Skuteczna organizacja planowania zapasów powinna przewidywać zwiększenie lub zmniejszenie wolumenu zapasów dostępnych, pozostawiając ogólny program budżetowy bez zmian.
Planując zapasy ustala się dwa poziomy dostępności zapasów w magazynie: poziom graniczny (minimalny), poniżej którego zapasy nie spadają, oraz poziom maksymalny.
Znając czas trwania zamówienia, można z dużą dokładnością określić moment wznowienia zamówienia (punkt zamówienia). Czas realizacji zamówienia oznacza czas potrzebny dostawcy na wyprodukowanie wymaganego produktu i wysłanie go do dystrybutora hurtowego. Wybierając moment odnowienia zamówienia, należy kierować się ilością dostępnych zapasów i wielkością zamówień konsumenckich. W przypadku wahań popytu na towar i nieregularności dostaw konieczne staje się ustalenie zapasu zabezpieczającego (rezerwy) na okres przed dostawą towaru. Wielkość rezerw rezerwowych ustalana jest z reguły empirycznie na podstawie wyników przeszłych działań.
Maksymalny poziom zapasów ustalany jest podczas wstępnego planowania obowiązkowej listy asortymentowej i może ulec zmianie w procesie pracy z towarami. Maksymalna ilość jest ustalana dla każdej pozycji produktu i reprezentuje całkowitą ilość towarów znajdujących się w magazynie i zamówionych (ale jeszcze nie otrzymanych) towarów.
Minimalny stan zapasów oznacza minimalną ilość towaru zgromadzoną w magazynie. Artykuły zamówione w celu uzupełnienia dostępnych zapasów muszą dotrzeć w momencie osiągnięcia minimalnego poziomu zapasów lub wcześniej. Punkt zamówienia musi być tak dobrany, aby poziom zapasów dostępnych w okresie poprzedzającym przewidywaną dostawę nie spadł poniżej poziomu minimalnego i nie spowodował niedoborów towaru. Ważne jest, aby znać czas trwania zamówienia i czas potrzebny na jego realizację. Nie zawsze da się przewidzieć czas dostawy dokładnie co do dnia. W przypadku nieregularności dostaw należy ustalić współczynnik korygujący czas na cały okres realizacji zamówienia. Na przykład, jeśli dostawy ładunku zazwyczaj odbywają się w ciągu dwóch tygodni, ale opóźnienia w dostawach wymagają dodatkowego tygodnia, możesz przyjąć, że szacowany czas dostawy ładunku mieści się w przedziale od 14 do 21.
Zapasy dostępne to rzeczywista ilość wszystkich towarów przechowywanych w magazynie. Dotyczy to wszystkich towarów przeznaczonych do sprzedaży, w tym towarów nierentownych i niespełniających norm zwracanych przez konsumentów. Jeżeli produkt nie nadaje się do dalszego użytku, zostaje odesłany do dostawcy lub spisany na straty jako wada fabryczna.
Pozycja w zamówieniu reprezentuje wymaganą ilość, która jest wymagana do uzupełnienia pozycji już sprzedanych lub oczekujących na sprzedaż.
Spójrzmy na przykład określenia wielkości zamówienia. Jeżeli maksymalny poziom artykułu wynosi 1000 sztuk, a jego zużycie w ciągu tygodnia wynosi 100 przy czasie realizacji wynoszącym trzy tygodnie, dodatkowa ilość wymagana w momencie ponownego zamówienia wyniesie 400 jednostek. Jeśli w zamówieniu uwzględnisz 600 sztuk i zrealizujesz zamówienie tego samego dnia, stan zapasów na stanie osiągnie maksymalny poziom.
W ciągu trzech tygodni sprzedanych zostanie 300 sztuk produktu. Do tego czasu dostępne zapasy osiągną poziom 700 sztuk i zostaną uzupełnione o kolejne 600 zamówionych w późniejszym terminie. Następnie, w przypadku konieczności osiągnięcia maksymalnego poziomu zapasów po dostawie towaru, w zamówieniu konieczne będzie uwzględnienie 900 sztuk towaru (600 sztuk to mniej niż ilość minimalna, a 300 sztuk zostanie sprzedanych w ciągu 3 tygodni).
Przy obliczaniu wielkości zamówienia uwzględniane są zarówno możliwości producenta-dostawcy w zakresie wytworzenia tych produktów, jak i możliwości hurtownika w zakresie odbioru i umieszczenia zamówionych produktów w magazynie. Obliczanie wielkości zamówienia na podstawie wyłącznie tych czynników, bez uwzględnienia zapotrzebowania konsumentów, odbywa się z reguły według maksymalnego standardu. Na wielkość zamówienia wpływają możliwości produkcyjne dostawcy, koszty związane z pakowaniem, transportem i magazynowaniem towaru. Przy zakupie małych ilości towarów ich cena sprzedaży może być niezwykle wysoka. Dla każdego produktu ustalana jest minimalna dopuszczalna wielkość partii, poniżej której zakup tego produktu staje się ekonomicznie nieopłacalny. W niektórych przypadkach dystrybutor może zakupić towar poniżej minimalnej dopuszczalnej wielkości partii.
Przykładem takich zakupów są zakupy specjalne, mające na celu zaspokojenie specyficznych potrzeb nabywców.
Kolejnym powodem zamówienia partii towaru poniżej ustalonego poziomu minimalnego są przekroczenia budżetu. Dystrybutor rozdziela środki budżetowe na zakup towarów według własnego uznania, starając się dokonać jak największych inwestycji w dochodowe towary. Saldo środków nie pozwala na pokrycie kosztów zakupu innych towarów i stwarza konieczność zakupu partii towaru poniżej poziomu minimalnego.
Aby zarządzać stanami magazynowymi, konieczne jest ustalenie maksymalnego i minimalnego poziomu zamówienia dla każdej pozycji produktu. Choć przy minimalnej ilości zakupu dostawca nie wymaga od dystrybutora dopłaty za sprzedany towar, nie należy jednak zapominać, że realizacja minimalnych ilości zakupu jest czasami droższa od zakupu średnich i dużych ilości i może przekroczyć kwotę planowanego zysku ze sprzedaży towarów w małych ilościach.
Minimalną ilość dostawy może ustalić zarówno dostawca, jak i dystrybutor. Dla każdej jednostki produkcyjnej dystrybutor określa wielkość partii zakupowej, która jest dla niego najbardziej opłacalna finansowo. Zakupy poniżej ustalonej ilości minimalnej będą go kosztować więcej. Dokonując specjalnych jednorazowych zakupów zasada ta może zostać naruszona w przypadku, gdy Konsument zgodzi się zapłacić za swoje zamówienie po wyższych cenach.
Wielkość zamówienia należy ustalić pod kątem wykonalności ekonomicznej w oparciu o analizę rocznych planów sprzedaży, powierzchni magazynowych oraz alokacji budżetowych na finansowanie działań zakupowych. Maksymalna wielkość zamówienia ustalana jest w celu zaspokojenia zwiększonego zapotrzebowania bez zwiększania częstotliwości zamówień. Przy ustalaniu maksymalnej wielkości zamówienia należy wziąć pod uwagę wiele czynników, z których najważniejszym jest analiza dostępnej powierzchni magazynowej na zamówione produkty oraz możliwość zachowania wysokiej jakości warunków przechowywania. Maksymalnej ilości zamówienia nie należy mylić z maksymalną dozwoloną ilością zapasów. Maksymalna ilość zamówienia to maksymalna liczba pozycji wchodzących w skład zamówienia zakupu produktu. Maksymalny poziom zapasów dostępnych to łączna ilość towarów dostępnych i zamówionych w określonym czasie.
Wielkość, czas realizacji i moment wznowienia zamówienia (punkt zamówienia) należy ustalić dla każdej pozycji produktowej na podstawie wyników dotychczasowej pracy z tym produktem. Czas odnowienia zamówienia liczony jest w oparciu o częstotliwość obiegu produktu, taryfy transportowe, a także standardy, minimalny i maksymalny stan zapasów ustalony dla tego produktu.
Zazwyczaj wznowienie zamówienia podejmowane jest w momencie, gdy ilość towaru w magazynie osiąga punkt krytyczny. Niektóre produkty kupowane są wyłącznie w zestawie, w partii seryjnej. Moment wznowienia składania zamówienia na dany towar wybierany jest w okresie, w którym jeden z towarów wchodzących w skład serii osiągnie poziom minimalny. W takim przypadku wielkość zamówienia na dany rodzaj produktu w serii może być niższa od poziomu ustalonego dla tego produktu. Zazwyczaj firmy produkcyjne wolą otrzymywać zamówienia na dostawę pełnej serii towarów. W przypadku dostaw seryjnych producent uzgadnia z hurtownią termin dostawy, ograniczając przyjmowanie pozostałych zamówień.
