających norm zwracanych przez konsumentów. Jeżeli produkt nie nadaje się do dalszego użytku, zostaje odesłany do dostawcy lub spisany na straty jako wada fabryczna.
Pozycja w zamówieniu reprezentuje wymaganą ilość, która jest wymagana do uzupełnienia pozycji już sprzedanych lub oczekujących na sprzedaż.
Spójrzmy na przykład określenia wielkości zamówienia. Jeżeli maksymalny poziom artykułu wynosi 1000 sztuk, a jego zużycie w ciągu tygodnia wynosi 100 przy czasie realizacji wynoszącym trzy tygodnie, dodatkowa ilość wymagana w momencie ponownego zamówienia wyniesie 400 jednostek. Jeśli w zamówieniu uwzględnisz 600 sztuk i zrealizujesz zamówienie tego samego dnia, stan zapasów na stanie osiągnie maksymalny poziom.
W ciągu trzech tygodni sprzedanych zostanie 300 sztuk produktu. Do tego czasu dostępne zapasy osiągną poziom 700 sztuk i zostaną uzupełnione o kolejne 600 zamówionych w późniejszym terminie. Następnie, w przypadku konieczności osiągnięcia maksymalnego poziomu zapasów po dostawie towaru, w zamówieniu konieczne będzie uwzględnienie 900 sztuk towaru (600 sztuk to mniej niż ilość minimalna, a 300 sztuk zostanie sprzedanych w ciągu 3 tygodni).
Przy obliczaniu wielkości zamówienia uwzględniane są zarówno możliwości producenta-dostawcy w zakresie wytworzenia tych produktów, jak i możliwości hurtownika w zakresie odbioru i umieszczenia zamówionych produktów w magazynie. Obliczanie wielkości zamówienia na podstawie wyłącznie tych czynników, bez uwzględnienia zapotrzebowania konsumentów, odbywa się z reguły według maksymalnego standardu. Na wielkość zamówienia wpływają możliwości produkcyjne dostawcy, koszty związane z pakowaniem, transportem i magazynowaniem towaru. Przy zakupie małych ilości towarów ich cena sprzedaży może być niezwykle wysoka. Dla każdego produktu ustalana jest minimalna dopuszczalna wielkość partii, poniżej której zakup tego produktu staje się ekonomicznie nieopłacalny. W niektórych przypadkach dystrybutor może zakupić towar poniżej minimalnej dopuszczalnej wielkości partii.
Przykładem takich zakupów są zakupy specjalne, mające na celu zaspokojenie specyficznych potrzeb nabywców.
Kolejnym powodem zamówienia partii towaru poniżej ustalonego poziomu minimalnego są przekroczenia budżetu. Dystrybutor rozdziela środki budżetowe na zakup towarów według własnego uznania, starając się dokonać jak największych inwestycji w dochodowe towary. Saldo środków nie pozwala na pokrycie kosztów zakupu innych towarów i stwarza konieczność zakupu partii towaru poniżej poziomu minimalnego.
Aby zarządzać stanami magazynowymi, konieczne jest ustalenie maksymalnego i minimalnego poziomu zamówienia dla każdej pozycji produktu. Choć przy minimalnej ilości zakupu dostawca nie wymaga od dystrybutora dopłaty za sprzedany towar, nie należy jednak zapominać, że realizacja minimalnych ilości zakupu jest czasami droższa od zakupu średnich i dużych ilości i może przekroczyć kwotę planowanego zysku ze sprzedaży towarów w małych ilościach.
Minimalną ilość dostawy może ustalić zarówno dostawca, jak i dystrybutor. Dla każdej jednostki produkcyjnej dystrybutor określa wielkość partii zakupowej, która jest dla niego najbardziej opłacalna finansowo. Zakupy poniżej ustalonej ilości minimalnej będą go kosztować więcej. Dokonując specjalnych jednorazowych zakupów zasada ta może zostać naruszona w przypadku, gdy Konsument zgodzi się zapłacić za swoje zamówienie po wyższych cenach.
Wielkość zamówienia należy ustalić pod kątem wykonalności ekonomicznej w oparciu o analizę rocznych planów sprzedaży, powierzchni magazynowych oraz alokacji budżetowych na finansowanie działań zakupowych. Maksymalna wielkość zamówienia ustalana jest w celu zaspokojenia zwiększonego zapotrzebowania bez zwiększania częstotliwości zamówień. Przy ustalaniu maksymalnej wielkości zamówienia należy wziąć pod uwagę wiele czynników, z których najważniejszym jest analiza dostępnej powierzchni magazynowej na zamówione produkty oraz możliwość zachowania wysokiej jakości warunków przechowywania. Maksymalnej ilości zamówienia nie należy mylić z maksymalną dozwoloną ilością zapasów. Maksymalna ilość zamówienia to maksymalna liczba pozycji wchodzących w skład zamówienia zakupu produktu. Maksymalny poziom zapasów dostępnych to łączna ilość towarów dostępnych i zamówionych w określonym czasie.
