1. Opće odredbe odjela logistike

1.1. Odeljenje logistike je samostalna strukturna jedinica preduzeća.

1.2. Odjeljenje se formira i likvidira nalogom direktora preduzeća.

1.3. Odjeljenje odgovara direktno direktoru preduzeća (komercijalnom direktoru).

1.4. Menadžment odjela logistike:

1.4.1. Odjelom rukovodi rukovodilac odjela logistike, koji se na funkciju postavlja naredbom direktora preduzeća.

1.4.2 Rukovodilac odeljenja za logistiku ima ____ zamenika.

1.4.3 Odgovornosti zamjenika (zamjenika) utvrđuje (raspoređuje) šef odjela za logistiku.

1.4.4. Zamenik(i) i rukovodioci strukturnih jedinica u okviru Sektora logistike, ostali zaposleni u Odeljenju postavljaju se i razrešavaju na radna mesta nalogom direktora preduzeća na predlog rukovodioca sektora logistike.

1. Struktura odjela logistike

2.1. Sastav i kadrovski sastav odjela logistike odobrava direktor preduzeća na osnovu uslova i karakteristika djelatnosti preduzeća na prijedlog rukovodioca odjela logistike iu dogovoru sa

2.2. Odjel uključuje

2.3. Rukovodilac odjela logistike raspoređuje odgovornosti među zaposlenima u odjelu i odobrava opis njihovih poslova.

1. Zadaci i funkcije jedinice

1. Regulatorni dokumenti

4.1. Eksterni dokumenti:

Zakonski i regulatorni akti.

4.2. Interni dokumenti:

Standardi Građanskog zakonika, Povelja preduzeća, Propisi o odjeljenjima, Opis poslova, Interni propisi o radu.

5. Odnosi između odjela logistike i ostalihdivizije

Za obavljanje funkcija i ostvarivanje prava predviđenih ovim propisima, odjel logistike sarađuje:

1. Prava odjela za logistiku

6.1. Odjel za logistiku ima pravo:

6.1.1. Davati uputstva strukturnim odjeljenjima preduzeća o utrošku materijalno-tehničkih sredstava koja su obavezna za izvršenje.

6.1.2. Zatražite i primite od svih strukturnih odeljenja preduzeća informacije neophodne za obavljanje zadataka koji su dodeljeni odeljenju.

6.1.3. Pratiti racionalnost i pravilno korišćenje materijalno-tehničkih sredstava po poslovnim jedinicama.

6.1.4. Samostalno vodi korespondenciju o pitanjima logistike.

6.1.5. Zastupa na propisan način u ime preduzeća po pitanjima iz nadležnosti odeljenja, u odnosima sa državnim i opštinskim organima, kao i drugim preduzećima, organizacijama i ustanovama.

6.1.7. Daje predloge rukovodstvu preduzeća za privođenje materijalnoj i disciplinskoj odgovornosti službenih lica preduzeća na osnovu rezultata inspekcijskog nadzora.

6.1.8. Uključiti, na propisan način, stručnjake iz strukturnih odjeljenja preduzeća i stručnjake iz trećih organizacija za učešće u razmatranju i sprovođenju poslova na pitanjima iz nadležnosti odjeljenja u skladu sa ovim propisima.

6.2. Rukovodilac odeljenja logistike potpisuje i overava dokumente koji se odnose na logistiku preduzeća (planove, ugovore, izveštaje, predračune, sertifikate, izjave, akte, itd.).

6.3. Šef odjela logistike također ima pravo:

6.3.1. Davati prijedloge kadrovskoj službi i rukovodstvu preduzeća za premještanje službenika odjeljenja, njihovo ohrabrivanje za uspješan rad, kao i prijedloge za izricanje kazni zaposlenima koji krše radnu disciplinu.

1. Odgovornostodjel za logistiku

7.1. Rukovodilac odjela logistike odgovoran je za pravilno i blagovremeno obavljanje funkcija odjela.

7.2. Konkretno, on je lično odgovoran u slučaju:

7.2.1. Neusklađenost sa zakonodavstvom instrukcija izdatih od strane odeljenja, izdatih naloga, izdatih faktura, kršenja računovodstvenih i pravila izveštavanja.

7.2.2. Sastavljanje, odobravanje i dostavljanje nepouzdanih konsolidovanih izveštaja i kršenje rokova za njihovo dostavljanje relevantnim sektorima preduzeća.

7.2.3. Neosiguranje sigurnosti materijalno-tehničkih sredstava.

7.2.4. Prekoračenje limita trošenja sredstava namenjenih za logistiku preduzeća.

7.2.5. Rasipanje sredstava izdvojenih za nabavku materijalno-tehničkih sredstava.

7.2.6. Kršenja logističkih planova u pogledu vremena, obima i nomenklature, što rezultira zastojima proizvodnje.

7.2.7. Nepružanje ili neadekvatno obezbjeđivanje informacija menadžmentu preduzeća o radu odjela logistike.

7.2.8. Neblagovremeno i nekvalitetno izvršenje dokumenata i uputstava rukovodstva preduzeća.

7.2.9. Omogućavanje službenicima odjela da koriste informacije u neslužbene svrhe.

7.2.10. Nepoštovanje radnih propisa od strane zaposlenih u odjeljenju.

7.2.11. Prekomjerna potrošnja na održavanje odjela.

7.3. Odgovornost zaposlenih u službi logistike utvrđena je opisom poslova.

1. Završne odredbe

8.1. Ako šef odeljenja, zaposleni ili druga osoba identifikuje bilo koju tačku u uredbi kao neskladnu sa stvarnim stanjem u odeljenju MTS-a, morate kontaktirati

sa zahtjevom za izmjene i dopune propisa. (Prijavni obrazac je prikazan u Dodatku 1).

8.2. Podneseni prijedlog razmatra odjeljenje navedeno u tački 8.1. ove odredbe u roku od mjesec dana od dana podnošenja prijave.

Na osnovu rezultata pregleda donosi se odluka:

Prihvatite promjenu ili dodatak,

Poslati na doradu (sa naznakom roka za reviziju i izvođača),

Odbiti prihvatanje datog prijedloga (u ovom slučaju podnosiocu zahtjeva se šalje obrazloženo odbijanje u pisanoj formi).

8.3. Odobrene su izmjene i dopune pravilnika

nakon prezentacije

1. Svrha

Ovo uputstvo reguliše radnu delatnost rukovodioca odeljenja logistike Sibgeoproekt doo (u daljem tekstu „Kompanija“).

2. Koncepti i skraćenice

Opis posla – dokument kojim se utvrđuju dužnosti, prava, ovlašćenja i odgovornosti, zadaci službenog lica i obim poslova.

3. Opće odredbe

3.1. Rukovodilac sektora logistike (u daljem tekstu „Rukovodilac OMTS-a”) je stalno zaposlen u Kompaniji i pripada kategoriji zaposlenih.

3.2 Menadžer OMTS-a odgovara direktno zameniku generalnog direktora za opšta pitanja Kompanije.

3.3. Rukovodilac OMTS-a se prima i razrešava nalogom generalnog direktora Društva.

3.4. Poslove rukovodioca OMTS-a u slučaju njegove privremene odsutnosti obavlja lice koje imenuje generalni direktor, a koje snosi punu odgovornost za kvalitet i blagovremenost njihovog sprovođenja.