Moment odnowienia zamówienia zwykle wiąże się z określoną ilością stanu magazynowego. Jednak odnawiając zamówienie, nie zawsze trzeba polegać na dokładnie określonej ilości. Przykładowo istnieje możliwość odnowienia zamówienia przy stanie magazynowym wynoszącym 29 sztuk, chociaż standard odnowienia zamówienia jest ustawiony dla ilości produktu wynoszącej 25 sztuk.
Rytmiczna, dobrze zorganizowana produkcja ma ogromne znaczenie nie tylko bezpośrednio dla producenta (dostawcy), ale także dla dystrybutora, gdyż wszystko
Błędy w obliczeniach w produkcji odbijają się w takim czy innym stopniu na koszcie produktu. Cykl produkcyjny to złożony proces wymagający zasobów ludzkich, pojazdów, sprzętu, obiektów do przechowywania towarów w trakcie cyklu produkcyjnego, materiałów do wytworzenia produktów i ich opakowania. Koszt wytworzonego towaru musi pokrywać koszty organizacji i realizacji cyklu produkcyjnego. Dla każdej nazwy produktu producent ustala odpowiedni cykl produkcyjny. Producent ma prawo opóźnić produkcję niektórych wyrobów do czasu, gdy wyprodukowanie zamówionej ilości stanie się ekonomiczne i opłacalne. Wielu dystrybutorów uważa zamawianie dużych ilości produktu za korzystne finansowo. Zakup dużych ilości towarów, choć wymaga dużych nakładów inwestycyjnych, pozwala jednak na rytmiczną obsługę konsumentów i zapewnia równomierne generowanie zysków. Przy zakupie małych ilości koszt towarów wzrasta, a ta okoliczność stwarza pewne trudności w sprzedaży towarów. Sprzęt musi być używany przez producenta oszczędnie i z pełną wydajnością. Jeżeli sprzęt nie jest w pełni obciążony, producent może zwiększyć koszt zamówienia lub zażądać zwiększenia wielkości zamówienia do ilości pokrywających koszty produkcji. Dystrybutor postępuje tak samo, sprzedając towary swoim konsumentom, włączając w to koszty transportu, przechowywania, pakowania i przemieszczania w cenie towaru.
PROBLEM I ROZWIĄZANIE
W procesie działalności gospodarczej przedsiębiorstwa produkcyjne pozyskują surowce do wytworzenia produktów i towarów na sprzedaż. Materiały składowane są w magazynie przed wprowadzeniem ich do produkcji, gotowe produkty i towary składowane są w magazynie przed wysyłką do odbiorcy.
Zarówno nadmiar, jak i niedobór zapasów stwarzają problemy. Przy nadmiarze rosną koszty magazynowania, niedobory podstawowych materiałów i surowców mogą prowadzić do przerw w cyklu produkcyjnym i niedoborów gotowych produktów w magazynie.
Z powodu braku wymaganej ilości produktów firma traci dochody, potencjalnych i aktualnych klientów. Rosną koszty eliminacji niedoborów: trzeba pilnie zaopatrzyć się w podstawowe materiały niezbędne do wytworzenia produktów lub towary zastępcze, które często nabywane są po zawyżonych cenach, bo w tej sytuacji nie ma czasu na szukanie tańszych.
Aby ograniczyć straty do minimum, należy obliczyć standardy zapasów.
ZAPASY PRZEDSIĘBIORSTWA
Zgodnie z klauzulą 2 Regulaminu rachunkowości „Rachunkowość zapasów” (PBU 5/01), zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 09.06.2001 nr 44n (zmienionym 16.05.2016) , dla celów księgowych Zapasy obejmują:
- rezerwy produkcyjne;
- pojemniki do przechowywania dóbr materialnych w magazynie;
- towary zakupione na sprzedaż;
- aktywa materialne wykorzystywane na potrzeby ekonomiczne organizacji;
- produkt końcowy.
Rezerwy produkcyjne— są to surowce i materiały, części i podzespoły, półprodukty wykorzystywane w produkcji głównej i pomocniczej.
Produkt końcowy— aktywa materialne wyprodukowane w przedsiębiorstwie, które przeszły wszystkie etapy przetwarzania, są w pełni wyposażone, dostarczone do magazynu zgodnie z zatwierdzoną procedurą ich odbioru i są gotowe do sprzedaży.
Dobra stanowią istotne aktywa nabyte od innych organizacji przeznaczone na sprzedaż.
NOTATKA
Rozliczanie zapasów w magazynie odbywa się w jednostkach naturalnych i kosztowych według partii, numerów pozycji, grup itp.
Zapasy nabywa się i tworzy dla:
- zapewnienie działalności produkcyjnej (zapasy surowców, półproduktów);
- sprzedaż (zapasy wyrobów gotowych, towary na sprzedaż);
- potrzeby produkcji pomocniczej (np. części zamienne i podzespoły do naprawy sprzętu);
- świadczenie usług administracyjnych i zarządczych (artykuły papiernicze, sprzęt biurowy itp.).
Struktura zapasów
Rezerwy spółki można podzielić na trzy główne grupy:
- zapas główny;
- zapasy tymczasowe;
- przymusowa rezerwa.
Magazyn główny służy zapewnieniu działalności produkcyjnej (surowce) i sprzedaży (towary i produkty gotowe) i składa się z kilku części:
- aktualne zapasy surowców i materiałów— niezbędne do realizacji planu produkcji wyrobów gotowych, ukierunkowanego na zapotrzebowanie konsumentów. Wielkość tego zapasu uzależniona jest od cyklu technologicznego wytwarzania produktu;
- aktualny stan magazynowy(towary i produkty gotowe) - przeznaczone do normalnego funkcjonowania procesu sprzedaży, terminowej realizacji planu sprzedaży produktów gotowych i towarów. W przypadku firm produkcyjnych jego wielkość zależy od czasu sprzedaży, częstotliwości dostaw, dla organizacji branżowych - od tego, jakie partie towaru otrzymują od dostawcy, a także od częstotliwości i czasu jego dostawy;
- zapasy bezpieczeństwa surowców i materiałów- potrzebne, aby zrekompensować niepewności związane z procesem produkcyjnym (np. wypuszczając wadliwe produkty, móc szybko wyeliminować wady lub wyprodukować produkty wysokiej jakości zamiast wadliwych);
- zapasy bezpieczeństwa gotowych produktów i towarów— skupił się na organizacji dostaw nadzwyczajnych.
Tymczasowy inwentarz to nadwyżka zapasów tworzona na określony okres i składa się z trzech głównych typów:
- zapasy sezonowe – powstające w okresie sezonowego wzrostu spożycia na rynku (w sezonie należy je sprzedać);
- zapasy marketingowe – powstają w okresie promocji marketingowych (w czasie promocji te zapasy są sprzedawane);
- oportunistyczni - tworzą głównie organizacje handlowe, aby uzyskać dodatkowy zysk w wyniku różnicy pomiędzy starą i nową ceną zakupu (firma zatrzymuje część towarów zakupionych wcześniej po niższej cenie, a gdy ceny towarów od dostawców rosną, rzuca go na rynek).
Zapas wymuszony ma miejsce, gdy magazyn jest zaopatrzony. Obejmuje to towary niepłynne (towary o normalnej jakości, ale w ilości trudnej do szybkiej sprzedaży).
Wymagany poziom produkcji i sprzedaży zapewniają wyłącznie zapasy główne, dlatego specjalnie dla nich obliczymy standardy.
Przy racjonowaniu zapasów należy wziąć pod uwagę następujące warunki:
- częstotliwość pozyskiwania zapasów, wielkości partii dostaw, możliwe kredyty handlowe;
- sprzedaż wyrobów gotowych (zmiany wolumenów sprzedaży, obniżki cen, stan popytu, rozwój i niezawodność sieci dealerskiej);
- technologia procesu produkcyjnego (czas trwania procesów przygotowawczych i głównych, cechy technologii produkcji);
- koszty przechowywania zapasów (koszty magazynowania, ewentualne zepsucie, zamrożenie środków).
OBLICZANIE STANDARDOWEGO POZIOMU WYROBÓW GOTOWYCH
Zapasy wyrobów gotowych- są to wyroby gotowe, składowane w magazynach i miejscach wysyłek, a także ładowane na pojazdy, na które nie wydano dokumentów przewozowych.
— wymagane minimum pozycji magazynowych (TMV), które jest ważne, aby zawsze mieć je na stanie. Norma zapasów wyrobów gotowych musi zapewniać realizację planu sprzedaży wyrobów gotowych na określony okres. Jeżeli wolumeny gotowych produktów są wyższe niż obliczony standard, oznacza to nieefektywność podziału przepływów finansowych w przedsiębiorstwie. W przypadku, gdy rzeczywiste stany wyrobów gotowych w magazynie są niższe niż stany standardowe, pojawiają się przerwy w wysyłce towarów do klientów. W rezultacie firma traci potencjalnych klientów.