Wielkość, czas realizacji i moment wznowienia zamówienia (punkt zamówienia) należy ustalić dla każdej pozycji produktowej na podstawie wyników dotychczasowej pracy z tym produktem. Czas odnowienia zamówienia liczony jest w oparciu o częstotliwość obiegu produktu, taryfy transportowe, a także standardy, minimalny i maksymalny stan zapasów ustalony dla tego produktu.
Zazwyczaj wznowienie zamówienia podejmowane jest w momencie, gdy ilość towaru w magazynie osiąga punkt krytyczny. Niektóre produkty kupowane są wyłącznie w zestawie, w partii seryjnej. Moment wznowienia składania zamówienia na dany towar wybierany jest w okresie, w którym jeden z towarów wchodzących w skład serii osiągnie poziom minimalny. W takim przypadku wielkość zamówienia na dany rodzaj produktu w serii może być niższa od poziomu ustalonego dla tego produktu. Zazwyczaj firmy produkcyjne wolą otrzymywać zamówienia na dostawę pełnej serii towarów. W przypadku dostaw seryjnych producent uzgadnia z hurtownią termin dostawy, ograniczając przyjmowanie pozostałych zamówień.
Moment odnowienia zamówienia zwykle wiąże się z określoną ilością stanu magazynowego. Jednak odnawiając zamówienie, nie zawsze trzeba polegać na dokładnie określonej ilości. Przykładowo istnieje możliwość odnowienia zamówienia przy stanie magazynowym wynoszącym 29 sztuk, chociaż standard odnowienia zamówienia jest ustawiony dla ilości produktu wynoszącej 25 sztuk.
Rytmiczna, dobrze zorganizowana produkcja ma ogromne znaczenie nie tylko bezpośrednio dla producenta (dostawcy), ale także dla dystrybutora, gdyż wszystko
Błędy w obliczeniach w produkcji odbijają się w takim czy innym stopniu na koszcie produktu. Cykl produkcyjny to złożony proces wymagający zasobów ludzkich, pojazdów, sprzętu, obiektów do przechowywania towarów w trakcie cyklu produkcyjnego, materiałów do wytworzenia produktów i ich opakowania. Koszt wytworzonego towaru musi pokrywać koszty organizacji i realizacji cyklu produkcyjnego. Dla każdej nazwy produktu producent ustala odpowiedni cykl produkcyjny. Producent ma prawo opóźnić produkcję niektórych wyrobów do czasu, gdy wyprodukowanie zamówionej ilości stanie się ekonomiczne i opłacalne. Wielu dystrybutorów uważa zamawianie dużych ilości produktu za korzystne finansowo. Zakup dużych ilości towarów, choć wymaga dużych nakładów inwestycyjnych, pozwala jednak na rytmiczną obsługę konsumentów i zapewnia równomierne generowanie zysków. Przy zakupie małych ilości koszt towarów wzrasta, a ta okoliczność stwarza pewne trudności w sprzedaży towarów. Sprzęt musi być używany przez producenta oszczędnie i z pełną wydajnością. Jeżeli sprzęt nie jest w pełni obciążony, producent może zwiększyć koszt zamówienia lub zażądać zwiększenia wielkości zamówienia do ilości pokrywających koszty produkcji. Dystrybutor postępuje tak samo, sprzedając towary swoim konsumentom, włączając w to koszty transportu, przechowywania, pakowania i przemieszczania w cenie towaru.
1) Wskaźniki intensywności użytkowania środków trwałych
2) Wskaźniki wykorzystania przestrzeni i obiektów produkcyjnych
3) Wskaźniki produktywności kapitału środków trwałych i stopy zwrotu
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
22. Co obejmuje pojęcie „kapitału obrotowego przedsiębiorstwa”?
1) Materiały podstawowe i pomocnicze, półprodukty własnej produkcji, półprodukty zakupione, komponenty
2) Część środków produkcji, które uczestniczą jednorazowo w cyklu produkcyjnym i całkowicie przenoszą swoją wartość na koszt wytworzonych produktów
3) Środki produkcji, które wielokrotnie biorą udział w procesie produkcyjnym i przenoszą swoją wartość na koszt produkcji
4) Narzędzia, które wielokrotnie biorą udział w cyklu produkcyjnym i przenoszą swoją wartość na koszt gotowego produktu nie od razu, ale w częściach, w miarę zużywania się
5) Przedmioty pracy niezbędne do wytworzenia produktów
23. Jakie elementy materialne i materialne wchodzą w skład kapitału obrotowego przedsiębiorstwa?
1)Zapasy surowców, materiałów, półproduktów, produktów zakupionych, części zamiennych, paliw, produkcji w toku, rozliczeń międzyokresowych kosztów