3.5. Na poziciju rukovodioca OMTS-a postavlja se lice sa visokom stručnom spremom bez ikakvih uslova radnog iskustva.

3.6. Menadžer OMTS-a mora znati:

— propisi, propisi, uputstva, drugi materijali uputstva o logistici i dokumenti koji se odnose na postupak zaključivanja ugovora sa dobavljačima;

— osnove tržišne ekonomije;

— organizacija poslova na nabavci robe i materijala;

— metode i procedure za izradu tekućih i dugoročnih logističkih planova, standarda za zalihe robe i materijala, procedure za izradu zahtjeva za materijalom, zaključivanje ugovora sa dobavljačima;

— organizaciju računovodstva nabavnih i skladišnih poslova i postupak izvještavanja o realizaciji logističkog plana;

— metode poslovne komunikacije;

— metode i sredstva utvrđivanja kvaliteta kupljenih proizvoda;

— organizacija operacija utovara i istovara;

— mogućnost korištenja računarske tehnologije za izvođenje proračuna i računovodstva za operacije snabdijevanja, pravila njegovog rada;

— pravila i procedure za prijem, otpremu i isporuku proizvoda, naručivanje vozila;

— uslove skladištenja i transporta kupljenih proizvoda;

— organizacija skladišnih objekata;

— obrasce i procedure za obradu dokumenata o prijemu;

— osnove organizacije rada;

— interni radni propisi;

— pravila i propisi zaštite na radu i zaštite od požara.

3.7. U svojim aktivnostima, menadžer OMTS-a se mora rukovoditi:

• zakonodavstvo Ruske Federacije,
• Statut Kompanije,
• Interni pravilnik o radu Kompanije,
• naredbe i uputstva generalnog direktora Društva,
• pravilnik o odeljenju MTS-a;
• Propisi o nabavkama;
• pravi DI.

3.8. Uslovi za lične kvalitete:

Razvijene poslovne i komunikacijske vještine, prijemčivost, sposobnost za timski rad, brza zamjena u poslu, poštenje, inicijativa, dobra samokontrola ponašanja, radna memorija, marljivost, sposobnost prihvatanja kritike, visoka efikasnost, savjesnost, odgovornost za rezultate.

4. Poslovna zaduženja

OMTS menadžer:

4.1 Učestvuje u marketinškom istraživanju tržišta dobavljača robe i materijala neophodnih za život Društva.

4.2 Obavlja poslove na obezbjeđenju Kompanije svim potrebnim za njeno

proizvodne aktivnosti sa materijalnim resursima (materijali, komponente, alati, rezervni dijelovi i dr.) i njihovo racionalno korištenje u skladu sa Pravilnikom o nabavkama.

4.3 Prikuplja zahtjeve za materijalnim resursima, utvrđuje potrebe Kompanije za materijalnim resursima i izrađuje mjesečne planove nabavke.

4.4 Učestvuje u izradi i sprovođenju mera za poboljšanje efikasnosti korišćenja materijalnih resursa (ušteda materijalnih resursa, smanjenje troškova vezanih za njihovu nabavku, isporuku i skladištenje, zamena skupih i deficitarnih materijala).

4.5 Obavlja poslove na nabavci proizvoda od dobavljača u skladu sa zaključenim

ugovori koji definišu prirodu i obim zaliha, kao i njihovo plaćanje.

4.6 Vrši kontrolu kvaliteta kupljene robe i materijala.

4.7 Vodi operativnu evidenciju o kretanju materijalnih resursa i prisutnosti neiskorišćenih zaliha.

4.8 Izrađuje dokumentaciju za kupljeni proizvod u skladu sa utvrđenom procedurom

proizvodi.

4.9 Prati dostupnost potrebne opreme i stanje vozila,

namijenjeno transportu, ispravnost utovarno-istovarnih operacija i po potrebi racionalno postavljanje proizvoda.

4.10 Nadzire usklađenost sa zahtjevima sigurnosti na radu tokom operacija utovara i istovara.

4.11 Isporučene proizvode dostavlja u skladište, izrađuje utvrđenu prijemnu dokumentaciju.

4.12 Rukovodi upravljanje skladištem Preduzeća (prijem, knjigovodstvo, kretanje zaliha u magacinu, osiguranje dostupnosti stanja osnovnih inventarnih artikala instaliranih u magacinu, poštovanje pravila skladištenja zaliha u magacinu.).

4.13 Priprema utvrđeno izvještavanje o realizaciji Plana nabavki Društva

4.14 Osigurava, u okviru svoje nadležnosti, zaštitu informacija koje predstavljaju poslovnu tajnu i drugih povjerljivih informacija.

5. Prava

Menadžer OMTS-a ima pravo:

5.1. uživaju beneficije i prava utvrđena za zaposlene u Kompaniji u skladu sa ugovorom o radu;

5.2. upoznaje se sa odlukama uprave Društva u vezi sa njegovim aktivnostima;

5.3. samostalno donosi odluke u okviru radnih obaveza;

5.4. daje predloge za unapređenje rada Društva i sektora, kao i za poboljšanje moralno-psihološke klime i uslova rada;

5.5. dajte prijedloge, tražite pomoć u vezi s proizvodnim pitanjima od svog neposrednog nadređenog;

5.6. prima, na zahtev, od rukovodilaca strukturnih odeljenja i stručnjaka Društva informacije i dokumenta neophodna za obavljanje službenih dužnosti;

5.7 potpisuju i overavaju dokumenta iz svoje nadležnosti;

5.8. izdaje naloge, uputstva i prati njihovo sprovođenje od strane podređenih službi i zaposlenih u Društvu u granicama funkcija utvrđenih organizacionim dokumentima.

5.9. stupaju u odnose i zastupaju interese Kompanije u trećim institucijama i organizacijama radi rješavanja operativnih pitanja u vezi sa obavljanjem službenih dužnosti.

6. Odgovornost

Menadžer OMTS-a je odgovoran za:

6.1. za neispunjavanje (nepravilno obavljanje) svojih radnih obaveza predviđenih ovim opisom poslova - u granicama utvrđenim važećim zakonodavstvom o radu Ruske Federacije;

6.2. za prekršaje počinjene u obavljanju svojih aktivnosti - u granicama utvrđenim važećim administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije;

6.3. za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije;

6.4. za posljedice njegovih odluka koje prelaze granice utvrđene ovim DI, internim radnim propisima Kompanije i zakonodavstvom Ruske Federacije;

6.5. za otkrivanje povjerljivih informacija koje su postale poznate tokom obavljanja službenih dužnosti - u granicama utvrđenim važećim radnim i administrativnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

6.6. za nepreduzimanje mjera za suzbijanje utvrđenih povreda standarda zaštite na radu, zaštite od požara i drugih pravila koja predstavljaju prijetnju djelatnosti Društva i zaposlenih.

7 .Uslovi rada

7.1 Raspored rada rukovodioca OMTS-a utvrđuje se u skladu sa Pravilnikom o internom radu koji je uspostavljen u Kompaniji.