Niektóre rodzaje produktów produkowane są partiami. Dla każdej partii prowadzona jest ich ewidencja. Niektóre rodzaje produktów dostarczane są do magazynów indywidualnie. W związku z tym są one brane pod uwagę zgodnie z pozycjami nomenklatury.
NOTATKA
Kiedy gotowe produkty dotrą na magazyn, można je wycenić według rzeczywistego kosztu lub po cenach planowanych (księgowych).
Warunki dostawy określa umowa dostawy. Wskazuje wielkość, asortyment, cenę, warunki dostawy i terminy dostawy produktów do kupującego. Dlatego też przy racjonowaniu zapasów wyrobów gotowych należy zwrócić szczególną uwagę na wielkość sprzedaży, harmonogramy dostaw i warunki dostaw określone w umowach.
Przy obliczaniu stanu zapasów wyrobów gotowych w magazynie głównym kryterium jest wielkość sprzedaży. Ważny punkt: Przy obliczaniu standardów zapasów wyrobów gotowych należy wziąć pod uwagę czas załadunku, kompletowania partii wyrobów gotowych, pakowania, dostawy do kupującego, transportu i rozładunku.
DLA TWOJEJ INFORMACJI
Normę stanu wyrobów gotowych w magazynie oblicza się poprzez pomnożenie średniej dziennej ilości wyrobów gotowych przyjętych z produkcji przez czas standardowy w ciągu doby.
Aby obliczyć normę dla bilansów produktów gotowych używać:
- dane księgowe dotyczące sald produktów gotowych;
- dane o planowanych wolumenach wyrobów gotowych;
- standardy czasowe operacji składowania i magazynowania;
- standardy czasowe przygotowania przedsprzedażowego;
- łączny wolumen sprzedaży wyrobów gotowych w okresie planowania (rok, kwartał lub miesiąc).
Obliczanie standardowego zapasu wyrobów gotowych w magazynie
Scena 1.
Obliczamy przyjęcie wyrobów gotowych na magazyn w zaplanowanym okresie. Okres planowania może wynosić rok, kwartał lub miesiąc. Znając przybycie wyrobów gotowych do magazynu w okresie planowania, można określić średnią dzienną ilość wyrobów gotowych.
Ilość wyrobów gotowych docierających do magazynu w okresie planowania (RP) oblicza się ze wzoru:
RP = TP + GP n - GP k,
gdzie TP to gotowe produkty sprzedawane na zewnątrz;
GP n – salda niesprzedanych produktów na początek okresu planistycznego;
GP k – salda niesprzedanych produktów na koniec okresu planowania.
Etap 2.
Określamy średnią dzienną ilość wyrobów gotowych docierających do magazynu. Okres liczony jest w dniach. Do obliczeń bierzemy miesiąc, kwartał, rok (odpowiednio 30, 90 i 360 dni).
Obliczenie średniej dziennej ilości wyrobów gotowych przybywających na magazyn wygląda następująco: całkowitą wielkość przyjęć produktów za okres planistyczny dzieli się przez liczbę dni okresu rozliczeniowego.
Wzór obliczeniowy:
RP śr/s = RP / T,
gdzie RP av/s to średnia dzienna ilość wyrobów gotowych docierających do magazynu;
RP – ilość wyrobów gotowych przyjęta na magazyn w okresie planistycznym;
T— okres planowania w dniach.
NOTATKA
Na tym etapie obliczeń dokonuje się w pomiarach fizycznych, dlatego w przypadku produktów posiadających różne jednostki miary (np. sztuki, kilogramy, metry) należy określić średnią dzienną objętość oddzielnie dla każdej jednostki miary.
Etap 3.
Określamy standardowy czas, przez który gotowe produkty znajdują się w magazynie od momentu odbioru do momentu wysyłki.
Aby poznać standard czasu, należy podsumować wszystkie standardy czasu ustalone dla operacji magazynowych: sortowanie, magazynowanie, pakowanie, etykietowanie gotowych produktów, kompletacja towarów dla każdego klienta lub odbiorcy. Ważny szczegół: Wszystkie wymienione normy czasu do celów obliczenia normy produktu gotowego muszą być wyrażone w dniach.
Wzór obliczeniowy:
N gp = N preg + N prąd,
gdzie N gp jest normą czasową dla zapasów produktów gotowych;
N preg - standard czasu dla działań przygotowawczych;
N tech to standard czasowy dla bieżącego przechowywania.
Termin czynności przygotowawczych obejmuje czas na:
- przyjęcie gotowych wyrobów i ich magazynowanie;
- skompletowanie partii gotowych produktów;
- pakowanie i etykietowanie;
- dostawa produktów do stacji załadunku;
- oczekiwanie na pojazdy i załadunek produktów;
- dostarczenie ładunku i przygotowanie dokumentów przewozowych.
Etap 4.
Standardowe zapasy wyrobów gotowych obliczamy w jednostkach naturalnych. Wzór obliczeniowy:
NRP = N gp × RP sr/s,
gdzie NRP to norma magazynowa gotowych produktów pod względem fizycznym;
N gp - norma czasowa dla zapasów wyrobów gotowych, dni;
RP śr. - średnia dzienna ilość przychodzących wyrobów gotowych w jednostkach naturalnych.
Etap 5.
Standard zapasów produktów gotowych, wyrażony w wartościach fizycznych, jest przeliczany na wartości pieniężne. Aby to zrobić, mnożymy wynikowy standard przez średnią cenę księgową jednej jednostki produkcji.
Cena rejestracyjna— jest to cena, po jakiej rozliczane są w magazynie gotowe produkty (można je rozliczyć po koszcie rzeczywistym lub kosztze planowanym).
PRZYKŁAD 1
Firma produkcyjna produkuje towary na sztuki. Księgowość magazynu prowadzona jest według pozycji towarowych. Produkty docierają do magazynu po planowanej cenie, która wynosi 1500 rubli. kawałek. Okres planowania wynosi kwartał.
Trzeba obliczyć gotowy standard magazynowyproduktów w pierwszym kwartale 2017 r. W tym kwartale dział sprzedaży planuje wysłać do klientów 1600 produktów. W przyszłości zdecydowano o zwiększeniu przewidywanego wolumenu sprzedaży do 2000 produktów na kwartał.
Według danych księgowych stan wyrobów gotowych na koniec IV kwartału 2016 roku wyniósł 260 szt. Kierownictwo firmy uznało, że dopuszczalna ilość produktów znajdujących się w magazynie na koniec każdego kwartału nie powinna przekraczać 15 % od wolumenu sprzedaży w kolejnym kwartale. W związku z tym do obliczenia standardu wyrobów gotowych zdecydowano się przyjąć saldo wyrobów gotowych na koniec I kwartału 2017 roku jako 300 szt. (2000 szt. × 15%).
Przed wysyłką do kupującego produkty przechowywane są w magazynie średnio przez 8 dni. Czas potrzebny na przygotowanie przed sprzedażą (sortowanie, pakowanie) to 0,5 dnia, dostawa do kupującego to 1 dzień.
1. Obliczmy planowane wydanie gotowych produktów w pierwszym kwartale2017. w jednostkach naturalnych. W tym celu sumujemy stan wyrobów gotowych na magazynie na początek pierwszego kwartału z planowaną wielkością sprzedaży wyrobów w tym kwartale i od otrzymanej kwoty odejmujemy stan wyrobów gotowych na koniec kwartału. Pierwszy kwartał.
Wynikiem gotowych produktów będzie:
260 szt. + 1600 szt. - 300 szt. = 1560 szt.
2. Określmy średnią dzienną ilość wyrobów gotowych docierających do magazynu. Aby to zrobić, podziel ilość gotowych produktów wyprodukowanych w pierwszym kwartale przez liczbę dni w okresie planowania. Nasz okres planowania to kwartał, czyli dzielimy go na 90 dni:
1560 szt. / 90 dni = 17,33 szt.
Magazyn musi przyjmować 17 pozycji dziennie.
3. Określmy standardowy czas przebywania gotowych produktów w magazynie od momentu odbioru do momentu wysyłki:
8 dni (przechowywanie w magazynie) + 0,5 dnia. (przygotowanie przed sprzedażą) + 1 dzień (dostawa do kupującego) = 9,5 dnia.
Standardowy czas przechowywania i sprzedaży wynosi 9,5 dnia.
4. Ustalimy standard dla zapasów wyrobów gotowych w jednostkach naturalnych. W tym celu mnożymy średnią dzienną ilość wyrobów gotowych przyjętych do magazynu przez obliczony powyżej standardowy czas przechowywania i sprzedaży:
17 szt. × 9,5 dnia = 161,5 szt.