2) Maszyny, zespoły, urządzenia, kontenery, stojaki
3) Wyroby gotowe, gotówka w kasie, na rachunku bieżącym firmy
4) Zysk przedsiębiorstwa, dług wobec dostawców
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
24. Jaki jest minimalny stan magazynowy?
1) Ilość towaru, przy której konieczne jest złożenie zamówienia na zakup nowej partii
2) Ilość zapasów z uwzględnieniem przypadkowych odchyleń w terminach dostaw i wielkości zużycia
3) Optymalna wielkość partii dostawy
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
25. Od czego zależy wskaźnik rotacji zapasów w danym okresie?
1) Od inwentarza początkowego i końcowego
2) Ze średniego zapasu
3) Z kosztu sprzedanych produktów i średnich zapasów
4) Ze wszystkich powyższych
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
26. Co to jest kapitał obrotowy?
1) Część kapitału przedsiębiorstwa, która ulega modyfikacji w cyklu produkcyjnym i cyklu wymiany i pojawia się w postaci zapasów, należności, środków pieniężnych i papierów wartościowych
2) Wartość netto osoby fizycznej lub prawnej pomniejszona o kwotę zobowiązań
3) Część kapitału przedsiębiorstwa, stanowiąca zbiór istotnych elementów długotrwałego funkcjonowania
4) Część kapitału zaawansowanego przeznaczona na zakup przedmiotów pracy
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
27. Które z poniższych dotyczy funduszy obiegowych?
1) Zasoby materialne przedsiębiorstwa, przemysłu
2) Pojazdy korporacyjne, budynki przemysłowe, konstrukcje
3) Produkty gotowe, produkty wysłane, w transporcie, gotówka w akcjach, na rachunku bieżącym, w kasie, wszelkiego rodzaju wierzytelności
4) Zysk
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
28. Które z poniższych zalicza się do kapitału obrotowego przedsiębiorstwa?
1)Zapasy materiałów, części zamiennych, paliw, wyrobów gotowych w magazynie
2) Fundusze obrotowe i fundusze obiegowe
3) Produkcja w toku, towar gotowy w magazynie
4) Wyposażenie warsztatu, gotowe produkty w magazynie
5)Zapasy, produkcja w toku, rozliczenia międzyokresowe kosztów
29. Które z poniższych odnosi się do produkcji w toku?
1) Przedmioty pracy, które nie weszły jeszcze do procesu produkcyjnego
2) Przedmioty pracy, które weszły już do procesu produkcyjnego, ale nadal znajdują się na etapie przetwarzania
3) Przedmioty pracy znajdujące się w przedsiębiorstwie w określonej wielkości, zapewniające ciągłość cyklu produkcyjnego
4) Koszty związane z przygotowaniem produkcji nowych typów wyrobów i ich rozwojem
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
30. Czym charakteryzuje się wskaźnik rotacji kapitału obrotowego?
1) Poziom wyposażenia technicznego siły roboczej
2) Intensywność wykorzystania kapitału obrotowego
3) Średni czas trwania jednego obrotu
4) Ilość sprzedanych produktów na 1 rubel. aktywa produkcyjne
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
31. Jaki wskaźnik charakteryzuje intensywność materiałową produktów?
1) Poziom techniczny produkcji
2) Całkowita masa materiałów do wytworzenia jednego produktu
3) Normy dotyczące zużycia materiałów do produkcji
produkty
4) Oszczędne wykorzystanie materiałów
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
32. Jakie wskaźniki charakteryzują efektywność funduszy?
1) Zysk, opłacalność produkcji
2) Produktywność kapitału, kapitałochłonność produktów, stosunek kapitału do pracy