7.2 Zbog potreba proizvodnje, rukovodilac OMTS-a je dužan da ide na službena putovanja (uključujući i lokalna).

Glavne funkcije odjela logistike su utvrđivanje potreba za materijalnim resursima (sirovine, materijali, poluproizvodi, oprema, komponente, gorivo itd.). Utvrđivanje izvora za pokrivanje potreba za materijalnim resursima. Obezbeđivanje preduzeća svim materijalnim resursima potrebnog kvaliteta neophodnim za njegovu proizvodnu delatnost. Izrada bilansa materijalno-tehničke podrške, zbirnih tabela po vrstama sirovina. Kreiranje zaliha neophodnih za proizvodnju. Priprema i sklapanje ugovora sa dobavljačima. Usklađivanje uslova za nabavku materijalnih sredstava. Analiza mogućnosti i izvodljivosti uspostavljanja direktnih dugoročnih ekonomskih veza za nabavku materijalno-tehničkih resursa. Proučavanje operativnih marketinških informacija i reklamnih materijala o ponudama veletrgovinskih preduzeća i nabavnih organizacija u cilju utvrđivanja mogućnosti nabavke materijalno-tehničkih resursa. Isporuka materijalnih sredstava u skladu sa uslovima navedenim u ugovorima. Prijem materijalno-tehničkih sredstava u skladišta sirovina i materijala. Kontrola kvaliteta, kvantiteta, kompletnosti materijalno-tehničkih sredstava prilikom prijema u skladišta sirovina i zaliha.

Glavni zadaci odjela za logistiku su da obezbijedi preduzeće svim materijalnim resursima potrebnim za njegovu proizvodnju. Priprema i zaključivanje ugovora za nabavku materijalno-tehničkih sredstava. Organizacija racionalnog korišćenja materijalno-tehničkih resursa.

Logistička služba (odjeljenje) je organizaciona i strukturna jedinica preduzeća, čija je odgovornost snabdijevanje preduzeća osnovnim i pomoćnim materijalom, gorivom, kupljenim poluproizvodima, alatima i tehnološkom opremom, opremom, mašinama, aparatima i jedinicama.

Dijelovi logističkog sistema obuhvataju odjel logistike i njemu podređena opskrbna skladišta.

Tipične aktivnosti logističkih usluga su: klasifikacija i indeksiranje materijala, racionalizacija troškova i zaliha materijala, utvrđivanje potreba preduzeća za materijalom, organizacija skladišta i sistema za snabdevanje radionica sredstvima za proizvodnju.

Klasifikacija materijala. Modernim poduzećima su potrebni različiti materijali širokog spektra i asortimana. U cilju smanjenja troškova proizvodnje, traženja novih materijala koji poboljšavaju svojstva i kvalitet proizvoda i poboljšanja uslova proizvodnje u preduzeću, potrebno je klasifikovati i indeksirati upotrebljene materijale. Ovaj rad je takođe potreban za poboljšanje operativnog i računovodstvenog sistema.

Klasifikacija se zasniva na grupisanju materijala prema homogenosti karakterističnih osobina, nakon čega slijedi distribucija na sekcije, podsekcije, vrste itd. Svakoj sekciji je dodijeljen odgovarajući indeks u decimalnom sistemu.

Klasifikacija se vrši u obliku tabela u kojima je svakom odeljku dodeljen individualni indeks klasifikatora, sa osvrtom na tehničke specifikacije, standarde ili sertifikate, sa naznakom cene prodavca i nabavne cene.

Prodavčeva cijena je cijena dobavljača i on je naznačuje pri sklapanju ugovora o snabdijevanju. Kupoprodajna cijena uključuje cijenu prodavca, kao i sve troškove vezane za nabavku i isporuku materijala - marže posredničkih organizacija, transportne tarife, troškove isporuke robe u skladišta preduzeća i radionice.

• 1. Planiranje, koje uključuje:
  • · proučavanje spoljašnjeg i unutrašnjeg okruženja preduzeća, kao i tržišta pojedinačnih dobara;
  • · prognoziranje i utvrđivanje potreba za svim vrstama materijalnih resursa, planiranje optimalnih ekonomskih odnosa;
  • · optimizacija proizvodnih zaliha;
  • · planiranje potreba za materijalima i određivanje njihovog limita za snabdevanje radionicama;
  • · operativno planiranje snabdijevanja.

2. Organizacija koja uključuje:

• · prikupljanje informacija o potrebnim proizvodima, učešće na sajmovima, prodajnim izložbama, aukcijama itd.;
• · analiza svih izvora zadovoljavanja potreba za materijalnim resursima u cilju odabira najoptimalnijeg;
• · zaključivanje poslovnih ugovora sa dobavljačima za isporuku proizvoda;
• · pribavljanje i organizovanje isporuke stvarnih resursa;
• · organizacija skladišta, koje je dio organa za snabdijevanje;
• · obezbjeđivanje radionica, gradilišta, radnih mjesta potrebnim materijalnim resursima;
• 3. Kontrola i koordinacija rada, koja uključuje:
  • · kontrolu ispunjavanja ugovornih obaveza dobavljača, njihovog ispunjavanja rokova isporuke proizvoda;
  • · kontrola utroška materijalnih resursa u proizvodnji;
  • · ulazna kontrola kvaliteta i kompletnosti ulaznih materijalnih sredstava;
  • · kontrola proizvodnih zaliha;
  • · podnošenje zahtjeva dobavljačima i transportnim organizacijama;
  • · analiza efektivnosti usluge snabdijevanja, razvoj mjera za koordinaciju aktivnosti snabdijevanja i povećanje njene efikasnosti.

U tržišnim uslovima preduzeća imaju pravo izbora dobavljača, a samim tim i pravo kupovine efikasnijih materijalnih resursa. To prisiljava snabdjevače kompanije da pažljivo proučavaju karakteristike kvaliteta proizvoda koje proizvode različiti dobavljači.

Kriterijumi za izbor dobavljača mogu uključivati ​​pouzdanost isporuke, mogućnost odabira načina isporuke, vrijeme dovršetka narudžbe, mogućnost davanja kredita, nivo usluge itd. Štaviše, odnos važnosti pojedinih kriterija može se promijeniti. prekovremeno.

Organizacionu strukturu, prirodu i metode rada službi snabdevanja u preduzećima odlikuje originalnost. U zavisnosti od obima, vrste i specijalizacije proizvodnje, materijalnog intenziteta proizvoda i teritorijalne lokacije preduzeća, nastaju različiti uslovi koji zahtevaju odgovarajuće razgraničenje funkcija i izbor vrste strukture snabdevača. U malim preduzećima koja troše male količine materijalnih resursa u ograničenom opsegu, funkcije snabdevanja se dodeljuju malim grupama ili pojedinačnim zaposlenima u ekonomskom odeljenju preduzeća.

U većini srednjih i velikih preduzeća ovu funkciju obavljaju posebna logistička odeljenja (LMTS), koja su izgrađena na funkcionalnoj ili materijalnoj osnovi. U prvom slučaju, svaku funkciju snabdijevanja (planiranje, nabavka, skladištenje, oslobađanje materijala) obavlja posebna grupa radnika. Prilikom izgradnje tijela za snabdijevanje na materijalnoj osnovi, određene grupe radnika obavljaju sve funkcije snabdijevanja za određenu vrstu materijala.