Standard zapasów gotowych produktów — 162 szt.
5. Określmy standard zapasów gotowych produktów w ujęciu całkowitym. W tym celu mnożymy powstały standard zapasów w ujęciu ilościowym przez cenę księgową, po której zwolnione produkty są dostarczane do magazynu:
162 szt. × 1500 rub. = 243 000 rubli.
Standardem zapasów gotowych produktów w ujęciu pieniężnym jest 243 tys. pocierać.
Ważny punkt: Stan zapasów wyrobów gotowych można ustalić na podstawie częstotliwości dostaw wyrobów do klienta. Kupujący kupują wymaganą ilość towaru od firmy produkcyjnej, która z określoną częstotliwością uzupełnia wyprzedane zapasy do poziomu docelowego.
PRZYKŁAD 2
W magazynie wyrobów gotowych firmy produkcyjnej znajduje się produkt „A”, który jest sprzedawany w ciągu dwóch tygodni. Spółka określiła średni wolumen sprzedaży na podstawie sprzedaży z ostatniego kwartału.
W poprzednim kwartale w ciągu dwóch tygodni do klientów trafiało średnio 300 artykułów, czyli 300 sztuk. to średnia wielkość spożycia produktu w ciągu dwóch tygodni. Firma przyjęła dopuszczalne odchylenie od średniej na poziomie ±50 szt.
W związku z tym docelowy poziom uzupełnienia wyniesie 350 jednostek. (300 + 50) plus zapas bezpieczeństwa, który stanowi 20% zapasu docelowego i jest równy 70 szt. (350 szt. × 20%). Stąd standard magazynowy produkt „A”:
350 szt. + 70 szt. = 420 szt.
Ustalono więc standardowy poziom zapasów produktu „A”, okres kontroli wynosi dwa tygodnie. W wyniku sprzedaży towaru w pierwszych dwóch tygodniach kwietnia stan magazynowy według danych księgowych magazynu spada do 300 sztuk. (aktualny poziom).
Po dwóch tygodniach porównuje się aktualny stan magazynowy ze standardowym i okazuje się, że w celu uzupełnienia stanu magazynowego do standardowego poziomu Trzeba wyprodukować 120 sztuk. dobra (420 - 300) Przez dwa tygodnie. Przez pozostałe dwa tygodnie kwietnia aktualny poziom asortymentu wynosi 250 sztuk. W związku z tym do osiągnięcia standardowego poziomu potrzeba kolejnych 170 sztuk. (420 - 250).
Uwzględniana jest dostępność towarów lub wyrobów gotowych powyżej normy nadwyżka. Nadmiar zapasów można przenieść, ale jest on za duży. Zmniejsza się wówczas wolumen zakupów lub wolumen produkcji takich towarów.
Nadmiar zapasów może powodować powolne tempo rotacji. W takim przypadku należy obniżyć cenę i pobudzić sprzedaż (na przykład zapewnić rabaty). Zdarza się, że nadwyżki towarów w ogóle nie są sprzedawane. Jeśli produkt nie był spożywany przez trzy do czterech miesięcy, zalicza się go do kategorii towarów „martwych”.
OKREŚLENIE STANDARDOWEGO POZIOMU ZAPASÓW
Racjonowanie bilansu surowców i materiałów produkcyjnych jest tak samo konieczne, jak racjonowanie produktów gotowych w magazynie. Z powodu braku materiałów proces produkcyjny może zostać przerwany, a nadwyżka będzie świadczyć o nieefektywnym wykorzystaniu środków (więcej materiałów zostanie zakupionych niż zużytych).
Normę zapasów surowców i materiałów do celów produkcyjnych oblicza się na podstawie programu produkcji wyrobów gotowych, norm i częstotliwości odpisów zapasów do produkcji
Określając zapotrzebowanie na materiały do produkcji, należy wziąć pod uwagę:
- cechy procesu technologicznego
- sezonowość;
- wykorzystane moce produkcyjne;
- zasoby pracy;
- automatyzacja procesów produkcyjnych itp.
Przy racjonowaniu stanów magazynowych uwzględnia się czas przechowywania pozycji magazynowych przed dopuszczeniem do produkcji, a także czas potrzebny na przyjęcie, magazynowanie, załadunek, rozładunek i dostarczenie materiałów do warsztatu (jednostki produkcyjnej).
Poza zapasem głównym, mającym na celu zapewnienie produkcji zasobów pomiędzy dwiema głównymi dostawami, istnieje możliwość utworzenia zapasu ubezpieczeniowego na wypadek przerwania dostaw, wad i uszkodzeń pozycji magazynowych, opóźnień w odprawie celnej itp.
Jak pokazuje praktyka, zapasy bezpieczeństwa w większości przypadków wynoszą 30-50% średniego poziomu zapasów bieżących.
NA UWAGA
Zapas bezpieczeństwa nie jest zapewniany w następujących przypadkach:
rodzaj zapasów materiałowych nie jest krytyczny dla produkcji, to znaczy ich ewentualny niedobór nie doprowadzi do poważnych konsekwencji, znacznych strat lub przestoju produkcji;
w przypadku dostaw nieregularnych (np. sezonowych);
z zużyciem impulsowym, gdy krótkie okresy zapotrzebowania na rezerwy ropy przeplatają się z długimi przerwami jej całkowitego braku.
Aby obliczyć normę głównego zapasu towarów i materiałów, należy znać całkowite zużycie materiałów, które zostaną wprowadzone do produkcji w określonym okresie planowania. Wydatek ten jest zwykle odzwierciedlony w kosztach produkcji. Przypomnijmy, że okres planowania określa się w dniach (miesiąc – 30 dni, kwartał – 90 dni, rok – 360 dni).
Znając całkowite zużycie surowców i materiałów w okresie planowania, możesz je określić średnie dzienne spożycie według wzoru:
Pśr/s = P / T,
gdzie R av/s to średnie dzienne zużycie pozycji zapasów;
P - zużycie surowców i materiałów w okresie planowania;
- czas przechowywania materiałów;
- czas potrzebny na przyjęcie, składowanie, załadunek, rozładunek i dostawę towarów i materiałów do warsztatu.
PRZYKŁAD 3
Kosztorys produkcji nawozów przewiduje, że surowce w ilości 1200 kg. Surowce dostarczane są regularnie co 5 dni. Spółka nie tworzy zapasów bezpieczeństwa. W związku z tym standardowa inwentaryzacja aktywów materialnych wyniesie 5 dni.
Określmy zapotrzebowanie (standard) na surowce:
1200 kg / 30 dni. = 40 kg/dzień. — jednodniowe zużycie dóbr materialnych;
40 kg/dzień × 5 dni = 200 kg- standardowe zapotrzebowanie na surowce pomiędzy dostawami.
Załóżmy, że 1 kg surowców kosztuje 100 rubli. Następnie zapotrzebowanie na surowce będzie wynosić:
200 kg × 100 rub. = 20 000 rubli..
Wyprowadzamy wzór ogólny standardy surowców i materiałów (N s/m):
Ns/m = T normy ×·S ×·C,
Gdzie T normy - norma magazynowa;
C to średnie dzienne zużycie surowców w jednostkach naturalnych;
C to koszt jednostki zużytych surowców.
O rozpatrywanym normie zapasów decydował dopiero czas przebywania surowców w magazynie, czyli aktualny stan magazynowy. Nie uwzględniliśmy czasu na dostawę i przyjęcie surowców, na ich przygotowanie do produkcji. Biorąc pod uwagę ten czas norma zapasów w dniach (T normalna) można obliczyć ze wzoru:
T normalny = T technologia + T tran + T w ciąży + T strach,
Gdzie T tek – aktualny stan magazynowy, czyli czas przechowywania materiału w magazynie od chwili jego przybycia do momentu wydania go do produkcji;
T tran — czas dostarczenia surowców do magazynu;
T preg - czas odbioru surowców (naważanie, pakowanie, magazynowanie);
T strach - czas na przygotowanie surowców do produkcji (ważenie, przygotowanie dokumentów, dostawa do warsztatu, akceptacja na magazynie warsztatowym).
Niech średni czas będzie wynosił:
- przechowywanie w magazynie - 5 dni;
- transport - 1 dzień;
- przyjęcie surowców - 0,5 dnia;
- przygotowanie surowców do produkcji - 0,5 dnia.
T normy = 5 + 1 + 0,5 + 0,5 = 7 (dni).
Normą dla surowców, biorąc pod uwagę czas ich transportu, przyjęcia, przechowywania i dopuszczenia do produkcji, będzie:
- w jednostkach naturalnych: 40 kg/dzień. × 7 dni = 280 kg;
- łącznie: 280 kg × 100 rubli. = 28 000 rubli..
OPTYMALNA WIELKOŚĆ PARTII ZAMÓWIENIA
Aby racjonować surowce i materiały eksploatacyjne, ważne jest określenie optymalnej wielkości partii zamówienia i częstotliwości dostaw.