3) Współczynnik obrotów, średni czas trwania jednego obrotu
4) Poziom zwrotu z kapitału obrotowego
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
33. Przez jaki etap przechodzi kapitał obrotowy w swoim ruchu?
1) Monetarny
2) Produktywny
3) Towar
4) Wszystko powyższe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
34. Która z poniższych osób nie należy do kategorii pracowników?
1) Pracownicy
2) Pracownicy
3) Mechanik
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
35. Co to jest zawód?
1) Rodzaj pracy wymagający specjalnego przeszkolenia i będący źródłem utrzymania
2) Specjalność będąca źródłem utrzymania
3) Każda praca, którą może wykonywać pracownik
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
36. Które osoby są pracownikami?
1) Wykonywanie pracy
2) Bezpośrednio zaangażowany w produkcję produktów pracy
3) Szefowie
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
37. Którzy pracownicy zaliczani są do pracowników?
1) Głównie praca umysłowa, zapewniająca zarządzanie produkcją produktów pracy
2) Osoby w służbie właściciela przedsiębiorstwa
3) Robotnicy
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
38. Które z poniższych stanowisk nie należy do kategorii „menedżer”?
1) Dyrektor
2) Zastępcy dyrektora
3) Główni specjaliści
4) Starsi inżynierowie
5) Kierownicy sklepów
39. Jakie jest zatrudnienie?
1) Liczba personelu zgodnie z wykazem
2) Liczbę pracowników znajdujących się na liście według stanu na dany dzień, z uwzględnieniem osób zatrudnionych i zwolnionych w tym dniu
3) Liczba pracowników zgłaszających się do pracy w ciągu miesiąca
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
40. Jak ustala się całkowity wskaźnik rotacji personelu?
1) Stosunek ogólnej liczby pracowników zatrudnionych i emerytowanych w okresie sprawozdawczym do przeciętnej liczby pracowników
2) Stosunek ogólnej liczby pracowników zatrudnionych i emerytowanych w okresie sprawozdawczym do liczby płac
3) Jest to łączna liczba zaakceptowanych
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
41. Czym jest produktywność pracy?
1) Wydajność produktu na jednostkę czasu
2) Koszty pracy na jednostkę produkcji
3) Stopień owocnej aktywności ludzi, określony wskaźnikami produkcji i pracochłonności
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
42. Czym jest produkcja?
1) Koszty pracy przy produkcji
2) Całkowita ilość produktów wytworzonych przez przedsiębiorstwo
3) Koszty surowców do produkcji
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
43. Jakiego wskaźnika wzrost stymulują płace będące formą wynagrodzenia za pracę?
1) Wydajność pracy
2) Produktywność kapitału
3) Pojemność materiałowa
4) Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe
5) Nie ma poprawnej odpowiedzi
Artykuł ten będzie przydatny dla osób rozpoczynających działalność w handlu. Rozpoczęcie działalności wiąże się zazwyczaj z ograniczonymi środkami finansowymi, dlatego znajomość minimalnego stanu towarów w magazynie sklepu będzie niezwykle przydatna. Oszczędzi to Twój kapitał obrotowy i umożliwi szybszy rozwój małej firmy.
Rozpoczynając pracę w handlu detalicznym materiałami budowlanymi napotkałem szereg problemów związanych z inwentaryzacją towaru na magazynie sklepu. Na przykład:
- Zamówiony towar wyczerpał się dość szybko, a do następnej dostawy było jeszcze daleko. W rezultacie sklep stracił potencjalnych klientów, a co za tym idzie, zysk.
- Produkty, na które było małe zapotrzebowanie, zajmowały dużo wolnego miejsca i „pochłaniały” użyteczną przestrzeń w sklepie lub na wystawie, ale przydałyby się w przypadku bardziej popularnych pozycji. Poza tym zainwestowano już w nie środki, które niestety nie są nieograniczone.
Po pewnym czasie, po wyciągnięciu wniosków i zebraniu statystyk sprzedaży, opracowałem dla siebie rozwiązanie tego problemu w postaci obliczenia minimalnego stanu towaru w magazynie. Jak to zrobić, że tak powiem, w domu.
Po pierwsze, będziesz potrzebować statystyk, lub, jeśli chcesz, raportu sprzedaży za mniej lub bardziej poważny okres czasu. U mnie to już rok. Dla Ciebie może to być miesiąc, kwartał lub pół roku. Taki raport sprzedaży można wygenerować w specjalnym programie księgowym (na przykład 1C) lub sporządzić samodzielnie na podstawie księgi sprzedaży (czy prowadzisz jakieś zapisy?).
Po drugie, będziesz musiał sam określić średni czas dostawy towaru. Być może jest to dzień, jeśli dostawca jest w pobliżu, a może jest to miesiąc, jeśli np. produkcja dostawcy działa na zamówienie, a termin jest tak imponujący. Mam taki termin dla prawie wszystkich dostawców, zwykle 10 dni.
Zacznijmy obliczać minimalny stan towaru w magazynie. Na przykład wezmę jedną z kategorii sklepu - „Kominy ze stali nierdzewnej” i sporządzę dla niej raport sprzedaży za 1 rok (w twoim przypadku może to być miesiąc, kwartał, pół roku). Jest to łatwe do zrobienia w bazie danych 1C; ci, którzy jej nie mają, będą musieli ciężko pracować ręcznie. Oto, co się wydarzyło (kliknij, aby powiększyć):
- Liczba sprzedaży w ciągu 1 dnia
- Liczba sprzedaży pomiędzy dostawami (Twój czas dostawy)
- Minimalny stan towaru w magazynie
Oto co dostałem:
Wielu zapewne już się domyśliło, że w następnej kolejności musimy obliczyć liczbę sprzedaży w ciągu jednego dnia. Aby to zrobić, wpisz formułę w komórce C2 „=B2/365” i skopiuj ją dla całej kolumny C. Excel automatycznie zmieni wartość (B) w formule dla każdego wiersza na B3, B4, B5 itd.