Tipičan tip strukture usluga snabdijevanja je mješovit, kada su odjeli za proizvode, grupe i biroi specijalizirani za nabavku specifičnih vrsta sirovina, materijala i opreme. Međutim, pored robe, odjel nabave uključuje funkcionalne jedinice: planiranje, otpremu.

Mješoviti tip strukture odjela za nabavku je najracionalniji način strukture, koji pomaže da se poveća odgovornost radnika i poboljša logistika proizvodnje.

Planski biro (grupa) obavlja poslove analize životne sredine i istraživanja tržišta, utvrđivanja potreba za materijalnim resursima, optimizacije ponašanja tržišta za najprofitabilnije nabavke, formiranja regulatornog okvira, izrade planova nabavke i analize njihove implementacije, praćenja ispunjenja ugovorenih obaveza. obaveze dobavljača.

Robni biro (grupa) obavlja skup planskih i operativnih funkcija kako bi se osigurala proizvodnja određenim vrstama materijalnih resursa: planiranje, računovodstvo, isporuka, skladištenje i puštanje materijala u proizvodnju, tj. reguliše rad skladišta materijala.

Dispečerski biro (grupa) vrši operativnu regulaciju i kontrolu nad sprovođenjem plana snabdijevanja preduzeća i radionica sirovinama i materijalima; eliminiše probleme koji nastaju tokom proizvodnje; kontroliše i reguliše snabdevanje preduzeća materijalom.

U mašinskim preduzećima, služba snabdevanja, pored odeljenja MTS-a, uključuje i odeljenje za spoljnu saradnju (ili biro, grupu), koje može biti deo OMTS-a.

Odeljenja (biroi, grupe) eksterne saradnje obezbeđuju proizvodnju poluproizvoda (prazni delovi, delovi, sklopovi). Mogu se graditi i na funkcionalnoj ili proizvodnoj osnovi.

Za obavljanje tehničke preuređenja i rekonstrukcije proizvodnje, preduzeće stvara odjele opreme, koji su obično dio kapitalne izgradnje.

Za velika preduzeća (udruženja) koja se sastoje od više filijala, najprikladniji tip strukture je prikazan na Sl. 2.

Karakteristika ovakvog tipa strukture je da odjeli imaju vlastite službe snabdijevanja sa funkcijama za planiranje i operativno reguliranje snabdijevanja proizvodnih radionica i lokacija materijalnim resursima, kao i za praćenje njihove realizacije.

Formiranje regulatornog okvira, predviđanje i razvoj MTS planova, uspostavljanje ekonomskih odnosa i koordinacija rada službi snabdevanja uključenih u preduzeće koncentrisani su na osnovu usluge snabdevanja preduzeća. Interakcija odjela službe snabdijevanja preduzeća vrši se na osnovu funkcionalnih veza, a ne administrativne podređenosti.

Jedna od karika u organizaciji MTS-a je skladištenje, čiji je glavni zadatak primanje i skladištenje materijala, pripremanje za proizvodnu potrošnju i direktno snabdevanje radionica potrebnim materijalnim resursima. Skladišta se, u zavisnosti od povezanosti sa proizvodnim procesom, dijele na materijalna, proizvodna i prodajna.

Prihvaćeni materijali se skladište u skladištima prema grupama proizvoda, klasama i veličinama. Stalci su numerisani što označava indekse materijala.

Isporuka materijala i rad skladišta organizovani su na osnovu operativnih planova nabavke.

U ovom članku ćete pročitati zašto je preduzeću potrebno odjeljenje za nabavke, koja struktura odjela nabavke se može smatrati optimalnom i kako organizirati efikasno upravljanje odjelom nabavke. Čitajte dalje za odgovore na ova pitanja, kao i detaljne informacije o ulogama i odgovornostima odjela nabavke.

Naučićeš:

• Zašto je kompaniji potreban odjel nabavke?
• Koja je optimalna struktura odjela za nabavku?
• Kako organizovati upravljanje odeljenjem snabdevanja.
• Koje su funkcije odjela nabave važne?

Zašto je kompaniji potreban odjel za nabavku?

Rad odeljenja za snabdevanje neophodno za održavanje dovoljne ponude robe u preduzeću. Bavi se utvrđivanjem potreba preduzeća za određenim materijalima, robom, tehničkim sredstvima, kao i organizacijom njihovog skladištenja i izdavanja, kontrolom namjene upotrebe materijalno-tehničkih sredstava i promicanjem njihove uštede.

Prilikom rješavanja ovog problema zaposlenici odjela za nabavu morat će proučiti, uzeti u obzir ponudu i potražnju za svim utrošenim materijalnim resursima, kao i analizirati nivo i fluktuacije cijena proizvoda, za posredničke usluge, tražiti najisplativiju opciju za distribuciju robe, optimizirati njihove zalihe, vodeći računa o smanjenju skladišnih i transportno-nabavnih troškova

Osnovna funkcija odjela nabave je optimalno, pravovremeno obezbjeđivanje odgovarajućih materijalnih resursa za proizvodnju - odgovarajućeg kvaliteta i složenosti.

Koje funkcije obavlja odjel nabavke?

Funkcije odjela nabavke predstavljene su u 3 osnovne oblasti:

1) Planiranje, uključujući:

• proučavanje unutrašnjeg i eksternog okruženja preduzeća, tržišta za pojedinačne proizvode;
• predviđanje, utvrđivanje potreba preduzeća za materijalnim resursima svih vrsta uz planiranje optimalnih ekonomskih odnosa;
• planiranje potreba za materijalima uz određivanje ograničenja zaliha za radionice;
• optimizacija proizvodnih zaliha;
• operativno planiranje snabdevanja.

2) Organizacione funkcije:

• prikupljanje informacija o potrebama proizvoda, učešće na prodajnim izložbama, sajmovima, aukcijama itd.
• analiza izvora zadovoljavanja potreba za materijalnim resursima u cilju određivanja optimalnog;
• pribavljanje i organizovanje prijema stvarnih resursa;
• zaključivanje ugovora o poslovnom snabdevanju sa odabranim dobavljačima;
• obezbjeđivanje gradilišta, radionica i radnih mjesta potrebnim materijalnim resursima;
• organizaciju skladišta, koja je dio organa za snabdijevanje.

3) Kontrola i koordinacija rada:

• praćenje ispunjenja obaveza dobavljača po ugovorima, rokova isporuke;
• ulazna kontrola složenosti i kvaliteta materijalnih resursa koji se isporučuju preduzeću.
• kontrole zaliha;
• podnošenje tužbi protiv transportnih kompanija i dobavljača;
• analiza rada službe snabdijevanja, razvoj mjera za koordinaciju aktivnosti snabdijevanja, povećanje efikasnosti njenih aktivnosti.

Kako uštedjeti novac na radu sa dobavljačima: cool kućište poznate kompanije

Urednici časopisa Commercial Director pronašli su način da izgradite profitabilne odnose sa dobavljačima. Proučite slučaj kompanije koja je optimizirala nabavku, uštedjela 10% svog budžeta u dvije godine i smanjila cijene dobavljača za 25%.