Na wielkość partii zamówienia i optymalną częstotliwość dostaw wpływają następujące czynniki:
- wielkość popytu (obrót);
- koszty transportu i zaopatrzenia (dostawa materiałów do organizacji, załadunek w magazynie dostawcy i rozładunek w magazynie kupującego);
- koszty przechowywania zapasów (czynsz powierzchni magazynowej, płace magazynierów, straty wynikające z naturalnej utraty majątku lub straty wynikające z obniżenia jego walorów konsumenckich).
Jednym z najskuteczniejszych narzędzi przy obliczaniu wymaganej wielkości zamówienia jest formuła optymalnej ekonomicznie wielkości zamówienia(wzór Harrisa-Wilsona):
gdzie ORZ to optymalna wielkość zamówienia, w jednostkach. zmiana;
A— koszty dostarczenia jednostki zamówionego produktu, rub.;
S— zapotrzebowanie na zamawiany produkt, jednostki. zmiana;
I— koszty przechowywania jednostki zamówionego produktu, rub.
Ważny szczegół: koszty dostarczenia jednostki zamówionego produktu ( A) reprezentują koszty dostarczenia tylko jednej pozycji produktu.
Średni koszt zapasów oblicza się jako koszt średni na koniec okresu z ostatnich 12 miesięcy.
PRZYKŁAD 4
Firma produkcyjna kupuje surowce do produkcji wyrobów stalowych. Koszt dostarczenia 1 tony złomu wynosi 250 rubli.., udział w kosztach składowania 1 tony złomu - 10 % od średniego kosztu za miesiąc rozliczeniowy (współczynnik 0,1).
Koszt 1 tony złomu - 10 rub., miesięczne zapotrzebowanie - 1500 ton.
Kolejnym ważnym wskaźnikiem zapewniającym ciągłość zamówienia jest moment odnowienia zamówienia.
Punkt zmiany kolejności (T) wyznacza się ze wzoru:
T z = P z × T do + Zr,
gdzie Rz jest średnim zużyciem towaru na jednostkę czasu trwania zamówienia;
T c — czas trwania cyklu zamówienia (odstęp czasu pomiędzy złożeniem zamówienia a jego otrzymaniem);
Зр - wielkość zapasów rezerwowych (gwarancyjnych).
Spójrzmy na przykład obliczenia punktu odnowienia zamówienia.
PRZYKŁAD 5
Firma produkcyjna skupuje złom. Roczne zapotrzebowanie wynosi 18 000 ton i jest równa wielkości zakupów (firma równomiernie wykorzystuje złom). Zamówienie realizowane jest w ciągu 7 dni.
Załóżmy do obliczeń, że w bieżącym roku jest 360 dni. Wówczas średnie zużycie metalu na jednostkę czasu trwania zamówienia wyniesie:
R z = 18 000 t / 360 dni. × 7 dni = 350 ton.
Wielkość zamówienia ubezpieczenia wynosi 50% zapotrzebowania, czyli 50% zużycia materiału do wykonania zamówienia:
350 t × 50% = 175 ton.
Zdefiniujmy punkt ponownego zamówienia:
Ts = 350 t + 175 t = 525 t.
Wskaźnik ten oznacza, że: gdy poziom złomu w magazynie osiągnie 525 ton, należy złożyć kolejne zamówienie u dostawcy.
- Istotny wpływ na przychody przedsiębiorstwa ma wielkość zapasów wyrobów gotowych.
- Standaryzacja stanów magazynowych pozwala na efektywne wykorzystanie środków.
- Racjonowanie wyrobów gotowych pozwala uniknąć przepełnienia magazynów lub niedoborów produktów handlowych, co może skutkować utratą potencjalnych klientów i pogorszeniem wizerunku firmy.
Problem optymalnej wielkości sald magazynowych powinien dotyczyć nie tylko obsługi logistycznej, ale także dyrektora finansowego. Nadmiar zapasów oznacza wycofywanie środków z obiegu i koszty utrzymania dużych powierzchni magazynowych, natomiast niedobory zapasów oznaczają ryzyko utraty klientów i zmniejszenia przychodów. W jaki sposób dyrektor finansowy może zoptymalizować inwestycje w zapasy?
Problem optymalnej wielkości sald magazynowych powinien dotyczyć nie tylko obsługi logistycznej, ale także dyrektora finansowego. Nadmiar zapasów oznacza wycofywanie środków z obiegu i koszty utrzymania dużych powierzchni magazynowych, natomiast niedobory zapasów oznaczają ryzyko utraty klientów i zmniejszenia przychodów. W jaki sposób dyrektor finansowy może zoptymalizować inwestycje w zapasy?
Nie jest dla nikogo nowością, że kondycja finansowa firmy w dużej mierze zależy od efektywnego zarządzania dostawami i zapasami. „Wielkość rezerw w naszej firmie wynosi około 70 milionów rubli, czyli ponad dwa tysiące pozycji. Jednocześnie koszty utrzymania zapasów stanowią nawet do 30% ich kosztów.
Dlatego zwracamy szczególną uwagę na organizację zarządzania zapasami, w tym obliczanie optymalnej wielkości zamówienia i tworzenie efektywnego portfela asortymentowego – mówi Inga Rodionova, dyrektor finansowa grupy spółek MOND. Brak przemyślanej kontroli nad zaopatrzeniem i saldami magazynowymi nieuchronnie odbija się na wynikach finansowych firmy.
„W 2005 roku nasza firma odkryła nadwyżki w niektórych kategoriach produktów na skutek nieprawidłowego planowania zakupów. Zdaniem innych, wręcz przeciwnie, było to niedociągnięcie, które nie pozwoliło na pełną realizację planu sprzedaży. Ustalono to poprzez porównanie rzeczywistych zapasów według kategorii z planami sprzedaży na odpowiedni okres. W większości przypadków miała na to wpływ sytuacja w kraju pochodzenia.
W Chinach, gdzie firma posiada większość swoich fabryk, pojawiły się problemy pracownicze i energetyczne, dlatego dostawcy wydłużali cykle produkcyjne, a czasem nawet zakłócali dostawy. Z tego powodu nasi menedżerowie często zamawiali więcej i częściej niż było to konieczne lub wręcz przeciwnie, składali zamówienie dość późno, co również prowadziło do braku towaru na magazynie” – wspomina Elena Ageeva, dyrektor finansowa Golder Electronics.
Jednak w praktyce próby poprawy sytuacji często sprowadzają się do ustalenia standardu dla takiego wskaźnika, jak rotacja zapasów (stosunek przychodów do średniego stanu zapasów).
Innymi słowy, po przestudiowaniu statystyk sprzedaży i zapasów, dział finansowy na kolejny okres wyznacza standard obrotu saldami zapasów dla działów handlowych. Ale to rozwiązanie ma istotne wady, a mianowicie: brane są pod uwagę tylko towary znajdujące się w magazynie. Przy ustalaniu standardu obrotu nie uwzględnia się towarów i pieniędzy w tranzycie, a także należności. Redukując zapasy, firma wpływa jedynie na niewielką część całkowitej kwoty środków zainwestowanych w utrzymanie zapasów;
Po ustaleniu rygorystycznego standardu rotacji zapasów dla oddziałów handlowych, dział finansowy zmusza je do działania według jednego z poniższych scenariuszy. Aby zmniejszyć stany magazynowe i dotrzymać standardu, po pierwsze można zmniejszyć wolumen kupowanych partii, a po drugie liczbę dostaw.
Jeśli zmniejszysz wielkość zakupów, koszty wysyłki wzrosną, ponieważ towary będą dostarczane znacznie częściej. Rzadsze dostawy spowodują zmniejszenie zapasów bezpieczeństwa. W rezultacie poziom podaży popytu zmniejszy się, a coraz częściej będą pojawiać się sytuacje, w których żądanego przez klientów towaru nie ma w magazynie.
Aby raz na zawsze rozwiązać problem zarządzania zapasami i zoptymalizować inwestycje w towar znajdujący się na magazynie, wymagane jest kompleksowe podejście do rozwiązania problemu.
Macierz analizy QRS i ABC
Zapasy różnią się od zapasów
Zanim zaczniesz optymalizować zapasy, musisz oddzielić zapasy główne od zapasów awaryjnych i tymczasowych. Na przykład, zgodnie z systemem księgowym, w magazynie przechowywanych jest 100 towarów dostawcy X w ilości 100 tysięcy rubli, wielkość sprzedaży dostawcy wynosi 200 tysięcy rubli. Korzystając z tych danych, ustalamy dwukrotność rotacji zapasów. Jeśli jednak w tych 100 tysiącach rubli. Jeżeli otrzymane zostaną towary wadliwe i niepłynne w ilości odpowiednio 20 tysięcy i 30 tysięcy rubli, wówczas rzeczywisty obrót towarami będzie co najmniej dwukrotnie większy.