Kolejna kolumna pokaże nam średnią liczbę sprzedaży produktów pomiędzy dostawami (posiadam tę wartość od 10 dni). Zapiszmy formułę dla kolumny D w komórce D2 „=C2*10”. Skopiujmy to do wszystkich komórek w kolumnie D. Zobaczmy, co się stanie:
Jak widać na rysunku, wartości okazały się ułamkowe. Nie może się to zdarzyć w przypadku prawdziwych towarów, chyba że towar został pocięty lub zważony. Dodatkowo niektóre pozycje mają wartości bliskie zeru. Ale logicznie rzecz biorąc, jest to cała niezbędna gama produktów i od czasu do czasu nawet towary o niskim popycie wciąż znajdują nabywcę. Inwestując w nie, stwarzamy szeroki wybór dla kupującego. Jak jednak pokazują wartości uzyskane w kolumnie D, nie ma sensu wydawać kapitału obrotowego i przechowywać cały asortyment w tej samej ilości. Dlatego też zachowamy pełen asortyment i zapełnimy magazyn towarami bardziej popularnymi, jeżeli otrzymane wartości zaokrąglimy do najbliższej liczby całkowitej. Można to zrobić w tabeli za pomocą funkcji Roundup. Zapiszmy formułę z tą funkcją w kolumnie E. Wpiszmy „=zaokrąglenie(D2)” w komórce E2 i skopiujmy ją do pozostałych komórek kolumny.
Generalnie wartości z kolumny E oznaczają minimalny stan towaru w magazynie sklepu. Oczywiście przechowywanie tak małej ilości towaru ma znaczenie tylko w początkowej fazie działalności, kiedy sklep musi zaprezentować pełny asortyment przy minimalnych nakładach inwestycyjnych. Mając taki stan magazynowy nie będziesz w stanie normalnie współpracować ze wszystkimi klientami. Na przykład na potrzeby zespołów i organizacji instalacyjnych taka rezerwa wyraźnie nie wystarczy. Z biegiem czasu, gdy kapitał obrotowy sklepu będzie rósł wolumenowo, trzeba będzie pomyśleć o powiększeniu zapasów magazynowych lub o optymalnym zatowarowaniu towaru w magazynie.
Problem optymalnej wielkości sald magazynowych powinien dotyczyć nie tylko obsługi logistycznej, ale także dyrektora finansowego. Nadmiar zapasów oznacza wycofywanie środków z obiegu i koszty utrzymania dużych powierzchni magazynowych, natomiast niedobory zapasów oznaczają ryzyko utraty klientów i zmniejszenia przychodów. W jaki sposób dyrektor finansowy może zoptymalizować inwestycje w zapasy?
Problem optymalnej wielkości sald magazynowych powinien dotyczyć nie tylko obsługi logistycznej, ale także dyrektora finansowego. Nadmiar zapasów oznacza wycofywanie środków z obiegu i koszty utrzymania dużych powierzchni magazynowych, natomiast niedobory zapasów oznaczają ryzyko utraty klientów i zmniejszenia przychodów. W jaki sposób dyrektor finansowy może zoptymalizować inwestycje w zapasy?
Nie jest dla nikogo nowością, że kondycja finansowa firmy w dużej mierze zależy od efektywnego zarządzania dostawami i zapasami. „Wielkość rezerw w naszej firmie wynosi około 70 milionów rubli, czyli ponad dwa tysiące pozycji. Jednocześnie koszty utrzymania zapasów stanowią nawet do 30% ich kosztów.
Dlatego zwracamy szczególną uwagę na organizację zarządzania zapasami, w tym obliczanie optymalnej wielkości zamówienia i tworzenie efektywnego portfela asortymentowego – mówi Inga Rodionova, dyrektor finansowa grupy spółek MOND. Brak przemyślanej kontroli nad zaopatrzeniem i saldami magazynowymi nieuchronnie odbija się na wynikach finansowych firmy.
„W 2005 roku nasza firma odkryła nadwyżki w niektórych kategoriach produktów na skutek nieprawidłowego planowania zakupów. Zdaniem innych, wręcz przeciwnie, było to niedociągnięcie, które nie pozwoliło na pełną realizację planu sprzedaży. Ustalono to poprzez porównanie rzeczywistych zapasów według kategorii z planami sprzedaży na odpowiedni okres. W większości przypadków miała na to wpływ sytuacja w kraju pochodzenia.
W Chinach, gdzie firma posiada większość swoich fabryk, pojawiły się problemy pracownicze i energetyczne, dlatego dostawcy wydłużali cykle produkcyjne, a czasem nawet zakłócali dostawy. Z tego powodu nasi menedżerowie często zamawiali więcej i częściej niż było to konieczne lub wręcz przeciwnie, składali zamówienie dość późno, co również prowadziło do braku towaru na magazynie” – wspomina Elena Ageeva, dyrektor finansowa Golder Electronics.
Jednak w praktyce próby poprawy sytuacji często sprowadzają się do ustalenia standardu dla takiego wskaźnika, jak rotacja zapasów (stosunek przychodów do średniego stanu zapasów).