Struktura odjela za snabdijevanje

Među glavnim faktorima koji određuju strukturu odjela za nabavu, treba napomenuti:

1. Veličina preduzeća,
2. Industrijska pripadnost.
3. Vrsta proizvodnje.
4. Broj i geografska lokacija dobavljača.
5. Obim i raspon utrošenih materijalnih resursa.
6. Obim i asortiman proizvedenih proizvoda.

Jedinice koje čine uslugu snabdijevanja, njihov broj i funkcije zavise od ovih faktora. Služba snabdevanja je organizovana uzimajući u obzir iskustvo sličnih preduzeća, kao i zahteve za efikasno sprovođenje svih funkcija snabdevanja.

Prilikom formiranja odjela za nabavku, glavni uvjet je princip kompletnosti i složenosti - struktura mora uključivati ​​sve odjele koji su uključeni u nabavku.

Važan faktor koji utiče na strukturu odeljenja nabavke je veličina preduzeća. Odjeljenja za nabavku će se razlikovati među preduzećima različitih veličina. U velikim preduzećima organizovan je sistem upravljanja nabavkom, logistikom i nabavkom sa različitim odeljenjima i odeljenjima prema funkcijama i oblastima delatnosti. U srednjim preduzećima organizovani su odjeli materijalno-tehničkog snabdijevanja, logistike i nabavke.

Upravljanjem materijalno-tehničkim zalihama u malim preduzećima bavi se rukovodilac preduzeća ili njegov zamenik - to je tipično za neproizvodna preduzeća. U malom preduzeću, kako se širi, može se formirati odjel za nabavku. Prilikom kreiranja odjela nabave u kompaniji, na njega se prenose sve funkcije skladištenja, isporuke i upravljanja zalihama.

Među glavnim tipovima organizacionih struktura usluge snabdevanja su:

1. Funkcionalna struktura:

• odjel za transport;
• odjel nabave;
• odjel za planiranje i otpremu;
• skladišta;
• grupa za carinjenje tereta.

Ova struktura odjela za nabavku je pogodna za srednja preduzeća bez odjela za logistiku. Odjeljenje za planiranje i otpremu bavi se planiranjem nabavke, kontrolom, regulacijom i analizom realizacije plana nabavke. Funkcionalna struktura je osnovna, njeni elementi su prisutni u drugim tipovima organizacionih struktura službe snabdijevanja. U malim preduzećima, po pravilu, MTS servis uključuje transportno odeljenje, odeljenje nabavke i skladište.

2. Struktura robe.

Kada preduzeće koristi širok spektar materijalnih resursa sa značajnim obimom nabavke, u službi snabdevanja se mogu formirati robni odseci koji rade sa materijalnim resursima određenih vrsta. Slična struktura je tipična za velike veleprodajne i proizvodne trgovinske kompanije.

Robni odjeli su angažovani na operativnim funkcijama nabavke i nabavke specifičnih materijalnih resursa. Grupa za planiranje i otpremu se bavi planiranjem, praćenjem i regulisanjem realizacije plana snabdevanja. Grupa za carinjenje osigurava registraciju carinskih dokumenata uz prolazak materijala kupljenih u inostranstvu preko carine.

3. Struktura tržišta.

Kada preduzeće kupuje resurse na različitim tržištima ili u različitim zemljama, u službi snabdevanja se formiraju regionalne divizije koje rade sa dobavljačima sa ovih tržišta (zemalja). Kao rezultat toga, biće moguće uzeti u obzir pravne norme i specifičnosti ovih tržišta.

4. Matrična struktura usluge snabdijevanja.

Nastaje kada kompanija realizuje više projekata ili kada proizvodi različite vrste proizvoda. U tom slučaju se za svaki proizvod ili projekat formira vlastita nabavna jedinica.

Kada se u preduzeću formira logistička služba, u njenu strukturu se prenose transport, otprema, carinjenje i skladište.

Prodavnice u velikim preduzećima imaju vlastita odjeljenja za nabavku uključena u planiranje. Operativna regulacija snabdijevanja gradilišta i radionica materijalnim resursima. Ovi odjeli imaju svoja skladišta, primaju materijalne resurse iz skladišta odjela za snabdijevanje preduzeća.

Usluga snabdijevanja u velikim preduzećima može uključivati ​​odjel za vanjsku saradnju koji obezbjeđuje komponente i poluproizvode od dobavljača. Ovi odjeli mogu biti izgrađeni na osnovu proizvoda ili funkcionalnih karakteristika.

Gdje odjel nabavke nabavlja dobavljače?

• katalozi i cjenovnici;
• Internet;
• trgovački časopisi;
• takmičenja;
• reklamni materijali - oglasi u medijima, katalozi poduzeća;
• sajmovi i izložbe;
• finansijske institucije zvaničnih organa, banke;
• trgovački imenici;
• trgovine i aukcije;
• trgovinske misije;
• vlastito istraživanje;
• konkurenti potencijalnih dobavljača;
• lični kontakti, prepiska sa mogućim dobavljačima;
• specijalizirane novinske agencije, istraživačke organizacije;
• trgovinska udruženja;
• registarske komore, vladine službe, službe za izdavanje dozvola, poreske inspekcije i druga tijela sa otvorenim informacijama.

Konkurentne nabavke mogu donijeti značajne koristi

Oleg Umrikhin,

Generalni direktor kompanije "TenderPro", Dolgoprudny, Moskovska oblast

Kroz konkurentnu nabavku, kompanija može ostvariti značajne koristi tako što će identifikovati najbolje ponude dobavljača. Takmičenja, u zavisnosti od načina održavanja, mogu biti sljedeća:

• Takmičenje "Papir". Predlozi dobavljača na tenderu za jednu ili više roba dostavljaju se u zatvorenim konverterima. Obično, prije tendera, dobavljači se provjeravaju iz formalnih razloga. Među glavnim prednostima ovakvog postupka treba istaći da je uređen, sistematičan, formalan i kolegijalan. Iako nije bez nedostataka. Konkretno, složenost analize upitnika, slanja poziva i poređenja ponuda.
• Korporativna trgovačka platforma. Elektronsko takmičenje za koje se koristi posebna web stranica vaše kompanije. Ovu opciju karakterizira jednostavnost podnošenja prijedloga dobavljača, slanje obavještenja i konkurentna lista. Među nedostacima je ozbiljno gubljenje vremena i novca za implementaciju. U isto vrijeme, projekt ovisi o uključenim programerima.
• Međukorporativna platforma. Informacije o kupovini kompanije mogu se objaviti na posebnim internet platformama. Takvu platformu treba odabrati uzimajući u obzir njenu reputaciju, recenzije o njoj, lakoću rada s portalom i tehničke mogućnosti portala. Također je potrebno saznati predložene šeme plaćanja usluga.

Koje greške odeljenje nabavke često pravi?