Zapas główny służy zapewnieniu sprzedaży zgodnej z planem. Składa się z dwóch głównych części:
- zapasy robocze - zapasy do realizacji planu. Jego wielkość uzależniona jest od partii, w jakich towar jest odbierany od dostawcy;
- Zapasy bezpieczeństwa tworzone są w celu skompensowania niepewności związanych z możliwym wzrostem rzeczywistej sprzedaży powyżej planu lub z opóźnieniami w dostawach.
Inwentarz tymczasowy tworzony jest na określony czas i składa się z trzech głównych typów:
- zapasy sezonowe. W okresie sezonowego wzrostu konsumpcji na rynku dostawcy doświadczają przerw w dostępności towarów. Aby uniknąć braku towaru na magazynie, należy stworzyć nadwyżkę najbardziej krytycznych towarów i sprzedać go w trakcie sezonu;
- akcje marketingowe. W okresie kampanii marketingowych produktu istnieje potrzeba zapewnienia jego dostępności w nadwyżkach. W ramach promocji rezerwy te są sprzedawane;
- rezerwa rynkowa. Dostawcy często zamykają produkcję w celu konserwacji, podnoszą ceny itp. Można osiągnąć znaczny zysk, jeśli masz towar na magazynie po starych cenach w momencie, gdy konkurenci już go wyczerpali.
Akcje przymusowe powstają niezależnie od woli firmy i jej pracowników. Obejmuje to towary niepłynne (towary o normalnej jakości, ale w ilości, którą trudno sprzedać stosunkowo szybko), towary wadliwe.
Oczywiście wymagany poziom sprzedaży zapewniają jedynie zapasy główne. Dlatego księgowanie towarów w systemie informacyjnym musi być zorganizowane w taki sposób, aby można było zidentyfikować główne zapasy. Ponadto system musi odzwierciedlać ilość towarów niepłynnych i wadliwych, a także pieniądze wydane na ich zakup. Aby zmniejszyć liczbę takich towarów w strukturze zapasów, należy zorganizować regularną pracę nad sprzedażą niepłynnych zapasów i wad. Należy to robić co miesiąc, a nie okazjonalnie. W proces ten konieczne jest zaangażowanie nie tylko działu zakupów, ale także działu sprzedaży.
Struktura zapasów
Gdzie są pieniądze
Zatem po zapoznaniu się ze wszystkimi możliwymi rodzajami rezerw należy jasno określić, w jaki sposób firma je finansuje. Innymi słowy, musisz zrozumieć, ile środków własnych i pożyczonych (na przykład kredytów bankowych) (zasoby inwestycyjne, IR) firma inwestuje w utrzymanie zapasów.
Teoretycznie wszystko jest proste, formuła zasobów inwestycyjnych jest następująca:
IR = TP + TZ + DZ + DP - KZ,
gdzie TP - towar w tranzycie. Firma zapłaciła dostawcy za wysyłkę towaru, ale nie dotarł on jeszcze do magazynu i dlatego nie jest uwzględniony w inwentarzu;
TK - zapasy towarowe. Towary przyjęte do magazynu, ale nie wysłane do klientów;
DZ - należności od klientów. Towary wysłane do klientów, ale nieopłacone przez nich;
DP - pieniądze w drodze.
Pieniądze, które klient zapłacił za towar, a firma nie zapłaciła dostawcy; KZ - zobowiązania.
Pieniądze dostarczane przez dostawcę w formie pożyczki towarowej na utrzymanie zasobu towarowego. Idealnie byłoby, gdyby każda firma dążyła do tego, aby IR = 0. Pozwoli to na przeniesienie zawartości zasobu towarowego do dostawcy. Na przykład sieci handlowe wydają znacznie mniej pieniędzy na utrzymanie zapasów niż zobowiązania otrzymane od dostawcy. W ten sposób uwalniają środki na rozwój własnej sieci.
Należy pamiętać, że dyrektor finansowy musi codziennie monitorować wszystkie wskaźniki biorące udział w obliczaniu zasobów inwestycyjnych. Pozwoli nam to określić, gdzie skoncentrowane są środki spółki i opracować niezbędne działania mające na celu uwolnienie środków własnych.
Aby ocenić ich skuteczność, można zastosować stosunek przychodów do wielkości zasobów inwestycyjnych. Wiadomo, że im jest on wyższy, tym efektywniej firma zarządza swoimi pieniędzmi.
Idealnie byłoby, gdyby każda firma dążyła do tego, aby zasób inwestycyjny był równy zeru.
Analiza zapasów
Aby zidentyfikować wewnętrzne rezerwy firmy, warto skorzystać z analizy QRS. Jej istotą jest podzielenie towarów i ich dostawców na trzy grupy, kierując się wielkością wymaganych inwestycji. Do podziału na grupy można posłużyć się kryterium istotności, które oblicza się według następującego wzoru:
Kryterium istotności (Kz) = (Zasób inwestycyjny/Wolumen sprzedaży) 100%.
Kz< - 10%. Группа Q. Сюда относятся товары и их поставщики, которые вкладывают в оборот заказчика более 10% от своего месячного объема продаж. Отсрочка на погашение товарного кредита такова, что приобретенный товар компания успевает продать и направить вырученные средства на финансирование других закупок.
10% < Кз < +10%. Группа R. Кредитных средств этих поставщиков, как правило, достаточно, чтобы обеспечить содержание товарного ресурса по поставляемым ими товарам, но не более.
Zwarcie > +10%. Grupa S. Aby zakupić towary od tej kategorii dostawców, należy zainwestować własne środki.
Sama analiza QRS nie daje pełnego obrazu tego, co się dzieje. Innymi słowy, nie pozwala na śledzenie zainteresowania firmy zakupem konkretnego produktu. Aby skorygować to pominięcie, można przeprowadzić analizę ABC, dzieląc wszystkie produkty na trzy kategorie w oparciu o wskaźnik zysku. Przykładowo A obejmie wszystkie produkty, które przynoszą wszystkim klientom 50% całkowitego zysku, B – 30% zysku, a C – 20% zysku. „Planując sprzedaż, asortyment naszej firmy (ponad 600 pozycji) dzielimy na trzy grupy za pomocą analizy ABC” – mówi Elena Ageeva. - Do grupy A zaliczamy towary, które generują największe dochody i zapewniają utrzymanie większości zapasów. W przypadku tych produktów wielkość i termin zamówienia są ustalane możliwie najdokładniej, gdyż konieczne jest zapewnienie ich stałej dostępności w magazynie. Produkty grupy B zajmują średnią pozycję w tworzeniu zapasów. Produkty grupy C stanowią najliczniejszą grupę produktów, jednak ich udział w całkowitej sprzedaży jest niewielki.
EKSPERTOWA OCENA WIELKOŚCI ZAPASU UBEZPIECZEŃ
W naszej firmie towary tych trzech grup, według danych statystycznych, dystrybuowane są w następujący sposób:
- 10% pozycji asortymentowych zapewnia 75% kosztu zapasów (grupa A);
- 25% pozycji asortymentowych stanowi 20% kosztu zapasów (grupa B);
- 65% asortymentu zawiera 5% kosztu zapasów (grupa C).
Analizę przeprowadza dział marketingu.
Łącząc wyniki analizy QRS i ABC (patrz rys. 1) i identyfikując dziewięć grup produktowych, można określić strategię współpracy z dostawcami, a także strategię sprzedaży. Produkty i dostawcy wchodzący w skład grupy AQ są najbardziej rentowni i nie wymagają finansowania własnego utrzymania. Konieczne jest budowanie długotrwałych partnerstw z dostawcami takich towarów, monitorowanie terminów spłaty zobowiązań wobec nich itp. A towary z grupy CS są najmniej rentowne i jednocześnie wymagają dodatkowych środków na utrzymanie zapasów, dlatego, jeśli to możliwe, lepiej je usunąć z zasięgu.
KLUCZOWE LIMITY ZAPASÓW
Optymalny zapas
Gdy firma ustali, w jaki produkt zainwestuje i z którymi dostawcami będzie współpracować, musi zaplanować ilość zapasów dla każdego rodzaju produktu. Aby to zrobić, na podstawie rzeczywistych danych (wielkość sprzedaży, czas reakcji itp.) należy obliczyć średni stan magazynowy dla każdego rodzaju produktu. Sumując dane o towarach danego dostawcy otrzymujemy średni stan magazynowy dla tego dostawcy. Przeciętny zapas towarowy (AS) w magazynie składa się z zapasu ubezpieczeniowego (STZ) i średniego zapasu roboczego (WSR) (patrz rys. 2 na stronie 33). Co więcej, to ostatnie zależy od tego, ile razy firma kupuje towary w danym okresie i od wielkości sprzedaży:
Istnieją dwa podejścia do szacowania zapasów bezpieczeństwa.