Innymi słowy, po przestudiowaniu statystyk sprzedaży i zapasów, dział finansowy na kolejny okres wyznacza standard obrotu saldami zapasów dla działów handlowych. Ale to rozwiązanie ma istotne wady, a mianowicie: brane są pod uwagę tylko towary znajdujące się w magazynie. Przy ustalaniu standardu obrotu nie uwzględnia się towarów i pieniędzy w tranzycie, a także należności. Redukując zapasy, firma wpływa jedynie na niewielką część całkowitej kwoty środków zainwestowanych w utrzymanie zapasów;
Po ustaleniu rygorystycznego standardu rotacji zapasów dla oddziałów handlowych, dział finansowy zmusza je do działania według jednego z poniższych scenariuszy. Aby zmniejszyć stany magazynowe i dotrzymać standardu, po pierwsze można zmniejszyć wolumen kupowanych partii, a po drugie liczbę dostaw.
Jeśli zmniejszysz wielkość zakupów, koszty wysyłki wzrosną, ponieważ towary będą dostarczane znacznie częściej. Rzadsze dostawy spowodują zmniejszenie zapasów bezpieczeństwa. W rezultacie poziom podaży popytu zmniejszy się, a coraz częściej będą pojawiać się sytuacje, w których żądanego przez klientów towaru nie ma w magazynie.
Aby raz na zawsze rozwiązać problem zarządzania zapasami i zoptymalizować inwestycje w towar znajdujący się na magazynie, wymagane jest kompleksowe podejście do rozwiązania problemu.
Macierz analizy QRS i ABC
Zapasy różnią się od zapasów
Zanim zaczniesz optymalizować zapasy, musisz oddzielić zapasy główne od zapasów awaryjnych i tymczasowych. Na przykład, zgodnie z systemem księgowym, w magazynie przechowywanych jest 100 towarów dostawcy X w ilości 100 tysięcy rubli, wielkość sprzedaży dostawcy wynosi 200 tysięcy rubli. Korzystając z tych danych, ustalamy dwukrotność rotacji zapasów. Jeśli jednak w tych 100 tysiącach rubli. Jeżeli otrzymane zostaną towary wadliwe i niepłynne w ilości odpowiednio 20 tysięcy i 30 tysięcy rubli, wówczas rzeczywisty obrót towarami będzie co najmniej dwukrotnie większy.
Zapas główny służy zapewnieniu sprzedaży zgodnej z planem. Składa się z dwóch głównych części:
- zapasy robocze - zapasy do realizacji planu. Jego wielkość uzależniona jest od partii, w jakich towar jest odbierany od dostawcy;
- Zapasy bezpieczeństwa tworzone są w celu skompensowania niepewności związanych z możliwym wzrostem rzeczywistej sprzedaży powyżej planu lub z opóźnieniami w dostawach.
Inwentarz tymczasowy tworzony jest na określony czas i składa się z trzech głównych typów:
- zapasy sezonowe. W okresie sezonowego wzrostu konsumpcji na rynku dostawcy doświadczają przerw w dostępności towarów. Aby uniknąć braku towaru na magazynie, należy stworzyć nadwyżkę najbardziej krytycznych towarów i sprzedać go w trakcie sezonu;
- akcje marketingowe. W okresie kampanii marketingowych produktu istnieje potrzeba zapewnienia jego dostępności w nadwyżkach. W ramach promocji rezerwy te są sprzedawane;
- rezerwa rynkowa. Dostawcy często zamykają produkcję w celu konserwacji, podnoszą ceny itp. Można osiągnąć znaczny zysk, jeśli masz towar na magazynie po starych cenach w momencie, gdy konkurenci już go wyczerpali.
Akcje przymusowe powstają niezależnie od woli firmy i jej pracowników. Obejmuje to towary niepłynne (towary o normalnej jakości, ale w ilości, którą trudno sprzedać stosunkowo szybko), towary wadliwe.
Oczywiście wymagany poziom sprzedaży zapewniają jedynie zapasy główne. Dlatego księgowanie towarów w systemie informacyjnym musi być zorganizowane w taki sposób, aby można było zidentyfikować główne zapasy. Ponadto system musi odzwierciedlać ilość towarów niepłynnych i wadliwych, a także pieniądze wydane na ich zakup. Aby zmniejszyć liczbę takich towarów w strukturze zapasów, należy zorganizować regularną pracę nad sprzedażą niepłynnych zapasów i wad. Należy to robić co miesiąc, a nie okazjonalnie. W proces ten konieczne jest zaangażowanie nie tylko działu zakupów, ale także działu sprzedaży.
Struktura zapasów
Gdzie są pieniądze
Zatem po zapoznaniu się ze wszystkimi możliwymi rodzajami rezerw należy jasno określić, w jaki sposób firma je finansuje. Innymi słowy, musisz zrozumieć, ile środków własnych i pożyczonych (na przykład kredytów bankowych) (zasoby inwestycyjne, IR) firma inwestuje w utrzymanie zapasów.