1. Nepravilnost u organizaciji nabavke određenih materijala. Kao rezultat toga, resursi kompanije ili miruju ili dolazi do hitnog rada.
2. Neispunjavanje zahtjeva za rezervnim dijelovima za planirane popravke opreme.
3. Neplanirani rad odeljenja za snabdevanje, sve se radi u poslednjem trenutku.
4. Skladište nije obaviješteno o očekivanom pristizanju inventarnih artikala - sa zastojima u transportu koji čekaju istovar i izricanjem kazni.
5. Nekompetentan izbor dobavljača - uz poremećaj isporuke, prenapuhane ugovorne cijene i neadekvatan kvalitet proizvoda.
6. Pogrešno računovodstvo zaliha. Kao rezultat toga, teško je razumjeti količinu zaliha u skladištu.
7. Nedostatak sistema upravljanja zalihama. U skladištu se nakuplja mnogo nepotraženog materijala, ali u isto vrijeme postoji redovan nedostatak potrebnih.

Kako kontrolisati rad odeljenja za snabdevanje

1. Planiranje nabavke. Beskrupulozni menadžeri nabavke često kupuju materijale i sirovine od „potrebnih“ kompanija u količinama koje su znatno veće od potreba proizvodnje.
2. Odabir dobavljača. Morate početi formiranjem lota, određujući u kojim serijama će se kupovati. Neophodno je uspostaviti takva pravila kako bi se spriječio rizik od cijepanja relativno velikih partija na nekoliko malih. Odobrenje liste dobavljača od kojih će kompanija birati treba da izvrši komisija, uključujući službenika interne kontrole ili finansijske službe. Ova komisija je odgovorna za odobravanje konačne grupe dobavljača. Na osnovu odobrene liste, menadžer će slati identične zahtjeve za otklanjanje rizika od dobijanja cjenovnika od jednog dobavljača za maloprodaju, a od drugog za veleprodaju.
3. Promjena dobavljača. Odluku o zamjeni dobavljača koji nije ispoštovao uslove ugovora mora donijeti generalni ili komercijalni direktor. Preporučljivo bi bilo da se u pravilniku o nabavkama naznače kriterijumi po kojima radovi, roba i usluge spadaju u različite kategorije značaja. Ovo je podela koja definiše kada se odlučuje o odgovarajućem obliku nabavke – zahtev za predloge, zatvoren ili otvoreni konkurs, jednostavna nabavka ili nabavka iz jednog izvora.

Važan uslov je i formalizacija nabavke svih oblika, uključujući formate dokumentacije, hijerarhiju i vrijeme donošenja odluka u svakoj fazi procesa.

• Obuka za menadžere prodaje: priprema novajlija u 3 koraka

Materijale nabavljamo striktno prema planu

Alexander Kachura,

Potpredsjednik za finansije LLC Građevinsko-investiciona korporacija za razvoj-Jug, Krasnodar

Nabavka materijala od naše kompanije vrši se striktno prema planu nabavke. Koristi se sistem tenderskog nadmetanja. Prvo, odluku o svakom dobavljaču ili podizvođaču donosi tenderska komisija koja okuplja rukovodioce kompanije. Zatim je rad ovog dokumenta regulisan posebnim propisima. Čak i ako postoji samo jedna razlika u mišljenju, održaće se vanredna sjednica na kojoj će se donijeti odluka o drugoj ugovornoj strani.

Svakog dobavljača i podizvođača proverava naša služba obezbeđenja - uz elaborat o zakonitosti poslovanja, finansijskom stanju i sl. Odeljenje vlasničke kontrole (formirano je odeljenje za internu reviziju, direktno je podređeno rukovodiocu organizacije) periodično analizira cijene radi razumijevanja usklađenosti tenderske dokumentacije.

Zahvaljujući ovom sistemu moguće je izbjeći vještačko naduvavanje cijena od strane dobavljača, isključujući saradnju sa „srodnim“ dobavljačima i slučajnim kompanijama čiji je kvalitet aktivnosti nepoznat.

Djelotvorna kontrola može uključivati ​​i druga sredstva, uključujući:

1. Prije nego što se odlučite o potrebi za određenom kupovinom, potrebno je uporediti zahtjev za kupovinu i budžet.
2. Ograničen pristup zaposlenima podacima o dobavljačima, količinama nabavki, cijenama itd.
3. Ispravna podjela odgovornosti duž lanca - od prijave do plaćanja.

Kako optimizirati rad odjela za nabavku tokom krize

Problemi operativnog planiranja– razlog za 63% neizvršenih zadataka. Morate se odlučiti za strategiju koja uzima u obzir kupovinu u rezervi i uštedu novca kupovinom samo potrebne količine „ovdje i sada“.

Planirajte kratkoročno. Tokom krize, snabdevanje treba planirati samo na osnovu stvarnih potreba – uz nedostatak rezervi. Nema potrebe za upravljanjem zalihama, samo trebate dogovoriti kupovinu na vrijeme. Prijave se moraju iskoristiti do 15. ovog mjeseca, a izvještaj mora biti sačinjen 16. od robe koja stiže narednog mjeseca. Za proizvode sa rokom isporuke dužim od 1 mjeseca, mora se sastaviti posebna lista s naznakom roka za izvršenje zahtjeva - odjel za nabavku mora osigurati isporuku ovih materijala u navedenom roku.

Pratite nauku. Treba uzeti u obzir efikasne, dobro poznate alate za analizu i predviđanje. Među najčešćim tehnikama nedavno je istaknuta ABC analiza koja kaže: „Kontrola nad 20% dominantnih subjekata omogućava vam da kontrolišete situaciju za 80%.“ U trgovini je uobičajena i ABC-XYZ analiza, koja nije posebno pogodna za proizvodnju. Cijeli asortiman proizvoda podijeljen je u 9 grupa, uz identifikaciju odgovarajućih opcija za svaku od njih. Skupu i traženu robu potrebno je lično kontrolirati, a neke kategorije jednostavno zauzimaju skladište i mogu se zaboraviti na neko vrijeme.

2) Pozabavite se odnosima sa dobavljačima

Monitor. Pratite sve ponude - dobavljači neravnomjerno mijenjaju uslove i cijene saradnje. Stoga je neprihvatljivo raditi samo sa nekoliko poznatih zbog ličnih interesa ili samo poznanstva. Da, postoje dugoročni ugovori i obaveze se ne smiju kršiti. Ali u slučaju povećanja cijene ili kršenja rokova isporuke od strane dobavljača, obično postoje razlozi za odbijanje navedeni u ugovoru.

Tražite ustupke na cijene. Tokom krize, inicijativa prelazi na stranu klijenta, koji može.

Ako ne možete da platite, pregovarajte. Ako kompanija ima privremenih finansijskih poteškoća, možete pokušati dogovoriti raspodjelu redoslijeda plaćanja. Ponudite svojim dobavljačima prihvatljiv raspored otplate i detalje saradnje na razmatranje.

Obratite pažnju na mogućnosti partnerstva. Uvijek se mora tražiti kompromis između profitabilne trenutne ponude po pristupačnim cijenama i partnerstva za dugoročne koristi. Mnogi dobavljači spremni su da naprave ustupke svojim klijentima po mnogo čemu, uključujući pitanja novog razvoja i prilagođavanja komponenti vašim potrebama.

3) Upravljajte svojim zalihama

Potrebno je isprazniti svoja skladišta materijala i robe koja neće biti tražena u bliskoj budućnosti. Potrebno je, prije svega, procijeniti da li bi ti resursi mogli biti traženi za pomoćnu proizvodnju, druge poslovne oblasti i opšte privredne usluge. Ako to nije moguće, morate razmisliti o mogućim načinima da ih prodate:

Nedostaci se mogu pretvoriti u prednosti. Odjel prodaje može uvjeriti kupce da su velike zalihe prednost za kompaniju, s obzirom na njenu pouzdanost i stabilnost snabdijevanja - uz brzu isporuku potrebne količine, čak iu velikim količinama.