Pierwszy w oparciu o ocenę ekspertów dotyczącą prawdopodobnego wzrostu sprzedaży i opóźnień w dostawach produktów (patrz rys. 3). Do obliczeń stosuje się następujący wzór:
STZ = PDsr SRsr (% PD + % SR),
gdzie PDsr to średni dzienny wolumen sprzedaży, szt.; SRav – średni czas reakcji (okres od momentu pojawienia się zapotrzebowania na produkt do jego dostarczenia do magazynu), dni; % PD - procent prawdopodobnego wzrostu sprzedaży (o ile sprzedaż dziennie może wzrosnąć w stosunku do średniej sprzedaży), procent; % CP - procent prawdopodobnego opóźnienia dostawy (o ile dni dostawa może być opóźniona w stosunku do średniego czasu reakcji), procent.
Drugi Podejście do kalkulacji zapasów bezpieczeństwa opiera się na zakumulowanych statystykach wahań sprzedaży i naruszeń terminów dostaw.
Obliczane na podstawie zadanego prawdopodobieństwa przy użyciu tablic statystycznych funkcji Laplace'a. Na przykład, jeśli z 95% prawdopodobieństwem konieczne jest posiadanie produktu w magazynie, wówczas wartość ta będzie odpowiadać wartości współczynnika 1,64.
Jednakże, chociaż drugie podejście może zapewnić dokładniejsze wyniki, jest ono rzadko stosowane w praktyce. Faktem jest, że firmy często nie posiadają statystyk dotyczących opóźnień w dostawach.
Po ustaleniu wielkości zapasu bezpieczeństwa należy porównać uzyskane wyniki z rzeczywistymi stanami magazynowymi przekraczającymi zaplanowane zapotrzebowanie i zlikwidować istniejące nadwyżki.
Ścisła kontrola
Artykuł rozpoczęliśmy od tego, że stosowanie wskaźnika rotacji towarów jako standardu jest nieuzasadnione.
Prawidłową opcją jest codzienna kontrola zapasów w oparciu o odchylenia od następujących norm:
- zapas maksymalny (MaxTZ), który jest obliczany jako suma zapasu bezpieczeństwa i średniej wielkości dostaw;
- punkt zamówienia/ponownego zamówienia (ORP) - ilość towaru znajdująca się w magazynie, po osiągnięciu której konieczne jest złożenie nowego zamówienia u dostawcy (suma zapasu bezpieczeństwa oraz ilość towaru, która zostanie sprzedana w wymaganym czasie dostarczyć kolejną partię od dostawcy);
- punkt „ostatniego życzenia” (LW) - liczba towarów, która zostanie sprzedana w czasie niezbędnym do dostarczenia kolejnej przesyłki od dostawcy i do czasu przybycia kolejnej dostawy firma pozostanie bez towaru.
Ustalając standardy i szybko je monitorując, firma może maksymalnie efektywnie zarządzać inwestycjami w zapasy. Nie zapominajmy jednak, że nie wystarczy opracować niezbędną metodologię, ważne jest zainteresowanie pracowników firmy wynikami.
W takim przypadku dla każdego działu należy zastosować inne systemy wynagrodzeń, np.:
- Dział sprzedaży nastawiony jest na 100% realizację planu sprzedażowego;
- dział zakupów - za zgodność ze standardami inwentarza;
- dział transportu - w celu dotrzymania ustalonych terminów dostawy towaru.
Zapasy tworzone są z różnych towarów. Pojęcie „produkt” w logistyce obejmuje sam produkt. Można to wyrazić w określonej, charakterystycznej formie produktu.
Grupą towarów powiązanych ze sobą co najmniej jedną cechą jest asortyment produktów, którego wspólną cechą jest: wspólny kanał dystrybucji, podobny przedział cenowy itp.
Całość oferowanych do sprzedaży grup asortymentowych towarów i jednostek towarowych stanowi nomenklaturę towarową.
Szereg pozycji determinuje decyzje podejmowane w ramach polityki produktowej: asortyment produktów, głębokość i szerokość grup asortymentowych, zakres rozmiarów poszczególnych produktów, jakość produktu, wprowadzenie nowych produktów, standaryzacja produktów
Logistyka uwzględnia politykę zarządzania zapasami firmy, a polityka towarowa tworzy zapasy towarów firmy.
"Dokładnie na czas" to metoda stosowana w logistyce do wszystkich elementów przedsiębiorczości, w tym do produkcji, wysyłki i zakupu towarów. Ideą tej metody jest ograniczenie do minimum wszelkich niechcianych zapasów. Polityka niezwiązana z logistyką zakłada, że produkty są przechowywane w magazynie „na wszelki wypadek”, aby móc zaspokoić nieoczekiwany popyt.
Polityka ta jest kosztowna, ponieważ wymaga utrzymywania dużej powierzchni magazynowej do przechowywania zapasów.
W trakcie działalności firmy stale pojawia się dylemat: wybudować dodatkową powierzchnię magazynową na już istniejącej czy też wykorzystać środki finansowe na rozbudowę mocy produkcyjnych, a co za tym idzie, zwiększenie produkcji wyrobów.
Przedsiębiorstwa częściej wybierają drugie podejście, metoda just-in-time obejmuje wszystkie działania podczas produkcji i dystrybucji.
Cel tej metody– wyprodukować i wysłać produkty w określonym terminie w celu ich dalszego wykorzystania.
Metoda szybkiej reakcji polega na optymalizacji stanów magazynowych przedsiębiorstw handlowych.
Stosowanie tej metody zmniejsza zapasy wyrobów gotowych do określonej wielkości, ale nie poniżej poziomu, który pozwala szybko zaspokoić zapotrzebowanie większości klientów. Skraca się czas reakcji systemu logistycznego na zmiany popytu, zapasy są koncentrowane i uzupełniane w określonych punktach sprzedaży, następuje elastyczna interakcja pomiędzy partnerami w zintegrowanej sieci logistycznej, a rotacja zapasów znacznie wzrasta.
Minimalny zapas– jest to poziom zapasów zapewniający ciągłość zaspokojenia zapotrzebowania przez cały okres realizacji własnego żądania uzupełnienia tego zapasu.
Maksymalny zapas to poziom zapasów, do którego można wysyłać żądania uzupełnienia zapasów oraz poziom zapasów w momencie otrzymania dostawy.
Zarządzanie zapasami jest ważnym elementem działalności detalicznej. Kompetentne i skuteczne zarządzanie ma na celu zapewnienie, że punkt sprzedaży detalicznej otrzyma towar dokładnie w takiej ilości i ilości, w jakiej jest on niezbędny w danym okresie. W przeciwnym razie może dojść do niedoboru lub nadwyżki zapasów, co jest niedopuszczalne z punktu widzenia efektywności biznesowej.
Rodzaje zapasów
W zależności od roli i funkcji, jakie pełnią akcje, dzieli się je na trzy grupy:
- Aktualne zapasy. Zapewniają ciągłość procesu handlowego i nieprzerwaną pracę sklepu pomiędzy dostawami.
Przykładowo, niektóre sklepy dostarczają nabiał, mięso, pieczywo i słodycze raz w tygodniu w środy.W związku z tym w magazynach i na półkach sklepowych powinno być wystarczająco dużo tych grup produktów – pieczywa, mleka, mięsa i „słodyczy” – aby w ciągu tygodnia od jednej dostawy do drugiej nie zabrakło.
Jednocześnie należy zadbać o to, aby przy każdej kolejnej dostawie towaru nie powstała nieuzasadniona nadwyżka.
- Zapasy ubezpieczeniowe lub gwarancyjne. To właśnie te zapasy powinny zapewnić nieprzerwane działanie sklepu na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.
Może to być gwałtowny wzrost popytu, w tym przejściowy, lub zakłócenie w dostawach, na przykład na skutek pogarszających się warunków pogodowych, jeśli sklep znajduje się w odległym miejscu lub na skutek innych okoliczności siły wyższej.
Przy obliczaniu i tworzeniu zapasów bezpieczeństwa należy wziąć pod uwagę daty ważności towarów, zwłaszcza produktów spożywczych.
- Zapasy sezonowe. Powstają pod wpływem sezonowości. Dotyczy to np. produktów rolnych czy sklepów sprzedających odzież i obuwie. Oczywiście w sezonie letnim nie ma sensu kupować i uzupełniać zapasów odzieży zimowej, należy jednak zapobiegać niedoborom lub niedoborom aktualnej odzieży i obuwia letniego.
Automatyzacja księgowości magazynu za pomocą programu Business.Ru pomoże Ci kontrolować przepływ towarów w czasie rzeczywistym, zarządzać saldami i zapasami, minimalizować rutynowe formalności i znacznie zmniejszyć liczbę błędów popełnianych podczas standardowych operacji księgowych w magazynie.