Teoretycznie wszystko jest proste, formuła zasobów inwestycyjnych jest następująca:
IR = TP + TZ + DZ + DP - KZ,
gdzie TP - towar w tranzycie. Firma zapłaciła dostawcy za wysyłkę towaru, ale nie dotarł on jeszcze do magazynu i dlatego nie jest uwzględniony w inwentarzu;
TK - zapasy towarowe. Towary przyjęte do magazynu, ale nie wysłane do klientów;
DZ - należności od klientów. Towary wysłane do klientów, ale nieopłacone przez nich;
DP - pieniądze w drodze.
Pieniądze, które klient zapłacił za towar, a firma nie zapłaciła dostawcy; KZ - zobowiązania.
Pieniądze dostarczane przez dostawcę w formie pożyczki towarowej na utrzymanie zasobu towarowego. Idealnie byłoby, gdyby każda firma dążyła do tego, aby IR = 0. Pozwoli to na przeniesienie zawartości zasobu towarowego do dostawcy. Na przykład sieci handlowe wydają znacznie mniej pieniędzy na utrzymanie zapasów niż zobowiązania otrzymane od dostawcy. W ten sposób uwalniają środki na rozwój własnej sieci.
Należy pamiętać, że dyrektor finansowy musi codziennie monitorować wszystkie wskaźniki biorące udział w obliczaniu zasobów inwestycyjnych. Pozwoli nam to określić, gdzie skoncentrowane są środki spółki i opracować niezbędne działania mające na celu uwolnienie środków własnych.
Aby ocenić ich skuteczność, można zastosować stosunek przychodów do wielkości zasobów inwestycyjnych. Wiadomo, że im jest on wyższy, tym efektywniej firma zarządza swoimi pieniędzmi.
Idealnie byłoby, gdyby każda firma dążyła do tego, aby zasób inwestycyjny był równy zeru.
Analiza zapasów
Aby zidentyfikować wewnętrzne rezerwy firmy, warto skorzystać z analizy QRS. Jej istotą jest podzielenie towarów i ich dostawców na trzy grupy, kierując się wielkością wymaganych inwestycji. Do podziału na grupy można posłużyć się kryterium istotności, które oblicza się według następującego wzoru:
Kryterium istotności (Kz) = (Zasób inwestycyjny/Wolumen sprzedaży) 100%.
Kz< - 10%. Группа Q. Сюда относятся товары и их поставщики, которые вкладывают в оборот заказчика более 10% от своего месячного объема продаж. Отсрочка на погашение товарного кредита такова, что приобретенный товар компания успевает продать и направить вырученные средства на финансирование других закупок.
10% < Кз < +10%. Группа R. Кредитных средств этих поставщиков, как правило, достаточно, чтобы обеспечить содержание товарного ресурса по поставляемым ими товарам, но не более.
Zwarcie > +10%. Grupa S. Aby zakupić towary od tej kategorii dostawców, należy zainwestować własne środki.
Sama analiza QRS nie daje pełnego obrazu tego, co się dzieje. Innymi słowy, nie pozwala na śledzenie zainteresowania firmy zakupem konkretnego produktu. Aby skorygować to pominięcie, można przeprowadzić analizę ABC, dzieląc wszystkie produkty na trzy kategorie w oparciu o wskaźnik zysku. Przykładowo A obejmie wszystkie produkty, które przynoszą wszystkim klientom 50% całkowitego zysku, B – 30% zysku, a C – 20% zysku. „Planując sprzedaż, asortyment naszej firmy (ponad 600 pozycji) dzielimy na trzy grupy za pomocą analizy ABC” – mówi Elena Ageeva. - Do grupy A zaliczamy towary, które generują największe dochody i zapewniają utrzymanie większości zapasów. W przypadku tych produktów wielkość i termin zamówienia są ustalane możliwie najdokładniej, gdyż konieczne jest zapewnienie ich stałej dostępności w magazynie. Produkty grupy B zajmują średnią pozycję w tworzeniu zapasów. Produkty grupy C stanowią najliczniejszą grupę produktów, jednak ich udział w całkowitej sprzedaży jest niewielki.
EKSPERTOWA OCENA WIELKOŚCI ZAPASU UBEZPIECZEŃ
W naszej firmie towary tych trzech grup, według danych statystycznych, dystrybuowane są w następujący sposób:
- 10% pozycji asortymentowych zapewnia 75% kosztu zapasów (grupa A);
- 25% pozycji asortymentowych stanowi 20% kosztu zapasów (grupa B);
- 65% asortymentu zawiera 5% kosztu zapasów (grupa C).
Analizę przeprowadza dział marketingu.