Uredite svoje skladište. Svako proizvodno preduzeće ima ne samo centralno skladište, već i lokalna i radionička skladišta; materijale mogu skladištiti predradnici i predradnici. Odeljenje snabdevanja može da kontroliše centralno skladište, tako da se sav materijal mora kapitalizovati tamo, uključujući i one koji se nalaze u skladištima i u blizini mašina. Ako kompanija radi non-stop, onda bi skladište trebalo da ima sličan raspored. Uradite inventar, to vam obično omogućava da identifikujete ozbiljne neregistrovane zalihe.

4) Optimizirajte svoje okvire

Ovaj aspekt ne treba posmatrati samo kao smanjenje broja zaposlenih ili prelazak na skraćenu radnu sedmicu.

Raspodjela funkcija, motivacija i kontrola. Malo je vjerovatno da su rukovodeća mjesta u odjelu nabave neophodna ako se radnje gotovo uvijek zasnivaju na naredbama odozgo do menadžera nižeg nivoa, a da se u isto vrijeme odbacuju novi prijedlozi. Kompanija može postići efikasnost u situaciji kada zaposleni pažljivo i odgovorno traže najbolje ponude, provjeravaju skladište, uzimajući u obzir očekivane promjene cijena. Ovaj efekat se postiže uz jasnu raspodjelu funkcija između zaposlenih u odjelu nabave i između službe nabavke i drugih odjela.

Posebno je važno razviti i upravljati šemom zavisnosti plata zaposlenih u službi nabavke od obavljenog posla i efektivnosti odluka. Može se zasnivati ​​na pokazateljima njihovog praćenja tržišta, uslova kupovine i cena. Ova šema može biti praćena nizom nijansi koje u početku nisu uzete u obzir – stoga je podložna redovnim promjenama, ali mora biti dovoljno transparentna i razumljiva zaposlenima.

• Funkcije odjela prodaje: šta menadžer treba da zna

Ako sumnjate da je dobavljač povrata, uključite službu osiguranja

Dmitry Grachev,

Zamenik šefa Odeljenja za materijale i tehničko snabdevanje kompanije Belon, Novosibirsk

Ako sumnjate da su stručnjaci za nabavku imali povrate, potrebno je da uputite zaposlenike iz druge službe da izvrše brzu reviziju uslova nabavke. Konkretno, poređenje vaših nabavnih cijena sa javnim, traženje prijedloga za glavnu kupljenu robu u ime fiktivne kompanije (ili od druge kompanije, ako osoba koja se provjerava ne zna odnos preduzeća). Takvom komunikacijom će biti moguće utvrditi stvarne cijene dobavljača i razumjeti njegove metode lobiranja svojih interesa u kupovnim kompanijama.

Uspostaviti saradnju između odjeljenja. Odeljenje nabavke treba da kontroliše informacije o tržištu, obaveštava proizvodni sektor (odelenje prodaje u trgovačkom preduzeću) o pojavi novih proizvoda sa boljom potrošačkom vrednošću, osobinama koje nude dobavljači.Dobavljači će dobijati podatke od dobavljača o novim proizvodima i tehnologijama. , donoseći nove mogućnosti svojim poslovnim kompanijama.

Podaci o autorima i kompanijama

Oleg Umrikhin, generalni direktor kompanije TenderPro, Dolgoprudny, Moskovska oblast. Završio je Moskovski institut za fiziku i tehnologiju i Višu ekonomsku školu. Radio za kompanije Lukoil, Protek, Rusal. "TenderPro". Područje djelatnosti: automatizacija konkursnih procedura. Broj zaposlenih: 30.

Dmitry Grachev, zamenik šefa logistike kompanije Belon, Novosibirsk. "Belon". Područje djelatnosti: vađenje i prerada uglja, trgovina metalom, proizvodnja građevinskog materijala. Broj osoblja: 8000.

Alexander Kachura, potpredsjednik za finansije LLC Građevinsko-investiciona korporacija za razvoj-Jug, Krasnodar. Građevinsko-investiciona korporacija Development-South počela je sa radom na građevinskom tržištu Krasnodara 1995. godine.

Pitanja o kojima se raspravlja u materijalu:

• Koje su funkcije i odgovornosti odjela nabavke?
• Kakva je struktura odjela nabavke?
• Kako optimizirati rad odjela za nabavku?

Ako se kompanija bavi trgovinom, onda mora imati zaposlene odgovorne za nabavku. U velikim holdingima ovu funkciju obavlja veliki broj ljudi, ali u malim kompanijama koje se bave uglavnom maloprodajom ona je dodijeljena jednom specijalistu. Bez obzira na veličinu kompanije, odgovornosti odeljenja nabavke treba da budu jasno definisane. U suprotnom, djelotvornost jedinice će patiti.

Uloge i odgovornosti Odeljenja za nabavke

Primarna odgovornost odjela nabavke je održavanje adekvatne zalihe materijala u organizaciji. Zaposleni u odjelu:

• Odredite koji su resursi potrebni i kada.
• Odgovoran za skladištenje i izdavanje materijala iz skladišta.
• Kontrolirajte potrošnju. Resursi se moraju koristiti za njihovu namjenu i trošiti samo u interesu kompanije.
• Pomaže u uštedi materijala.

Stručnjaci odjela nabave proučavaju potrebe poduzeća za resursima, traže dobavljače s kojima će sarađivati, analiziraju cijene potrebnih proizvoda i posredničkih usluga, biraju najprofitabilniju opciju transporta, a također optimiziraju zalihe, uzimajući u obzir smanjenje transporta, troškovi nabavke i skladištenja.

Odgovornosti jedinice:

• Formiranje niza materijala potrebnih kompaniji za proizvodnju proizvoda.
• Planiranje isporuka za mjesec, kvartal, godinu.
• Učešće na sajmovima, izložbama i drugim manifestacijama u cilju proučavanja tržišta za dobavljače potrebnih materijala.
• Odabir partnera uzimajući u obzir optimalnu opciju isporuke proizvoda.
• Zaključivanje ugovora o nabavci materijalnih sredstava i praćenje njihove realizacije.
• Prijem primljenih materijala u skladu sa važećom dokumentacijom - Pravilnik o isporuci i Uputstvo P-6 i P-7.
• Pravilno postavljanje unesenih resursa u skladištu kompanije, vodeći računa o internoj logistici.
• Praćenje potrošnje pojedinih materijala u proizvodnji, kao i izrada standarda potrošnje.
• Inicijativa da se skupi resursi zamene jeftinijim, ali bez ugrožavanja kvaliteta proizvoda koje preduzeće proizvodi.
• Organizacija aktivnosti na pripremi i implementaciji standarda kompanije u pogledu materijalne podrške.

Rukovodilac odjeljenja nabavke odgovoran je za pravilno izvršavanje navedenih poslova i izvještava komercijalnog direktora.