Czynniki tworzenia zapasów
Proces tworzenia zapasów zależy od następujących czynników:
1. Dzienny wolumen sprzedaży towarów. Zapasy w magazynach lub na półkach sklepowych oraz wielkość dziennej sprzedaży są bezpośrednio od siebie zależne. Głównym czynnikiem wpływającym na system zarządzania zapasami jest dzienna wielkość sprzedaży lub ruch w sklepie.
Oczywiście, jeśli sklep nie jest sklepem stacjonarnym, to oczywiście można, zachowując daty ważności, towar przez jakiś dłuższy lub krótszy okres (tydzień, miesiąc), tak aby towar ten był przechowywany w magazynie. W ten sposób możesz zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając koszty logistyki (dostawy).
Jeśli natomiast sklep znajduje się w miejscu przechodnim, kwestię zaopatrzenia należy potraktować z najwyższą powagą.
Dotyczy to szczególnie żywności i innych towarów codziennego użytku: jest całkiem możliwe, że będziesz musiał organizować codzienne lub nawet kilka razy dziennie dostawy. Dlatego w takich sklepach system zarządzania zapasami musi działać sprawnie i bezawaryjnie.
Inwentarz: definicja i rodzaje
2. Szybkość dostawy. Czynnik ten jest bardziej istotny w przypadku handlu detalicznego, gdy sklep zlokalizowany jest poza dużymi miastami - na wsiach, na obszarach wiejskich lub w miejscach niedostępnych geograficznie.
3. Dostępność obiektów magazynowych i niezbędnego sprzętu w szczególności chłodnictwo. Czynnik powierzchni magazynowej ma największe znaczenie dla handlu detalicznego, jeśli chodzi o organizację pracy sklepów w miastach, zwłaszcza dużych.
Rzecz w tym, że na efektywność działalności detalicznej wpływa m.in. poziom czynszów za powierzchnię wykorzystywaną do prowadzenia sklepu.
Profesjonalna automatyzacja ewidencji towarów w handlu detalicznym. Zorganizuj swój sklep
Przejmij kontrolę nad sprzedażą i śledź wskaźniki dla kasjerów, punktów i organizacji w czasie rzeczywistym z dowolnego dogodnego miejsca, w którym jest łącze internetowe. Formułuj potrzeby outletów i kupuj towary za pomocą 3 kliknięć, drukuj etykiety i metki z cenami z kodami kreskowymi, ułatwiając życie sobie i swoim pracownikom. Buduj bazę klientów korzystając z gotowego systemu lojalnościowego, korzystaj z elastycznego systemu rabatów, aby pozyskać klientów poza godzinami szczytu. Działaj jak duży sklep, ale już dziś bez konieczności wydawania specjalistów i sprzętu serwerowego, a jutro zacznij zarabiać więcej.
Jednocześnie konieczne jest, aby powierzchnia pomieszczeń magazynowych zapewniała możliwość przechowywania objętości zapasów w celu sprawnego funkcjonowania sklepu.
4. Właściwości produktu. Odnosi się to do ich właściwości fizykochemicznych. Przede wszystkim oczywiście daty ważności. System zarządzania zapasami powinien być zbudowany w taki sposób, aby towary łatwo psujące się nie zalegały na półkach magazynowych, ale ich niedobory również były niedopuszczalne, zwłaszcza w przypadku produktów spożywczych codziennego użytku – pieczywa, mleka i innych.
Opracowując własny system efektywnego zarządzania zapasami, przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę wszystkie te czynniki łącznie.
Zarządzanie zapasami
Efektywne zarządzanie zapasami rozwiązuje dwa ważne wyzwania w handlu detalicznym:
- Po pierwsze, zapewnia popyt konsumencki, czyli dostarczanie kupującym towarów i produktów, które chcą kupić. Mówiąc najprościej, oznacza to zapobieganie niedoborom dowolnego produktu, grupy produktów i pustych półek;
- Po drugie, to efektywne zarządzanie kapitałem obrotowym, czyli pieniędzmi sklepu. Faktem jest, że towary kupuje się za pieniądze, dlatego wystarczy kupić tylko taką ilość towarów, która wystarczy do zapewnienia nieprzerwanej pracy przez określony czas.
Jeśli kupisz więcej towaru niż potrzeba, oznacza to wycofanie z obiegu środków, które można by przeznaczyć na inne, skuteczniejsze lub bardziej potrzebne cele.
Najprościej mówiąc, rozwiązanie drugiego problemu polega na zapobieganiu nadmiernym zapasom towarów i grup produktowych w magazynach sklepowych i na półkach.
Program automatyzacji magazynu Biznes.Ru pomoże zapobiec nadmiarowi towarów w magazynie. Zarządzaj swoim asortymentem, śledź sprzedaż konkretnych produktów i składaj zamówienia u dostawców na podstawie otrzymanych danych.
System zarządzania zapasami
System zarządzania zapasami składa się z następujących elementów lub kolejnych etapów:
- Racjonowanie zapasów. To wtedy sklep określa, ile jakich towarów, grup produktów oraz w jakich objętościach i ilościach powinno znajdować się w magazynach i na półkach. Głównym wskaźnikiem racjonowania jest przepływ klientów;
- Rachunkowość operacyjna i kontrola towarów i zapasów. Aby szybko reagować na ich zmiany, konieczne jest ciągłe monitorowanie stanu zapasów;
- Regulacja zapasów. Oznacza to utrzymywanie zapasów na poziomie określonym przepisami. Właściwie jest to zakup towaru, gdy konieczne jest uzupełnienie zapasów do ustalonych standardów. Lub promocja sprzedaży, gdy istnieje ryzyko nadmiernego zaopatrzenia.
System zarządzania zapasami lub efektywne zarządzanie zapasami polega na ciągłym, sekwencyjnym wykonywaniu określonych kroków.
Istnieją dwa systemy zarządzania zapasami:
1. System stałej ilości zamówienia (dostawy). Oznacza to, że sklep zawsze zamawia dostawę w ściśle określonej objętości i ilości.
Termin dostawy nie jest jednak określony. Przedsiębiorca składa zamówienie na kolejną dostawę, gdy dostępność tego produktu osiągnie określony próg regulacyjny. Zapasy spadły do pewnego poziomu - złożyłem kolejne zamówienie.
2. System stałego okresu. W tym systemie zarządzania zapasami, w przeciwieństwie do pierwszego, dostawy realizowane są według określonego ustalonego harmonogramu.
Przedsiębiorca rozwiązuje dwa problemy: po pierwsze, jak zapewnić, aby do terminu kolejnej dostawy poziom zapasów w magazynach był równy lub zbliżony do wskaźnika standardowego; po drugie, musi złożyć zamówienie tak, aby przy kolejnej dostawie poziom zapasów był ponownie równy lub zbliżony do standardu.
Wybór systemu zarządzania zapasami zależy od wielu czynników: specjalizacji sklepu, poziomu popytu, sposobu rozliczania towarów i innych.
Zarządzanie zapasami: rotacja, rotacja towarów w magazynie
Aby zbudować skuteczny system zarządzania zapasami, należy stale monitorować i analizować stan magazynu oraz półek w sklepie. Dokonuje się tego poprzez ustalenie obrotu towarowego.
Obrót lub obrót jest wskaźnikiem charakteryzującym intensywność procesu handlowego i ogólnie intensywność działalności. Mówiąc najprościej, jest to prędkość, z jaką produkt zostaje sprzedany.
Dokładniej, obrót to intensywność lub szybkość, z jaką produkt przechodzi przez etapy „Zakup – Magazynowanie – Sprzedaż”.
Kompleksowa automatyzacja handlu przy minimalnych kosztach
Bierzemy zwykły komputer, podłączamy dowolnego rejestratora fiskalnego i instalujemy aplikację Business Ru Kassa. W rezultacie otrzymujemy ekonomiczny odpowiednik terminala POS jak w dużym sklepie ze wszystkimi jego funkcjami. Wprowadzamy towary z cenami do usługi w chmurze Business.Ru i zaczynamy działać. Za wszystko o wszystkim - maksymalnie 1 godzina i 15-20 tysięcy rubli. dla urzędnika skarbowego.
Obrót handlowy lub obrót produktami to także wskaźnik charakteryzujący efektywność pieniędzy zainwestowanych w biznes, czyli to, jak szybko pieniądze zainwestowane w zakupy zwracają się poprzez sprzedaż.
Oczywiście im większy obrót lub obrót towarami, tym większy zysk przedsiębiorcy: każdy obrót pieniężny niesie ze sobą pewną rentowność, a wysoki poziom obrotu wskazuje, że takich obrotów pieniężnych jest więcej, co oznacza większy zysk w rublach .