Łącząc wyniki analizy QRS i ABC (patrz rys. 1) i identyfikując dziewięć grup produktowych, można określić strategię współpracy z dostawcami, a także strategię sprzedaży. Produkty i dostawcy wchodzący w skład grupy AQ są najbardziej rentowni i nie wymagają finansowania własnego utrzymania. Konieczne jest budowanie długotrwałych partnerstw z dostawcami takich towarów, monitorowanie terminów spłaty zobowiązań wobec nich itp. A towary z grupy CS są najmniej rentowne i jednocześnie wymagają dodatkowych środków na utrzymanie zapasów, dlatego, jeśli to możliwe, lepiej je usunąć z zasięgu.
KLUCZOWE LIMITY ZAPASÓW
Optymalny zapas
Gdy firma ustali, w jaki produkt zainwestuje i z którymi dostawcami będzie współpracować, musi zaplanować ilość zapasów dla każdego rodzaju produktu. Aby to zrobić, na podstawie rzeczywistych danych (wielkość sprzedaży, czas reakcji itp.) należy obliczyć średni stan magazynowy dla każdego rodzaju produktu. Sumując dane o towarach danego dostawcy otrzymujemy średni stan magazynowy dla tego dostawcy. Przeciętny zapas towarowy (AS) w magazynie składa się z zapasu ubezpieczeniowego (STZ) i średniego zapasu roboczego (WSR) (patrz rys. 2 na stronie 33). Co więcej, to ostatnie zależy od tego, ile razy firma kupuje towary w danym okresie i od wielkości sprzedaży:
Istnieją dwa podejścia do szacowania zapasów bezpieczeństwa.
Pierwszy w oparciu o ocenę ekspertów dotyczącą prawdopodobnego wzrostu sprzedaży i opóźnień w dostawach produktów (patrz rys. 3). Do obliczeń stosuje się następujący wzór:
STZ = PDsr SRsr (% PD + % SR),
gdzie PDsr to średni dzienny wolumen sprzedaży, szt.; SRav – średni czas reakcji (okres od momentu pojawienia się zapotrzebowania na produkt do jego dostarczenia do magazynu), dni; % PD - procent prawdopodobnego wzrostu sprzedaży (o ile sprzedaż dziennie może wzrosnąć w stosunku do średniej sprzedaży), procent; % CP - procent prawdopodobnego opóźnienia dostawy (o ile dni dostawa może być opóźniona w stosunku do średniego czasu reakcji), procent.
Drugi Podejście do kalkulacji zapasów bezpieczeństwa opiera się na zakumulowanych statystykach wahań sprzedaży i naruszeń terminów dostaw.
Obliczane na podstawie zadanego prawdopodobieństwa przy użyciu tablic statystycznych funkcji Laplace'a. Na przykład, jeśli z 95% prawdopodobieństwem konieczne jest posiadanie produktu w magazynie, wówczas wartość ta będzie odpowiadać wartości współczynnika 1,64.
Jednakże, chociaż drugie podejście może zapewnić dokładniejsze wyniki, jest ono rzadko stosowane w praktyce. Faktem jest, że firmy często nie posiadają statystyk dotyczących opóźnień w dostawach.
Po ustaleniu wielkości zapasu bezpieczeństwa należy porównać uzyskane wyniki z rzeczywistymi stanami magazynowymi przekraczającymi zaplanowane zapotrzebowanie i zlikwidować istniejące nadwyżki.
Ścisła kontrola
Artykuł rozpoczęliśmy od tego, że stosowanie wskaźnika rotacji towarów jako standardu jest nieuzasadnione.
Prawidłową opcją jest codzienna kontrola zapasów w oparciu o odchylenia od następujących norm:
- zapas maksymalny (MaxTZ), który jest obliczany jako suma zapasu bezpieczeństwa i średniej wielkości dostaw;
- punkt zamówienia/ponownego zamówienia (ORP) - ilość towaru znajdująca się w magazynie, po osiągnięciu której konieczne jest złożenie nowego zamówienia u dostawcy (suma zapasu bezpieczeństwa oraz ilość towaru, która zostanie sprzedana w wymaganym czasie dostarczyć kolejną partię od dostawcy);
- punkt „ostatniego życzenia” (LW) - liczba towarów, która zostanie sprzedana w czasie niezbędnym do dostarczenia kolejnej przesyłki od dostawcy i do czasu przybycia kolejnej dostawy firma pozostanie bez towaru.
Ustalając standardy i szybko je monitorując, firma może maksymalnie efektywnie zarządzać inwestycjami w zapasy. Nie zapominajmy jednak, że nie wystarczy opracować niezbędną metodologię, ważne jest zainteresowanie pracowników firmy wynikami.
W takim przypadku dla każdego działu należy zastosować inne systemy wynagrodzeń, np.:
- Dział sprzedaży nastawiony jest na 100% realizację planu sprzedażowego;
- dział zakupów - za zgodność ze standardami inwentarza;
- dział transportu - w celu dotrzymania ustalonych terminów dostawy towaru.