Struktura odjela za snabdijevanje

Struktura odjela za nabavku formira se na osnovu sljedećih faktora:

1. Obim kompanije.
2. Vrsta proizvodnje.
3. Industrija kojoj preduzeće pripada.
4. Obim i raspon materijalnih resursa potrebnih organizaciji za proizvodnju svojih proizvoda.
5. Broj dobavljača i njihova geografska lokacija.
6. Obim i asortiman proizvedenih proizvoda.

Ovi faktori određuju od kojih odjela će se sastojati služba snabdijevanja, kao i broj zaposlenih i njihove funkcije. Prilikom formiranja divizije možete se osloniti na iskustvo sličnih kompanija kako bi stručnjaci obavljali svoje dužnosti što efikasnije.

Prilikom organiziranja odjela za nabavku, glavni uvjet je princip kompletnosti i složenosti: struktura mora uključivati ​​sve odjele koji isporučuju materijale.

U osnovi, struktura ove usluge zavisi od veličine preduzeća. U malim, srednjim i velikim organizacijama, odgovornosti odjela nabavke se razlikuju. Velike kompanije ne mogu bez zaposlenih odgovornih za logistiku i nabavku. Oni blisko sarađuju sa drugim odeljenjima uključenim u službu snabdevanja. Srednja preduzeća zahtijevaju odjele za nabavku, logistiku i logistiku.

U malim firmama snabdijevanjem upravlja direktor ili njegov zamjenik. Ovo se posebno odnosi na neproizvodne organizacije. U malim preduzećima, odjel nabavke obično nije dodijeljen, ali se može formirati kako preduzeće raste. Novi odjel je odgovoran za zalihe, njihovu isporuku i skladištenje.

Slede glavne vrste organizacionih struktura službe snabdevanja:

1. Funkcionalna struktura uključuje sljedeće odjele:

• odjel nabave;
• transport;
• odjel za planiranje i otpremu;
• grupa za carinjenje tereta;
• skladišnih objekata.

Elementi funkcionalne strukture prisutni su iu drugim tipovima organizacionih struktura službe snabdijevanja.

Ne postoji odjel za logistiku. Ovo je tipično za srednja preduzeća. Odgovornosti odjela za planiranje i otpremu uključuju planiranje nabavke i implementaciju plana nabavke. MTS usluga u malim kompanijama obično uključuje transport, nabavku i skladište.

2. Struktura proizvoda.

Struktura proizvoda je tipična za velika veleprodajna i proizvodna trgovačka preduzeća. Odjeli u službi snabdijevanja formiraju se ako preduzeće nabavlja veliki broj različitih materijala. Oni su odgovorni da obezbede kompaniji određene resurse. Svaka divizija proizvoda radi sa određenim materijalom.

Ovdje se izdvaja grupa za carinjenje i služba planiranja i otpreme. Prvi priprema carinske dokumente neophodne za prolazak materijala kupljenih u inostranstvu kroz carinu. Druga grupa izrađuje plan nabavke, prati i reguliše njegovo pravilno izvršenje.

3. Struktura tržišta.

Ako kompanija kupuje resurse na različitim tržištima ili u različitim zemljama, onda odgovornosti odjela nabavke uključuju rad sa dobavljačima ovih tržišta/zemalja. Da bi efikasno obavljali svoje dužnosti, zaposleni u regionalnim odjeljenjima moraju poznavati specifičnosti ovih tačaka i zakonskih normi.

4. Matrična struktura.

Ako je preduzeće istovremeno angažovano na više projekata ili proizvodi različite vrste proizvoda, onda je potrebno formirati matričnu strukturu usluge snabdevanja. Za proizvodnju svakog proizvoda i implementaciju svakog projekta izdvaja se vlastiti odjel nabave. Ako se menadžment odluči za formiranje logističke službe, tada se u novi odjel uključuju transportne, otpremne jedinice, kao i skladišta i odjeljenja za carinjenje. U velikim kompanijama radionice imaju vlastita odjeljenja za opskrbu, u čije nadležnosti spada i planiranje.

Takođe u strukturi ovog odjeljenja su zaposleni uključeni u nabavku materijalnih sredstava za gradilišta i radionice. Takve službe imaju vlastita skladišta, koja se mogu dopuniti materijalima iz skladišta odjela za nabavku. U velikim kompanijama imaju odjel za eksternu saradnju, koji organizaciji obezbjeđuje poluproizvode i komponente. Takvi odjeli se formiraju na osnovu funkcionalnih ili proizvodnih karakteristika.

Optimizacija rada odjela za nabavku

• Planiranje promjena.

Oko 65% zadataka nije završeno zbog grešaka u operativnom planiranju. Planirajte kratkoročno i uštedite novac kupovinom onoliko resursa koliko vam je trenutno potrebno. U vrijeme krize kupujte na način da nema zaliha.

Planiranje bez inventara će osloboditi zaposlenike potrebe da njime upravljaju. Da biste to učinili, nabavku je potrebno dogovoriti na vrijeme. Prijave treba iskoristiti do petnaestog dana u tekućem mjesecu, a šesnaestog dana se priprema izvještaj o materijalima koji će biti primljeni u narednom periodu. Ako se potrebni resursi isporučuju duže od mjesec dana, za njih se sastavlja posebna lista sa rokom za ispunjavanje naloga. Odgovornosti odjela za nabavku uključuju osiguranje isporuke materijala u roku navedenom na listi.

Zaposleni u odjeljenju moraju koristiti dobro poznate alate za analizu i predviđanje, uključujući ABC analizu i ABCXYZ analizu. Suština prvog je da se situacija može kontrolisati za 80% ako se obezbijedi kontrola nad 20% dominantnih subjekata. ABCXYZ analiza je relevantna samo za neproizvodne kompanije.

Svi proizvodi su podijeljeni u devet grupa, za svaku od kojih su određene odgovarajuće opcije. Bolje je lično kontrolirati skupe i tražene materijale, a resursi koji jednostavno zauzimaju prostor u skladištu više nisu vrijedni naručivanja.

• Izgradite odnose sa dobavljačima.

Monitor. Odgovornosti odjela nabavke uključuju praćenje ponuda na tržištu. Da biste kupovali materijale po konkurentnim cijenama, morate povremeno pratiti promocije dobavljača. Kompaniji nije isplativo raditi sa istim partnerima zbog poznavanja ili ličnih interesa menadžera nabavke. Naravno, postoje dugoročni ugovori koji se ne mogu kršiti. Ali ako je dobavljač naglo povisio cijenu ili je isporučio narudžbu sa zakašnjenjem, tada se ugovor s njim može raskinuti. Zahtijevajte sniženje cijene.

Tokom krize, klijent može odbiti posao i zatražiti od dobavljača popust na materijal. Ako trenutno nemate čime da platite svom partneru, pokušajte se s njim dogovoriti, na primjer, o raspodjeli plaćanja. Ponudite svojim dobavljačima raspored otplate duga i detalje saradnje koji vam odgovaraju.

Obratite pažnju na mogućnosti partnerstva. Tražite isplative isporuke i gradite odnose sa dugoročnim prednostima. Većina dobavljača je spremna da se povinuje klijentima po mnogim pitanjima, uključujući prilagođavanje materijala vašim potrebama.